Ein gründliches Verständnis des Umsatzsteuersystems in Deutschland ist für Unternehmen, die in Deutschland tätig sind oder mit Deutschland handeln, entscheidend.

USt.-Informationen

USt.-Registrierungsschwellen und -Anforderungen

• Ansässige Unternehmen: In Deutschland müssen sich ansässige Unternehmen für die Umsatzsteuer registrieren, wenn ihr Jahresumsatz 22.000 € übersteigt. Diese Regelung soll Kleinunternehmen von der Belastung durch USt.-Registrierung und -Compliance befreien.
• Nicht ansässige Unternehmen: Nicht ansässige Unternehmen müssen sich in Deutschland unmittelbar mit Aufnahme steuerpflichtiger Tätigkeiten für die Umsatzsteuer registrieren, unabhängig von ihrem Umsatz. Dies gilt für jedes Unternehmen, das Transaktionen tätigt, für die es in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist.
• Innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und B2C-Dienstleistungen: Im Rahmen der ab Juli 2021 geltenden EU-Regeln beträgt der Schwellenwert für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und grenzüberschreitende Lieferungen von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronisch erbrachten Dienstleistungen an nicht steuerpflichtige Personen in der EU 10.000 € für den gesamten Jahresumsatz über alle EU-Mitgliedstaaten hinweg. Oberhalb dieses Schwellenwerts ist die USt.-Registrierung im Land des Kunden erforderlich, was auch Deutschland einschließt.
• Nicht in der EU ansässige Anbieter elektronisch erbrachter Dienstleistungen: Nicht in der EU ansässige Unternehmen, die elektronisch erbrachte Dienstleistungen an Verbraucher in Deutschland (oder einem anderen EU-Mitgliedstaat) erbringen, müssen sich unabhängig von ihrem Umsatz im Rahmen der Nicht-Union-MOSS-Regelung für die Umsatzsteuer registrieren.

Verfahren und erforderliche Unterlagen für die USt.-Registrierung

• Online-Registrierung: Der Prozess kann online über das BZSt-Portal (Bundeszentralamt für Steuern) eingeleitet werden.
• Erforderliche Unterlagen: Dazu gehören in der Regel ein gültiger Ausweis oder Unterlagen zur Handelsregistereintragung, ein Nachweis der Geschäftstätigkeit in Deutschland sowie weitere spezifische Unterlagen je nach Art des Unternehmens.
• Registrierungsformular: Das Formular „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ muss ausgefüllt werden und enthält Angaben zum Unternehmen und seinen Tätigkeiten.

Fiskalvertreter in Deutschland

• Anforderung: Nicht-EU-Unternehmen müssen grundsätzlich einen Fiskalvertreter bestellen, der ihre USt.-Registrierung und -Pflichten in Deutschland übernimmt. Dieser Vertreter muss in Deutschland ansässig oder ein in Deutschland niedergelassenes Unternehmen sein.
• Rolle: Der Fiskalvertreter übernimmt die Verantwortung für die Erfüllung aller USt.-Pflichten des nicht ansässigen Unternehmens, einschließlich der Abgabe von Erklärungen und der Zahlungen.

USt.-Meldung und -Zahlung

Fälligkeitstermine

Monatlich oder vierteljährlich, je nach Unternehmensgröße.

Meldeverfahren

• USt.-Erklärungen müssen elektronisch über die ELSTER-Plattform eingereicht werden, das Online-Steuerbearbeitungssystem des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).
• Alle umsatzsteuerbezogenen Informationen, einschließlich steuerpflichtiger Einnahmen, Vorsteuer und anderer abzugsfähiger Positionen, werden über dieses System erklärt.

USt.-Voranmeldungen

• Neben den regelmäßigen USt.-Erklärungen müssen Unternehmen häufig USt.-Voranmeldungen zusammen mit Vorauszahlungen der Umsatzsteuer abgeben. Diese Zahlungen basieren auf dem Steuerbetrag des Vorjahres und werden in der jährlichen USt.-Erklärung angepasst.

Zahlungsfristen

• USt.-Zahlungen sind grundsätzlich am 10. Tag nach Ende des Meldezeitraums fällig. Für monatliche Melder wäre dies der 10. Tag des Folgemonats; für vierteljährliche Melder der 10. Tag nach Ende des Quartals.

Zahlungsmethoden

• Zahlungen können per Banküberweisung auf das Konto des Finanzamts erfolgen. Es ist wichtig, die korrekte Zahlungsreferenznummer (Steuernummer oder USt.-IdNr.) zu verwenden, damit die Zahlung Ihrem Steuerkonto korrekt zugeordnet wird.
• Einige Unternehmen richten mit ihrer Bank ein Lastschriftverfahren ein, um den Zahlungsprozess auf Grundlage der in ihren USt.-Erklärungen angegebenen Beträge zu automatisieren.

Anpassungen und Korrekturen

• Stellt ein Unternehmen Fehler in früheren USt.-Erklärungen fest, kann es diese durch Abgabe berichtigter Erklärungen korrigieren. Anpassungen wirken sich in der Regel auf die USt.-Schuld der laufenden oder künftigen Zeiträume aus.

• Jährliche USt.-Anpassung:
  • Nach Ende des Geschäftsjahres geben Unternehmen eine jährliche USt.-Erklärung ab. Damit können sie die Summe aller Vorauszahlungen mit der tatsächlichen USt.-Schuld abgleichen, die aus dem gesamten Jahresgeschäft berechnet wird.

Besondere Hinweise

• USt.-Erstattungen: Ergibt eine USt.-Erklärung eine Überzahlung, kann der Überschussbetrag erstattet oder mit künftigen Zahlungen verrechnet werden.
• Aufzeichnungen: Unternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen über alle steuerpflichtigen Transaktionen, Rechnungen und Belege mindestens 10 Jahre lang aufbewahren, da diese Unterlagen für Steuerprüfungen benötigt werden können.

Umsatzsteuer für international tätige Unternehmen

Einfuhren

• Umsatzsteuer auf Einfuhren: Nach Deutschland eingeführte Waren unterliegen der Umsatzsteuer. Der USt.-Satz entspricht dem auf inländische Waren angewandten Satz, in der Regel 19 % oder einem ermäßigten Satz von 7 % für bestimmte Artikel.
• Zahlung der Umsatzsteuer: Die Einfuhrumsatzsteuer wird in der Regel beim Einfuhrzeitpunkt gezahlt und ist als Vorsteuer abziehbar, vorbehaltlich der üblichen Regeln zum Vorsteuerabzug. Sie kann in der Regel in der nächsten USt.-Erklärung des Unternehmens zurückgefordert werden, was zur Verbesserung des Cashflows beiträgt.
• Zölle: Je nach Ursprung und Art der Waren können auch Zölle anfallen, die getrennt von der Umsatzsteuer berechnet werden.

Ausfuhren

• Nullsatz für Ausfuhren: Waren, die aus Deutschland in Nicht-EU-Länder ausgeführt werden, unterliegen für USt.-Zwecke in der Regel dem Nullsatz. Das bedeutet, dass auf den Verkauf keine Umsatzsteuer erhoben wird, der Ausführer jedoch einen Ausfuhrnachweis (z. B. Versanddokumente) erbringen muss, um für den Nullsatz infrage zu kommen.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Warenverkäufe an andere EU-Unternehmen, bei denen die USt.-Nummer des erwerbenden Unternehmens angegeben wird, gelten als innergemeinschaftliche Lieferungen und unterliegen dem Nullsatz. Der Empfänger ist dafür verantwortlich, eine etwaige in seinem Land fällige Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren abzuführen.

E-Commerce und digitale Dienstleistungen

Mini One Stop Shop (MOSS):

• Überblick: Das MOSS-Verfahren vereinfacht den USt.-Prozess für Unternehmen, die Telekommunikations-, Rundfunk- oder digitale Dienstleistungen an Verbraucher innerhalb der EU erbringen. Es ermöglicht ihnen, die Umsatzsteuer in einem einzigen EU-Mitgliedstaat zu registrieren und zu zahlen, unabhängig davon, wo in der EU sich ihre Kunden befinden.
• Nicht-EU-Unternehmen: Nicht-EU-Unternehmen können das Nicht-Union-MOSS-Verfahren nutzen, um die Umsatzsteuer auf Verkäufe an EU-Verbraucher abzuwickeln, ohne sich in jedem EU-Land registrieren zu müssen, in dem sie Kunden haben.
• Änderungen ab 2021: Mit den im Juli 2021 eingeführten Änderungen wurde der OSS (One Stop Shop) erweitert und umfasst nun nicht nur digitale Dienstleistungen, sondern auch Fernverkäufe von Waren innerhalb der EU und bestimmte inländische Lieferungen über elektronische Schnittstellen.

E-Commerce-USt.-Regeln:

• Neue USt.-Regeln ab 2021: Die neuen E-Commerce-USt.-Regeln sollen sicherstellen, dass die Umsatzsteuer dort gezahlt wird, wo die Waren verbraucht werden. Online-Marktplätze gelten häufig als Lieferant der an EU-Verbraucher verkauften Waren und sind für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich.
• Schwellenwerte für Fernverkäufe: Die bisherigen Schwellenwerte für Fernverkäufe wurden durch einen neuen EU-weiten Schwellenwert von 10.000 € ersetzt. Darüber hinaus ist die Umsatzsteuer zu dem im Land des Kunden geltenden Satz zu berechnen.
• Registrierung für die Umsatzsteuer: E-Commerce-Unternehmen, die diesen Schwellenwert überschreiten, müssen sich im Land des Kunden für die Umsatzsteuer registrieren oder das OSS-Verfahren nutzen, um die Umsatzsteuer zu erklären und zu zahlen.

Compliance-Tipps

• Dokumentation: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Einfuhren, Ausfuhren und innergemeinschaftlichen Transaktionen, um USt.-Ansprüche und die Compliance zu stützen.
• USt.-Rechnungsstellung: Stellen Sie sicher, dass die USt.-Nummern auf den Rechnungen korrekt ausgewiesen sind, insbesondere bei innergemeinschaftlichen Transaktionen, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren gilt.
• Regelmäßige Aktualisierungen: Bleiben Sie über Änderungen der USt.-Gesetzgebung informiert, insbesondere über Anpassungen nach dem Brexit und Aktualisierungen der E-Commerce-Vorschriften.

Fazit

Die Navigation durch die Umsatzsteuer in Deutschland erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Compliance und regulatorische Änderungen. Die Konsultation eines USt.-Experten kann zusätzliche Klarheit und Unterstützung bieten.

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern.