Facturación electrónica en Malaui: la adopción obligatoria se fija ahora para febrero de 2026

La Autoridad Fiscal de Malaui (MRA) ha ampliado oficialmente la fecha límite para la puesta en marcha obligatoria del Sistema de Facturación Electrónica (EIS) hasta el 1 de febrero de 2026, concediendo a las empresas tres meses adicionales para prepararse. Se espera que el 15 de enero de 2026 se confirme un periodo de gracia adicional de dos meses, lo que demuestra la voluntad de la autoridad fiscal de adaptarse a los distintos niveles de preparación digital en todo el país.

Esto supone uno de los pasos más importantes en la modernización de la administración del IVA en Malaui desde que se introdujeron los dispositivos fiscales electrónicos (EFD) hace más de una década. Los nuevos plazos responden a las peticiones del sector, que solicitaba más tiempo para adaptarse al nuevo sistema.

Transición de los EFD a un marco moderno de declaración del IVA basado en software

El abandono de los controles fiscales basados en hardware por parte de Malaui se ha venido gestando desde que el Ministerio de Finanzas anunciara su estrategia de digitalización del IVA durante el ciclo presupuestario 2024/25. Las modificaciones de la Ley del IVA sentaron las bases legales para sustituir el régimen de EFD, en vigor desde 2014, por un modelo de facturación electrónica flexible y basado en la nube.

Diferencias clave entre el antiguo modelo EFD y el nuevo régimen EIS:

EFD (modelo antiguo):

• Se requería la compra y el mantenimiento de hardware homologado.

• La transmisión de datos era periódica y, a menudo, poco fiable

• Costoso para las pymes

• Integración limitada con los sistemas modernos de facturación y ERP

EIS (nuevo modelo):

• Totalmente digital, basado en software e independiente del dispositivo

• Validación en tiempo real de los datos de las facturas por parte de MRA

• Accesible a través de portal web, aplicaciones móviles, sistemas POS o integraciones ERP

• Reduce los costes de cumplimiento y amplía la visibilidad de las auditorías

Con el cambio a EIS, las facturas generadas a través de los EFD heredados ya no serán válidas para las reclamaciones del impuesto sobre el valor añadido, lo que cierra una de las mayores brechas de auditoría a las que se enfrenta actualmente la MRA.

Por qué es importante la prórroga hasta febrero de 2026

Aunque la plataforma EIS lleva en funcionamiento desde agosto de 2025, el periodo de transición original de tres meses resultó insuficiente para su adopción generalizada, especialmente entre los pequeños comerciantes, las microempresas y las empresas con acceso limitado a herramientas de facturación modernas.

La prórroga tiene en cuenta:

• La incorporación de las pymes, en particular las que dependen de configuraciones básicas o manuales de puntos de venta.

• Los esfuerzos de integración de API para las empresas que sincronizan sus sistemas ERP con la plataforma de la MRA.

• Formación y desarrollo de capacidades, incluida la sensibilización específica del sector

• Pruebas y estabilización, garantizando la transmisión precisa de facturas en tiempo real antes de la plena aplicación

La MRA ha hecho hincapié en que el objetivo no es simplemente retirar el hardware EFD, sino establecer un entorno de cumplimiento estable, sostenible y a largo plazo. El enfoque por etapas refleja las lecciones aprendidas de otros países de la región, donde las implementaciones apresuradas dieron lugar a errores generalizados, sobrecargaron los servicios de asistencia técnica y provocaron bajas tasas de cumplimiento iniciales.

Factores impulsores de la política: reforzar el rendimiento del IVA y reducir el fraude

La decisión de Malaui de implantar la facturación electrónica obligatoria está vinculada a objetivos fiscales y administrativos más amplios. Con un tipo de IVA del 16,5 %, el Gobierno pretende proteger los ingresos amenazados por las prácticas de facturación manual, las normas de documentación deficientes y el uso inconsistente de los EFD.

El marco del EIS mejora la administración del IVA mediante:

• La comparación automatizada de datos entre proveedores y compradores

• La visibilidad en tiempo real de las transacciones, lo que reduce las oportunidades de supresión de facturas

• Validación más rápida de las devoluciones y créditos del IVA

• La mejora de la detección de facturas falsas o duplicadas

• Selección de auditorías basada en el riesgo utilizando conjuntos de datos transaccionales completos

A nivel regional, la reforma sitúa a Malaui en línea con los modelos de control fiscal digital adoptados en Ruanda, Tanzania, Uganda y Kenia, lo que contribuye a un creciente cambio continental hacia la supervisión de facturas en tiempo real.

Cómo funciona el EIS para las empresas

Para utilizar el sistema, los contribuyentes deben registrar una cuenta en el portal EIS de la MRA.

El proceso de facturación:

1. Autenticación: los usuarios inician sesión con su número de identificación fiscal (TIN) y sus credenciales de dominio.

2. Introducción de la transacción: En la sección «Punto de venta», el usuario selecciona si está vendiendo un producto o un servicio.

3. Datos del cliente: para las transacciones B2B, se introduce el TIN del comprador; para las B2C, se puede utilizar una entrada genérica «Cliente».

4. Generación: El sistema genera una factura digital que se puede imprimir en impresoras térmicas estándar (57 mm u 80 mm) a través de Bluetooth/USB o compartir electrónicamente en formato PDF.

Transición de EFD a EIS

La MRA ha hecho hincapié en que, una vez finalizado el periodo de transición el 1 de febrero de 2026, las facturas generadas con las antiguas máquinas EFD ya no se aceptarán para la solicitud de devolución del IVA soportado. Se anima a las empresas a migrar cuanto antes para evitar sanciones y garantizar que sus clientes puedan seguir solicitando la devolución del IVA. Las empresas serán responsables de su propio hardware (tabletas, ordenadores e impresoras), que se considera un gasto empresarial deducible a efectos fiscales.

Las empresas deben planificar la retirada ordenada de los antiguos dispositivos fiscales. Una vez que el EIS sea obligatorio, las facturas generadas por el EFD no podrán deducirse del IVA, y su uso continuado puede exponer a las empresas a sanciones.

Conclusión

La transición al EIS demuestra el compromiso de Malaui de modernizar el cumplimiento del IVA, mejorar la movilización de ingresos y alinearse con las mejores prácticas mundiales en materia de administración tributaria digital. Si bien la fecha límite de febrero de 2026 supone un alivio para los contribuyentes, la expectativa es clara: la facturación electrónica pronto se convertirá en el pilar central del control del IVA en Malaui, y las empresas deben actuar con rapidez para garantizar su preparación.

Fuente: Autoridad Fiscal de Malaui