Facturation électronique au Malawi : adoption obligatoire désormais prévue pour février 2026

L'administration fiscale du Malawi (MRA) a officiellement repoussé la date de mise en service obligatoire du système de facturation électronique (EIS) au 1er février 2026, accordant ainsi aux entreprises trois mois supplémentaires pour se préparer. Une période de grâce supplémentaire de deux mois devrait être confirmée le 15 janvier 2026, ce qui témoigne de la volonté de l'administration fiscale de s'adapter aux différents niveaux de préparation numérique à travers le pays.

Il s'agit de l'une des étapes de modernisation les plus importantes dans l'administration de la TVA au Malawi depuis l'introduction des dispositifs fiscaux électroniques (EFD) il y a plus de dix ans. Le nouveau calendrier fait suite aux commentaires de l'industrie qui demandait plus de temps pour s'adapter au nouveau système.

Transition des EFD vers un cadre moderne de déclaration de la TVA basé sur des logiciels

Le Malawi s'est engagé dans la voie de l'abandon des contrôles fiscaux basés sur le matériel informatique depuis que le ministère des Finances a annoncé sa stratégie de numérisation de la TVA lors du cycle budgétaire 2024/25. Les modifications apportées à la loi sur la TVA ont jeté les bases juridiques du remplacement du régime EFD en vigueur depuis 2014 par un modèle de facturation électronique flexible et basé sur le cloud.

Principales différences entre l'ancien modèle EFD et le nouveau régime EIS :

EFD (ancien modèle) :

• Achat et maintenance obligatoires de matériel approuvé

• La transmission des données était périodique et souvent peu fiable

• Coût élevé pour les PME

• Intégration limitée avec les systèmes de facturation et ERP modernes

EIS (nouveau modèle) :

• Entièrement numérique, basé sur un logiciel et indépendant du type d'appareil

• Validation en temps réel des données de facturation par MRA

• Accessible via un portail web, des applications mobiles, des systèmes de point de vente ou des intégrations ERP

• Réduit les coûts de conformité et améliore la visibilité des audits

Avec le passage à l'EIS, les factures générées via les anciens EFD ne seront plus valables pour les demandes de remboursement de la TVA, comblant ainsi l'une des plus grandes lacunes en matière d'audit auxquelles la MRA est actuellement confrontée.

Pourquoi la prolongation jusqu'en février 2026 est-elle importante ?

Bien que la plateforme EIS soit opérationnelle depuis août 2025, la période de transition initiale de trois mois s'est avérée insuffisante pour une adoption généralisée, en particulier parmi les petits commerçants, les micro-entreprises et les entreprises ayant un accès limité aux outils de facturation modernes.

La prolongation permet :

• l'intégration des PME, en particulier celles qui dépendent de configurations POS basiques ou manuelles

• aux efforts d'intégration des API pour les entreprises qui synchronisent leurs systèmes ERP avec la plateforme de la MRA

• La formation et le renforcement des capacités, y compris la sensibilisation spécifique au secteur

• Les tests et la stabilisation, afin de garantir une transmission précise des factures en temps réel avant la mise en œuvre complète

La MRA a souligné que l'objectif n'est pas simplement de retirer le matériel EFD, mais d'établir un environnement de conformité stable, durable et à long terme. L'approche par étapes reflète les enseignements tirés par les homologues régionaux, où des mises en œuvre précipitées ont entraîné des erreurs généralisées, une surcharge des services d'assistance et de faibles taux de conformité initiaux.

Facteurs politiques : renforcer les performances de la TVA et réduire la fraude

La décision du Malawi de rendre la facturation électronique obligatoire est liée à des objectifs fiscaux et administratifs plus larges. Avec un taux de TVA de 16,5 %, le gouvernement vise à protéger les recettes menacées par les pratiques de facturation manuelle, la faiblesse des normes de documentation et l'utilisation incohérente des EFD.

Le cadre EIS améliore l'administration de la TVA grâce à :

• La mise en correspondance automatisée des données des fournisseurs et des acheteurs

• La visibilité en temps réel des transactions, réduisant les possibilités de suppression de factures

• Une validation plus rapide des remboursements et des crédits de TVA

• Une meilleure détection des factures fausses ou en double

• La sélection des audits en fonction des risques à l'aide d'ensembles de données transactionnelles complets

Au niveau régional, cette réforme aligne le Malawi sur les modèles de contrôle fiscal numérique adoptés au Rwanda, en Tanzanie, en Ouganda et au Kenya, contribuant ainsi à une évolution continentale croissante vers la surveillance des factures en temps réel.

Fonctionnement de l'EIS pour les entreprises

Pour utiliser le système, les contribuables doivent créer un compte sur le portail EIS de la MRA.

Le processus de facturation :

1. Authentification : les utilisateurs se connectent à l'aide de leur numéro d'identification fiscale (TIN) et de leurs identifiants de domaine.

2. Saisie de la transaction : dans la section « Point de vente », l'utilisateur sélectionne s'il vend un produit ou un service.

3. Coordonnées du client : pour les transactions B2B, le TIN de l'acheteur est saisi ; pour les transactions B2C, une entrée générique « Client » peut être utilisée.

4. Génération : le système génère une facture numérique qui peut être imprimée sur des imprimantes thermiques standard (57 mm ou 80 mm) via Bluetooth/USB ou partagée électroniquement au format PDF.

Transition de l'EFD à l'EIS

La MRA a souligné qu'une fois la période de transition terminée, le 1er février 2026, les factures générées à partir d'anciennes machines EFD ne seront plus acceptées pour les demandes de remboursement de la TVA. Les entreprises sont encouragées à migrer rapidement afin d'éviter des pénalités et de garantir que leurs clients puissent continuer à demander le remboursement de la TVA. Les entreprises seront responsables de leur propre matériel (tablettes, ordinateurs et imprimantes), qui est considéré comme une dépense professionnelle déductible à des fins fiscales.

Les entreprises doivent planifier le retrait progressif des anciens appareils fiscaux. Une fois que l'EIS sera obligatoire, les factures générées par l'EFD ne pourront plus faire l'objet d'une déduction de la TVA, et leur utilisation continue pourra exposer les entreprises à des pénalités.

Conclusion

Le passage à l'EIS témoigne de la volonté du Malawi de moderniser la conformité à la TVA, d'améliorer la mobilisation des recettes et de s'aligner sur les meilleures pratiques mondiales en matière d'administration fiscale numérique. Si la date limite de février 2026 offre un répit bienvenu aux contribuables, les attentes sont claires : la facturation électronique deviendra bientôt le pilier central du contrôle de la TVA au Malawi, et les entreprises doivent agir rapidement pour s'y préparer.

Source: Autorité fiscale du Malawi