E-Rechnungsstellung in Malawi: Obligatorische Einführung nun für Februar 2026 festgelegt

Die Malawi Revenue Authority (MRA) hat den Stichtag für die Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems (EIS) offiziell auf den 1. Februar 2026 verschoben und den Unternehmen damit drei zusätzliche Monate Zeit für die Vorbereitung eingeräumt. Eine weitere zweimonatige Übergangsfrist soll am 15. Januar 2026 bestätigt werden, was die Bereitschaft der Steuerbehörde signalisiert, den unterschiedlichen Digitalisierungsgraden im ganzen Land Rechnung zu tragen.

Dies ist einer der bedeutendsten Modernisierungsschritte in der Mehrwertsteuerverwaltung Malawis seit der Einführung elektronischer Fiskalgeräte (EFDs) vor über einem Jahrzehnt. Die neuen Fristen entsprechen den Rückmeldungen der Industrie, die mehr Zeit für die Anpassung an das neue System gefordert hatte.

Übergang von EFDs zu einem modernen, softwaregestützten Rahmen für die Mehrwertsteuerberichterstattung

Malawis Abkehr von hardwarebasierten Steuerkontrollen ist seit der Ankündigung der Mehrwertsteuer-Digitalisierungsstrategie durch das Finanzministerium im Haushaltszyklus 2024/25 im Gange. Änderungen des Mehrwertsteuergesetzes schufen die rechtliche Grundlage für die Ersetzung des seit 2014 geltenden EFD-Systems durch ein flexibles, cloudbasiertes E-Rechnungsmodell.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen dem alten EFD-Modell und dem neuen EIS-System:

EFDs (altes Modell):

• Erforderlicher Kauf und Wartung von zugelassener Hardware

• Die Datenübertragung erfolgte in regelmäßigen Abständen und war oft unzuverlässig

• Kostspielig für KMU

• Begrenzte Integration mit modernen Abrechnungs- und ERP-Systemen

EIS (neues Modell):

• Vollständig digital, softwarebasiert und geräteunabhängig

• Echtzeit-Validierung der Rechnungsdaten durch MRA

• Zugänglich über Webportal, mobile Apps, POS-Systeme oder ERP-Integrationen

• Reduziert Compliance-Kosten und erweitert die Transparenz bei Audits

Mit der Umstellung auf EIS sind Rechnungen, die über ältere EFDs erstellt wurden, nicht mehr für Vorsteuerabzüge gültig, wodurch eine der größten Prüfungslücken geschlossen wird, mit denen die MRA derzeit konfrontiert ist.

Warum die Verlängerung bis Februar 2026 so wichtig ist

Obwohl die EIS-Plattform seit August 2025 in Betrieb ist, erwies sich die ursprüngliche dreimonatige Übergangsphase als unzureichend für eine breite Akzeptanz, insbesondere bei kleinen Händlern, Kleinstunternehmen und Unternehmen mit begrenztem Zugang zu modernen Abrechnungstools.

Die Verlängerung berücksichtigt:

• die Einbindung von KMU, insbesondere solchen, die auf einfache oder manuelle POS-Systeme angewiesen sind

• API-Integrationsbemühungen für Unternehmen, die ihre ERP-Systeme mit der Plattform der MRA synchronisieren

• Schulungen und Kapazitätsaufbau, einschließlich sektorspezifischer Sensibilisierung

• Tests und Stabilisierung, um eine genaue Rechnungsübermittlung in Echtzeit vor der vollständigen Umsetzung sicherzustellen

Die MRA hat betont, dass das Ziel nicht einfach darin besteht, die EFD-Hardware aus dem Verkehr zu ziehen, sondern eine stabile, nachhaltige und langfristige Compliance-Umgebung zu schaffen. Der schrittweise Ansatz spiegelt die Erfahrungen regionaler Partner wider, wo übereilte Implementierungen zu weit verbreiteten Fehlern, überlasteten Helpdesks und niedrigen anfänglichen Compliance-Raten geführt haben.

Politische Triebkräfte: Stärkung der Mehrwertsteuerleistung und Verringerung von Betrug

Malawis Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung ist mit umfassenderen fiskalischen und administrativen Zielen verbunden. Mit einem Mehrwertsteuersatz von 16,5 % will die Regierung die Einnahmen schützen, die durch manuelle Rechnungsstellungspraktiken, schwache Dokumentationsstandards und uneinheitliche Verwendung von EFDs gefährdet sind.

Das EIS-Rahmenwerk verbessert die Mehrwertsteuerverwaltung durch:

• Automatisiertem Abgleich von Lieferanten- und Käuferdaten

• Echtzeit-Transparenz von Transaktionen, wodurch Möglichkeiten zur Unterdrückung von Rechnungen reduziert werden

• Schnellere Validierung von Mehrwertsteuerrückerstattungen und -gutschriften

• Verbesserte Erkennung gefälschter oder doppelter Rechnungen

• Risikobasierte Auswahl von Prüfungen anhand vollständiger Transaktionsdatensätze

Regional gesehen bringt die Reform Malawi in Einklang mit den digitalen Steuerkontrollmodellen, die in Ruanda, Tansania, Uganda und Kenia eingeführt wurden, und trägt damit zu einer zunehmenden kontinentalen Verlagerung hin zur Echtzeit-Rechnungsüberwachung bei.

So funktioniert das EIS für Unternehmen

Um das System nutzen zu können, müssen Steuerzahler ein Konto auf dem MRA EIS-Portal registrieren.

Der Rechnungsstellungsprozess:

1. Authentifizierung: Benutzer melden sich mit ihrer Steueridentifikationsnummer (TIN) und ihren Domänen-Anmeldedaten an.

2. Transaktionseingabe: Im Abschnitt „Point of Sales” wählt der Benutzer aus, ob er ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft.

3. Kundendaten: Bei B2B-Transaktionen wird die TIN des Käufers eingegeben, bei B2C kann ein generischer „Kunden”-Eintrag verwendet werden.

4. Erstellung: Das System erstellt eine digitale Rechnung, die über Bluetooth/USB auf Standard-Thermodruckern (57 mm oder 80 mm) ausgedruckt oder elektronisch als PDF-Datei weitergegeben werden kann.

Übergang von EFD zu EIS

Die MRA hat betont, dass nach Ablauf der Übergangsfrist am 1. Februar 2026 Rechnungen, die mit alten EFD-Geräten erstellt wurden, nicht mehr für Vorsteuerabzüge akzeptiert werden. Unternehmen werden aufgefordert, frühzeitig umzustellen, um Strafen zu vermeiden und sicherzustellen, dass ihre Kunden weiterhin Vorsteuerabzüge geltend machen können. Unternehmen sind für ihre eigene Hardware (Tablets, Computer und Drucker) verantwortlich, die für Steuerzwecke als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten.

Unternehmen sollten die ordnungsgemäße Ausmusterung alter Fiskalgeräte planen. Sobald EIS obligatorisch wird, sind mit EFD erstellte Rechnungen nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigt, und ihre weitere Verwendung kann für Unternehmen Strafen nach sich ziehen.

Fazit

Der Übergang zu EIS zeigt Malawis Engagement für die Modernisierung der Mehrwertsteuerkonformität, die Verbesserung der Mobilisierung von Einnahmen und die Angleichung an globale Best Practices in der digitalen Steuerverwaltung. Die Frist bis Februar 2026 bietet Steuerzahlern zwar eine willkommene Erleichterung, aber die Erwartung ist klar: Die elektronische Rechnungsstellung wird bald zum zentralen Pfeiler der Mehrwertsteuerkontrolle in Malawi werden, und Unternehmen müssen umgehend handeln, um ihre Bereitschaft sicherzustellen.

Quelle: Malawi Revenue Authority