What is the timeline for implementing mandatory B2B e-invoicing in Belgium?

Belgium will mandate structured electronic invoicing for domestic business-to-business (B2B) transactions starting January 1, 2026. This requirement applies to nearly all transactions between Belgian enterprises liable to VAT.

Which transactions are subject to the mandatory e-invoicing requirement?

The obligation encompasses transactions between Belgian VAT-registered businesses, excluding specific exemptions such as bankrupt VAT taxpayers and foreign entities without a permanent establishment in Belgium.

What are the technical specifications for compliant e-invoices?

The technical specifications state that structured e-invoices must adhere to the European Standard EN16931, a standard for e-invoicing in Europe. They must also use the Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) format, which is designed for secure and interoperable exchange of e-documents across different systems. The Peppol network ensures a standardized and secure mechanism for the exchange of compliant electronic invoices.

Will PDF invoices remain valid under the new regulations?

PDF inble for B2B transactions until December 31, 2025. Starting January 1, 2026, only structured electronic invoices will be valid for domestic B2B transactions. However, for business-to-consumer (B2C) and international transactions, including cross-border dealings, PDF invoices will continue to be valid beyond this date.

How should businesses prepare for the transition to mandatory e-invoicing?

Businesses should first assess their existing invoicing systems to determine whether they can accommodate structured electronic invoicing. They must collaborate with IT and accounting professionals to adopt software solutions that comply with the Peppol BIS format and other technical specifications outlined by the European Standard EN16931. Training staff on the processes of creating, sending, and managing structured electronic invoices is critical. Additionally, businesses should begin transitioning before the January 1, 2026, deadline to avoid disruptions.

Are there any exceptions to the mandatory e-invoicing requirement?

Yes, certain entities are exempt, including bankrupt VAT taxpayers and foreign businesses without a permanent establishment in Belgium. Additionally, the obligation does not apply to supplies of goods or services provided to individuals for their private use (B2C transactions).

Belgique

L'Europe

Belgique : Publication de lignes directrices pour la facturation électronique B2B obligatoire

July 18, 2024

Belgique : Publication des lignes directrices relatives à la facturation électronique interentreprises obligatoire

En février de cette année, le Parlement belge a approuvé et publié la loi modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée et l'impôt sur le revenu, mettant en œuvre la facturation électronique interentreprises (B2B) obligatoire en Belgique à compter du 1er janvier 2026.

Le Service public fédéral Finances de Belgique (FPBF) a publié des lignes directrices clarifiant les éléments clés dans le cadre du processus de mise en œuvre de la facturation électronique interentreprises.

Principaux détails des lignes directrices

Les lignes directrices du FPBF sont divisées en plusieurs domaines selon la structure suivante :

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Utilisation obligatoire de factures électroniques structurées à partir de 2026
Facturation internationale (transactions transfrontalières)
Règles techniques pour une facture électronique
Résumé de la facturation en Belgique à partir du 1er janvier 2026
Informations complémentaires

Ces lignes directrices fournissent des détails clés tels que le format de la facture, le champ d'application de la facturation électronique et les méthodes d'échange de factures électroniques.

Selon les lignes directrices, les factures électroniques structurées doivent être conformes à la norme EN16391 et à la norme européenne, ce qui signifie qu'elles doivent pouvoir être établies au format Peppol BIS. En outre, les lignes directrices précisent que les factures PDF resteront valables pour les transactions B2B jusqu'au 31 décembre 2025. Pour toutes les autres transactions, telles que les transactions B2C ou internationales, y compris transfrontalières, les factures au format PDF resteront valables après le 1er janvier 2026.

En ce qui concerne le champ d'application de la facturation électronique, l'obligation s'applique aux transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA, à l'exception de celles qui sont spécifiquement exemptées. Ces exemptions comprennent les assujettis à la TVA en faillite et ceux qui ne sont pas établis en Belgique sans avoir d'établissement permanent.

Les lignes directrices fournissent des informations sur les transactions transfrontalières. Elles précisent toutefois que les règles pourraient changer en fonction des résultats de l'adoption et de la mise en œuvre du paquet "TVA à l'ère numérique" (ViDA).

Une partie des lignes directrices couvre également les règles techniques pour les factures électroniques, expliquant ce que signifient l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture, et qu'elles doivent toujours être garanties.

Le FPBF a également fourni une liste des législations existantes en matière de facturation électronique afin d'aider les entreprises à passer à la facturation électronique interentreprises obligatoire.

Conclusion

La mise en œuvre de la facturation électronique interentreprises obligatoire est conforme aux changements en cours au niveau de l'UE concernant la proposition ViDA, qui vise à introduire un mandat de facturation électronique à l'échelle de l'UE et des obligations de déclaration électronique pour les transactions transfrontalières.

Source: Service public fédéral belge Finances : Service public fédéral belge Finances, Loi modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée et le Code des impôts sur les revenus

Quel est le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique B2B obligatoire en Belgique ?

La Belgique rendra obligatoire la facturation électronique structurée pour les transactions nationales entre entreprises (B2B) à partir du 1er janvier 2026. Cette obligation s'applique à la quasi-totalité des transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA.

Quelles sont les transactions soumises à l'obligation de facturation électronique ?

L'obligation concerne les transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA, à l'exclusion d'exemptions spécifiques telles que les assujettis à la TVA en faillite et les entités étrangères ne disposant pas d'un établissement permanent en Belgique.

Quelles sont les spécifications techniques pour des factures électroniques conformes ?

Les spécifications techniques précisent que les factures électroniques structurées doivent être conformes à la norme européenne EN16931, une norme pour la facturation électronique en Europe. Elles doivent également utiliser le format Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), conçu pour l'échange sécurisé et interopérable de documents électroniques entre différents systèmes. Le réseau Peppol garantit un mécanisme normalisé et sécurisé pour l'échange de factures électroniques conformes.

Les factures au format PDF resteront-elles valables dans le cadre de la nouvelle réglementation ?

PDF pour les transactions B2B jusqu'au 31 décembre 2025. À partir du 1er janvier 2026, seules les factures électroniques structurées seront valables pour les transactions B2B nationales. Toutefois, pour les transactions entre entreprises et consommateurs (B2C) et les transactions internationales, y compris les transactions transfrontalières, les factures PDF resteront valables au-delà de cette date.

Comment les entreprises doivent-elles se préparer au passage à la facturation électronique obligatoire ?

Les entreprises doivent d'abord évaluer leurs systèmes de facturation existants afin de déterminer s'ils peuvent accueillir la facturation électronique structurée. Elles doivent collaborer avec les professionnels de l'informatique et de la comptabilité pour adopter des solutions logicielles conformes au format Peppol BIS et aux autres spécifications techniques définies par la norme européenne EN16931. Il est essentiel de former le personnel aux processus de création, d'envoi et de gestion des factures électroniques structurées. En outre, les entreprises devraient commencer la transition avant la date limite du 1er janvier 2026 afin d'éviter les perturbations.

Existe-t-il des exceptions à l'obligation de facturation électronique ?

Oui, certaines entités sont exemptées, notamment les assujettis à la TVA en faillite et les entreprises étrangères ne disposant pas d'un établissement permanent en Belgique. En outre, l'obligation ne s'applique pas aux livraisons de biens ou aux prestations de services fournies à des particuliers pour leur usage privé (transactions B2C).

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Chercheur en fiscalité de la TVA, spécialisé dans la fourniture d'informations claires et actualisées sur les réglementations et la conformité en matière de fiscalité indirecte pour notre site web. Rasmus Laan

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