What is the timeline for implementing mandatory B2B e-invoicing in Belgium?

Belgium will mandate structured electronic invoicing for domestic business-to-business (B2B) transactions starting January 1, 2026. This requirement applies to nearly all transactions between Belgian enterprises liable to VAT.

Which transactions are subject to the mandatory e-invoicing requirement?

The obligation encompasses transactions between Belgian VAT-registered businesses, excluding specific exemptions such as bankrupt VAT taxpayers and foreign entities without a permanent establishment in Belgium.

What are the technical specifications for compliant e-invoices?

The technical specifications state that structured e-invoices must adhere to the European Standard EN16931, a standard for e-invoicing in Europe. They must also use the Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) format, which is designed for secure and interoperable exchange of e-documents across different systems. The Peppol network ensures a standardized and secure mechanism for the exchange of compliant electronic invoices.

Will PDF invoices remain valid under the new regulations?

PDF inble for B2B transactions until December 31, 2025. Starting January 1, 2026, only structured electronic invoices will be valid for domestic B2B transactions. However, for business-to-consumer (B2C) and international transactions, including cross-border dealings, PDF invoices will continue to be valid beyond this date.

How should businesses prepare for the transition to mandatory e-invoicing?

Businesses should first assess their existing invoicing systems to determine whether they can accommodate structured electronic invoicing. They must collaborate with IT and accounting professionals to adopt software solutions that comply with the Peppol BIS format and other technical specifications outlined by the European Standard EN16931. Training staff on the processes of creating, sending, and managing structured electronic invoices is critical. Additionally, businesses should begin transitioning before the January 1, 2026, deadline to avoid disruptions.

Are there any exceptions to the mandatory e-invoicing requirement?

Yes, certain entities are exempt, including bankrupt VAT taxpayers and foreign businesses without a permanent establishment in Belgium. Additionally, the obligation does not apply to supplies of goods or services provided to individuals for their private use (B2C transactions).

Belgien

Europa

Belgien: Leitlinien für obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung herausgegeben

July 18, 2024

Ausgewählte MwSt.-Berater

Belgien: Richtlinien für obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung veröffentlicht

Im Februar dieses Jahres verabschiedete und veröffentlichte das belgische Parlament das Gesetz zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes und der Einkommenssteuer, das die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) in Belgien ab dem 1. Januar 2026 verbindlich vorschreibt.

Der belgische Föderale Öffentliche Dienst Finanzen (FPBF) hat Leitlinien veröffentlicht, in denen die Schlüsselelemente im Rahmen des Implementierungsprozesses der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich erläutert werden.

Die wichtigsten Details der Leitlinien

Die FPBF-Leitlinien sind in mehrere Bereiche unterteilt, die wie folgt strukturiert sind:

Was ist eine elektronische Rechnung?
Obligatorische Verwendung von strukturierten elektronischen Rechnungen ab 2026
Internationale Rechnungsstellung (grenzüberschreitende Transaktionen)
Technische Regeln für eine elektronische Rechnung
Zusammenfassung der Rechnungsstellung innerhalb Belgiens ab dem 1. Januar 2026
Weitere Informationen

Diese Leitlinien enthalten wichtige Details wie das Rechnungsformat, den Umfang der elektronischen Rechnungsstellung und die Methoden zum Austausch elektronischer Rechnungen.

Gemäß den Leitlinien müssen strukturierte elektronische Rechnungen der Norm EN16391 und der europäischen Norm entsprechen, was bedeutet, dass sie im Peppol BIS-Format erstellt werden können müssen. Darüber hinaus besagen die Leitlinien, dass PDF-Rechnungen für B2B-Transaktionen bis zum 31. Dezember 2025 gültig bleiben werden. Für alle anderen Transaktionen, wie z. B. B2C oder internationale, einschließlich grenzüberschreitende, bleiben Rechnungen im PDF-Format nach dem 1. Januar 2026 gültig.

Was den Anwendungsbereich der elektronischen Rechnungsstellung betrifft, so gilt die Verpflichtung für Umsätze zwischen in Belgien für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Unternehmen, mit Ausnahme derjenigen, die ausdrücklich davon ausgenommen sind. Zu diesen Ausnahmen gehören in Konkurs gegangene Mehrwertsteuerpflichtige und nicht in Belgien ansässige Unternehmen ohne feste Niederlassung.

Die Leitlinien enthalten Informationen über grenzüberschreitende Umsätze. Sie weisen jedoch auch darauf hin, dass sich die Regeln je nach dem Ergebnis der Verabschiedung und Umsetzung des Pakets "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) ändern könnten.

Ein Teil der Leitlinien befasst sich auch mit den technischen Vorschriften für elektronische Rechnungen, wobei erklärt wird, was die Begriffe Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit einer Rechnung bedeuten und dass diese stets gewährleistet sein müssen.

Die FPBF hat auch eine Liste der bestehenden Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erstellt, um den Unternehmen den Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich zu erleichtern.

Schlussfolgerung

Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich steht im Einklang mit den laufenden Änderungen auf EU-Ebene im Zusammenhang mit dem ViDA-Vorschlag, der darauf abzielt, ein EU-weites Mandat für die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Meldepflichten für grenzüberschreitende Transaktionen einzuführen.

Quelle: Belgischer Föderaler Öffentlicher Dienst Finanzen, Gesetz zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes und des Einkommensteuergesetzes

Wie sieht der Zeitplan für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien aus?

Belgien wird ab dem 1. Januar 2026 eine strukturierte elektronische Rechnungsstellung für inländische Business-to-Business (B2B)-Umsätze vorschreiben. Diese Vorschrift gilt für fast alle Umsätze zwischen belgischen Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen.

Für welche Vorgänge gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Die Verpflichtung gilt für Umsätze zwischen in Belgien für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Unternehmen, mit Ausnahme bestimmter Ausnahmen wie in Konkurs gegangene Steuerpflichtige und ausländische Unternehmen ohne ständige Niederlassung in Belgien.

Was sind die technischen Spezifikationen für konforme elektronische Rechnungen?

Die technischen Spezifikationen besagen, dass strukturierte elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen müssen, einer Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Europa. Außerdem müssen sie das Peppol BIS-Format (Business Interoperability Specifications) verwenden, das für den sicheren und interoperablen Austausch elektronischer Dokumente zwischen verschiedenen Systemen konzipiert ist. Das Peppol-Netz bietet einen standardisierten und sicheren Mechanismus für den Austausch von konformen elektronischen Rechnungen.

Bleiben PDF-Rechnungen auch nach der neuen Verordnung gültig?

PDF-Rechnungen für B2B-Transaktionen bis zum 31. Dezember 2025. Ab dem 1. Januar 2026 werden für inländische B2B-Transaktionen nur noch strukturierte elektronische Rechnungen gültig sein. Für Business-to-Consumer (B2C)- und internationale Transaktionen, einschließlich grenzüberschreitender Geschäfte, sind PDF-Rechnungen jedoch auch über diesen Termin hinaus gültig.

Wie sollten sich Unternehmen auf den Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten?

Die Unternehmen sollten zunächst ihre bestehenden Rechnungsstellungssysteme daraufhin überprüfen, ob sie die strukturierte elektronische Rechnungsstellung unterstützen können. Sie müssen mit IT- und Buchhaltungsexperten zusammenarbeiten, um Softwarelösungen einzuführen, die dem Peppol BIS-Format und anderen technischen Spezifikationen der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Die Schulung der Mitarbeiter im Hinblick auf die Erstellung, den Versand und die Verwaltung strukturierter elektronischer Rechnungen ist von entscheidender Bedeutung. Außerdem sollten Unternehmen mit der Umstellung vor dem 1. Januar 2026 beginnen, um Störungen zu vermeiden.

Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Ja, bestimmte Einrichtungen sind von der Steuerpflicht befreit, darunter in Konkurs gegangene Steuerpflichtige und ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Belgien. Außerdem gilt die Verpflichtung nicht für Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen an Privatpersonen für deren privaten Gebrauch (B2C-Umsätze).

Belgien

Europa

Einhaltung der Mehrwertsteuer und Berichterstattung

Leitfäden für die elektronische Rechnungsstellung

MEHRWERTSTEUER

E-Commerce

Mehrwertsteuer-Forscher, spezialisiert auf die Bereitstellung klarer, aktueller Erkenntnisse über indirekte Steuervorschriften und deren Einhaltung für unsere Website. Rasmus Laan

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