Die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland: Wichtige Fristen und Einhaltung bis 2025

Während die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Geschäfte in der EU im Jahr 2030 eingeführt wird, tritt die deutsche elektronische Rechnungsstellung am 1. Januar 2025 in Kraft. Für Unternehmen, die sich in Deutschland niederlassen, besteht Handlungsbedarf.

1. Was ist eine "elektronische Rechnung"?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format ...

■ ... muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Die Grundlage dafür ist die CEN-Norm 16931. Dabei handelt es sich um ein Datenmodell, das die Kernelemente der Rechnung definiert. Zusätzlich zu den aus § 14 UStG bekannten Pflichtangaben sind weitere Angaben zu machen. 14 UStG bekannten Pflichtangaben spezifizieren mehr als 150 so genannte Business Terms zahlreiche (mögliche) weitere Rechnungselemente (z.B. Mandatsreferenz für Lastschriftverfahren, Skontobedingungen und Fälligkeit der Kaufpreiszahlung).

■ ... oder können bilateral zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass ein solches vereinbartes Format die korrekte und vollständige Extraktion der in § 14 UStG geforderten Angaben in eine Rechnung ermöglicht. 14 UStG geforderten Angaben in ein Format, das der CEN-Norm 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Neben anderen Formaten erfüllen die "X-Rechnung" (die sich für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland etabliert hat) und die "ZUGFeRD-Rechnung" (Abkürzung für "Zentraler Leitfaden des Forums elektronische Rechnung Deutschland") die Anforderungen der Norm. Nach Angaben des Finanzministeriums wird auch das EDI-Format (Electronic Data Interchange) mit entsprechenden Anpassungen weiterhin anwendbar sein.

2. Wann ist eine elektronische Rechnung verpflichtend?

Eine Rechnung muss als elektronische Rechnung ausgestellt werden, wenn:

■ bei einem Verkauf zwischen zwei Unternehmen mit Sitz in Deutschland

■ bei einem Umsatz, der in Deutschland steuerbar ist (d.h. der Ort der Leistung liegt in Deutschland) und der nicht nach § 4 Nr. 8-29 UStG befreit ist. 4 Nr. 8-29 des deutschen Umsatzsteuergesetzes befreit ist (Finanz-, Versicherungs-, Sozialleistungen usw.).

"Herkömmliche" Rechnungen (d.h. E-Mail, Word, PDF, ...) können weiterhin verwendet werden, wenn:

■ der Lieferant und/oder der Empfänger nicht in Deutschland ansässig ist (Achtung: viele Unternehmen sind in Deutschland für die Mehrwertsteuer registriert, ohne hier ansässig zu sein),

■ Oder: der Empfänger nicht unternehmerisch tätig ist (B2C).

■ Oder: Es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung (maximal 250 €)

■ Oder: Es handelt sich um eine Fahrkarte zur Personenbeförderung (Flugzeug, Bahn, Bus, ...).

Es gibt keine Ausnahmen für Rechnungen, die keine Mehrwertsteuer ausweisen, wie z. B.

■ Reiseleistungen (nach Art. 306 EG-Mehrwertsteuerrichtlinie / Differenzbesteuerung)

■ Umsätze, die der Verlagerung der Steuerschuldnerschaft unterliegen (Art. 194, 196 EG-Mehrwertsteuerrichtlinie).

Es gibt auch keine Ausnahme für Umsätze, die dem Nullsatz unterliegen (keine Mehrwertsteuer mit Recht auf Vorsteuerabzug), wie z.B.

■ innergemeinschaftliche Lieferung von Gegenständen,

■ Ausfuhren,

■ Umsätze im Zusammenhang mit der gewerblichen Seeschifffahrt,

■ Dienstleistungen im Bereich der Import- und Exportlogistik.

Zur Vereinfachung können Lieferungen von Kleinunternehmen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind (§ 19 des deutschen Gesetzes), auch mit einer "traditionellen" Rechnung oder einer Selbstfakturierung abgerechnet werden.

3. Zeitplan

Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 "empfangsbereit" für elektronische Rechnungen sein, d.h. sie müssen elektronische Rechnungen von ihren Vertragspartnern akzeptieren, wenn diese elektronische Rechnungen verwenden. "Empfangsbereit" bedeutet, dass ein Unternehmen eine E-Mail-Adresse angibt, an die der Rechnungssteller die elektronische Rechnung senden kann. Der Empfänger ist nicht verpflichtet, die elektronischen Rechnungen automatisch buchhalterisch zu verarbeiten. Es gibt kein Recht, eingehende elektronische Rechnungen abzulehnen, und keine Verpflichtung für den Aussteller, sie auf Wunsch des Kunden durch eine herkömmliche Rechnung zu ersetzen. Zum Zwecke des Vorsteuerabzugs muss der Empfänger die elektronischen Rechnungen ordnungsgemäß validieren und archivieren, damit sie dem Finanzamt auf Anfrage vorgelegt werden können. Sofern die elektronische Rechnung nicht in einem hybriden Format (Kombination aus Datendatei und PDF) empfangen wird, muss die elektronische Rechnung auch visualisiert werden, um den Inhalt lesen und verstehen zu können.

Für die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt eine allgemeine Übergangsfrist bis Ende 2026. Das bedeutet, dass es für die Jahre 2025 und 2026 möglich ist, die heutigen Regeln anzuwenden. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 € beträgt, wird die Übergangsfrist bis Ende 2027 verlängert.

4. Handlungsbedarf im Jahr 2024

Für die Erstellung, die Übermittlung, den Empfang, die Validierung und gegebenenfalls die Visualisierung und automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen sind geeignete Softwarelösungen erforderlich. Hierbei handelt es sich nicht um eine steuerliche, sondern um eine technische Frage, die es zu lösen gilt.

Hinsichtlich der Ausstellung von Rechnungen (und Selbstfakturierung) besteht kein unmittelbarer Handlungsbedarf, da die herkömmliche Rechnungsstellung noch mindestens zwei Jahre lang (bis Ende 2026) angewendet werden kann. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass die Kunden elektronische Rechnungen verlangen werden.

Was den Rechnungsempfang (und die Selbstfakturierung) betrifft, so muss man ab dem 1. Januar 2025 "empfangsbereit" sein, für den Fall, dass der Vertragspartner beabsichtigt, herkömmliche Rechnungen durch elektronische Rechnungen zu ersetzen. Der Empfänger muss sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden und dass sie lesbar gemacht werden können, damit sie in der Buchhaltung des Unternehmens ordnungsgemäß verarbeitet werden können.

5. Ausblick

Die elektronische Rechnung ist nur eine vorbereitende Maßnahme für ein später geplantes Echtzeit-Reporting. Das bedeutet, dass die elektronischen Rechnungen zeitnah (innerhalb weniger Tage) auf die Plattform übertragen werden, so dass die Steuerbehörden prüfen können, ob die erklärten Vorsteuerbeträge ordnungsgemäß erklärt und abgeführt wurden. Anders als auf EU-Ebene ist nicht bekannt, wann dies in Deutschland eingeführt werden wird.

Mit der Einführung von E-Invoicing und dem geplanten Meldesystem liegt Deutschland auf einer Linie mit entsprechenden Plänen auf EU-Ebene. Hier wird die elektronische Rechnung jedoch für die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen eingeführt. Die neuen Regeln werden Mitte 2030 in Kraft treten.

Wortlaut der deutschen Gesetzgebung