B2B E-Invoicing in Deutschland: Was ändert sich im Jahr 2025?

Im letzten Quartal des vergangenen Jahres hat die Bundesregierung die endgültigen Richtlinien für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich veröffentlicht und einen Entwurf eines Schreibens mit einigen notwendigen Klarstellungen und Änderungen herausgegeben.

Nach der Veröffentlichung dieser Dokumente und der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich am 1. Januar 2025 hat das Finanzministerium am 25. Juni 2025 einen zweiten Entwurf eines Schreibens zur Änderung des Umsatzsteuer-Durchführungserlasses (UStAE) veröffentlicht, der zusätzliche Hinweise zu den Regeln und Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung enthält.

Die wichtigsten Klarstellungen des Finanzministeriums

Elektronische Rechnungen müssen streng definierten Regeln für die Formatierung und den Inhalt folgen, um als konform zu gelten. Andernfalls werden sie als nicht konforme Dokumente oder einfach als "andere Rechnung" eingestuft, was sich auf ihre rechtliche und steuerliche Gültigkeit auswirken kann. Darüber hinaus führen inhaltliche Fehler, wie das Fehlen von Pflichtangaben, dazu, dass die elektronische Rechnung ungültig wird, selbst wenn die fehlenden Angaben in den beigefügten Dokumenten zu finden sind.

Wenn die vorherige elektronische Rechnung korrekt ist, muss die neue Rechnung dasselbe Format aufweisen. Das Finanzministerium empfahl den Steuerpflichtigen die Verwendung von Validierungsinstrumenten, die die Konformität mit der Europäischen Norm (EN) 16931, der Norm für die elektronische Rechnungsstellung in der EU, überprüfen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Das Finanzministerium betonte, dass elektronische Rechnungen für bestimmte Kategorien nicht erforderlich sind, z. B. für Rechnungen mit einem geringen Wert von unter 250 €, für Reisetickets oder für Rechnungen, die von kleinen Unternehmen ausgestellt werden. Aber auch in diesen Fällen können elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen ohne die vorherige Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden. Bei B2C-Transaktionen hingegen müssen die Unternehmen die Zustimmung des Empfängers einholen, bevor sie eine elektronische Rechnung ausstellen.

Was die Aufbewahrung der Unterlagen betrifft, so muss der strukturierte Teil einer elektronischen Rechnung acht Jahre lang im Originalformat aufbewahrt werden. Die Verwendung eines Systems, das die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet, ist obligatorisch. Mögliche Lösungen zur Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Lesbarkeit umfassen die Durchführung interner Kontrollen, die Verwendung elektronischer Signaturen oder die Implementierung von Systemen für den elektronischen Datenaustausch (EDI).

Schlussfolgerung

Der zweite Entwurf des Schreibens ist nun zur öffentlichen Konsultation freigegeben, so dass alle Interessengruppen der Branche die Möglichkeit haben, zu den vorgeschlagenen Änderungen Stellung zu nehmen. Die endgültige Fassung des zweiten Schreibens wird in den letzten Monaten des Jahres 2025 erwartet. Im Falle einer Verabschiedung werden die Vorschriften voraussichtlich rückwirkend ab dem 1. Januar 2025 gelten. Steuerpflichtige, die der elektronischen Rechnungsstellung unterliegen, sollten die vorgeschlagenen Maßnahmen jedoch sorgfältig prüfen und feststellen, ob ihre Systeme alle Anforderungen erfüllen.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Mehrwertsteuerüber