Das rasante Tempo der technologischen Entwicklung hat massgeblich beeinflusst, wie stark Unternehmen auf automatisierte Werkzeuge und Software setzen - und macht die USt.-Compliance einfacher und schneller. In einer Zeit, in der Regierungen weltweit strengere Compliance-Massnahmen einfuehren, ist die Automatisierung fuer Unternehmen zu einem unverzichtbaren Mittel geworden, um Anforderungen zu erfuellen und vorne mitzuspielen.

In diesem Beitrag beleuchten wir den Aufstieg der automatisierten Umsatzsteuererklaerung, ihre Vorteile und Herausforderungen sowie die Frage, wie Unternehmen die Balance zwischen Automatisierung und manuellen Prozessen finden.

Wie automatisierte Umsatzsteuererklaerungen entstanden sind

Der Bedarf an einer automatisierten Moeglichkeit, Umsatzsteuererklaerungen auszufuellen und einzureichen, ergibt sich aus mehreren miteinander verknuepften Aspekten. Da immer mehr Laender digitale Steuersysteme einfuehren - etwa Immediate Supply of Information (Suministro Inmediato de Informacion, SII) in Spanien oder Making Tax Digital (MTD) im Vereinigten Koenigreich -, wurde die automatisierte Umsatzsteuererklaerung fuer Unternehmen zur Notwendigkeit.

Die von den nationalen Regierungen erlassenen Vorschriften verlangen von Unternehmen in der Regel, Umsatzsteuererklaerungen elektronisch einzureichen. Das hat den Bedarf an automatisierten Systemen wachsen lassen, die komplexe Berechnungen bewaeltigen und eine korrekte Meldung der Umsatzsteuer sicherstellen koennen.

Da immer mehr Unternehmen in der digitalen Wirtschaft in mehreren Rechtsordnungen und Maerkten taetig sind, ist die korrekte und fristgerechte Erstellung und Abgabe von Umsatzsteuererklaerungen zu einer der groessten Herausforderungen geworden. Deshalb ist die Automatisierung zu einem wachsenden Trend geworden - nicht nur bei Grosskonzernen, sondern auch bei kleinen und mittleren Unternehmen.

Die automatisierte Umsatzsteuererklaerung ist somit sowohl von den nationalen Regierungen als auch von den Unternehmen gefragt, um die USt.-Compliance zu vereinfachen.

Vorteile automatisierter Umsatzsteuererklaerungen

Vereinfachung und Zeitersparnis sind die ersten Vorteile, die einem bei automatisierten Umsatzsteuererklaerungen in den Sinn kommen. Da die meisten automatisierten Werkzeuge und Programme alle relevanten Formeln enthalten, um die in der Umsatzsteuererklaerung anzugebenden Betraege praezise und effizient zu berechnen, bedeutet dies fuer Unternehmen eine erhebliche Entlastung.

Wer nicht alles manuell berechnen und saemtliche Daten eingeben muss, schaltet die Moeglichkeit menschlicher Fehler bei der Erstellung von Umsatzsteuererklaerungen aus. Fehler in Umsatzsteuererklaerungen koennen letztlich zusaetzlichen Verwaltungsaufwand nach sich ziehen - etwa das Einreichen berichtigter Erklaerungen oder die Aufnahme korrigierter Daten in die naechste Umsatzsteuererklaerung.

Die Automatisierung sichert die Einhaltung der Abgabefristen. Das System kann diese ueberwachen und die zustaendigen Stakeholder benachrichtigen oder warnen, dass Umsatzsteuererklaerungen faellig sind - und so das Risiko kostspieliger Bussgelder weiter senken.

Schliesslich kann die Automatisierung Unternehmen zu besserer Skalierbarkeit verhelfen. Wachsende Unternehmen, die in neue Maerkte expandieren, stehen vor der Herausforderung, die USt.-Compliance in mehreren Rechtsordnungen mit unterschiedlichen Steuersaetzen, Meldepflichten und Fristen zu managen. Ein automatisiertes System fuer Umsatzsteuererklaerungen kann diese Komplexitaet effizienter bewaeltigen und die Einhaltung lokaler Regeln ohne manuelle Eingaben oder Eingriffe sicherstellen.

Herausforderungen und Grenzen der USt.-Automatisierung

Trotz zahlreicher Vorteile ist die Automatisierung von Umsatzsteuererklaerungen nicht ohne Herausforderungen und Grenzen. Die Kosten fuer die Einfuehrung eines automatisierten Systems koennen fuer viele kleine und selbst mittlere Unternehmen die erste Huerde sein.

Auch wenn die langfristigen Vorteile - etwa hoehere Genauigkeit und Zeitersparnis - klar auf der Hand liegen, koennen die anfaenglichen Einrichtungskosten das uebersteigen, was sich manche Unternehmen leisten koennen. Betriebe muessen unter Umstaenden in Software, die Integration mit Buchhaltungssystemen und Beratungsleistungen investieren, um einen reibungslosen Uebergang von der manuellen zur automatisierten Erstellung und Abgabe von Umsatzsteuererklaerungen zu gewaehrleisten. Das kann fuer Unternehmen ein Hindernis sein - insbesondere fuer kleine Betriebe mit begrenzten Ressourcen.

Jeder Technologieeinsatz bringt Herausforderungen mit sich, darunter die Abhaengigkeit von ihr und Fehler, die im Betrieb auftreten koennen. Automatisierte Systeme erfordern regelmaessige Wartung, Updates und Ueberwachung, um eine korrekte Funktion sicherzustellen. Bei der Einfuehrung der digitalen Loesung muessen Unternehmen mit Systemausfaellen und Problemen bei der Datensynchronisation rechnen, die letztlich zu Verzoegerungen oder Ungenauigkeiten bei der Umsatzsteuermeldung fuehren koennen.

In Bezug auf Updates muessen Unternehmen sicherstellen, dass ihr automatisiertes USt.-System an Aenderungen der Umsatzsteuervorschriften anpassbar ist. Die umsatzsteuerlichen Regeln aendern sich staendig, und das System muss Updates nahtlos einbinden koennen, ohne den Tagesbetrieb zu unterbrechen.

Eine weitere Herausforderung kann darin bestehen, Ressourcen bereitzustellen, um Schluesselpersonal im korrekten Umgang mit den automatisierten Werkzeugen und Programmen zu schulen.

Schliesslich sind Datensicherheit und Datenschutz stets die vorrangigen Themen bei der Einfuehrung automatisierter Systeme, auch bei denen fuer Umsatzsteuererklaerungen. Sensible Finanzdaten, die zwischen Steuerpflichtigen, Finanzverwaltungen und Drittanbietern von USt.-Loesungen ausgetauscht werden, sind immer dem Risiko von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen ausgesetzt.

Die richtige Balance bei der USt.-Automatisierung finden

Wie also lassen sich die Vor- und Nachteile eines automatisierten Systems fuer Umsatzsteuererklaerungen ausbalancieren? Auch wenn automatisierte Systeme zu Genauigkeit und Effizienz beitragen, sollten Unternehmen weiterhin ein Team von Fachleuten einsetzen, das den Prozess ueberwacht und etwaige Unstimmigkeiten klaert. Die menschliche Aufsicht stellt sicher, dass das System korrekt funktioniert und dass besondere oder komplexe Transaktionen angemessen behandelt werden.

Ein weiterer Aspekt ist der Umfang der Automatisierung. Waehrend manche Unternehmen von einer vollstaendig automatisierten Loesung profitieren, stellen andere fest, dass ein hybrider Ansatz besser zu ihren Beduerfnissen und Moeglichkeiten passt - etwa die Automatisierung von Routineaufgaben bei gleichzeitiger manueller Bearbeitung komplexerer Vorgaenge.

Fazit

Unternehmen muessen alle Aspekte ihrer Ablaeufe bewerten und ermitteln, welche Loesung sich am besten fuer die Automatisierung der Abgabe und Einreichung von Umsatzsteuererklaerungen eignet. Ausserdem sollten sie die Funktionen von Software- oder Cloud-Loesungen beruecksichtigen - insbesondere hinsichtlich Flexibilitaet, Integration in bestehende Buchhaltungsplattformen und der Faehigkeit, Anforderungen in verschiedenen Rechtsordnungen zu erfuellen, sprich: mit dem Unternehmen mitzuwachsen.

Letztlich sollten Unternehmen die Automatisierung ihrer Prozesse fuer Umsatzsteuererklaerungen in Betracht ziehen. Das gilt umso mehr, als sich die globale Steuerlandschaft rasant wandelt und es eine erhebliche Herausforderung ist, diese Veraenderungen zu beobachten und sich ihnen anzupassen. Unternehmen, die in Automatisierungsloesungen investieren, sind besser aufgestellt, um sich an neue Vorschriften anzupassen und die USt.-Compliance aufrechtzuerhalten.

Quelle: Suministro Inmediato de Información (SII), Overview of Making Tax Digital, PwC - Automating VAT returns, PwC - Automated VAT Solution, Deloitte