Das Tempo der technologischen Entwicklung hat die Einführung automatisierter Tools und Software durch Unternehmen erheblich beeinflusst und macht die USt.-Compliance einfacher und schneller. In einer Zeit, in der Regierungen weltweit strengere USt.-Compliance-Maßnahmen umgesetzt haben, ist die Automatisierung zu einem unverzichtbaren Mittel für Unternehmen geworden, um Anforderungen zu erfüllen und einen Schritt voraus zu sein.

In diesem Artikel beleuchten wir den Aufstieg der automatisierten USt.-Erklärung, ihre Vorteile und Herausforderungen sowie die Frage, wie Unternehmen die Balance zwischen Automatisierung und manuellen Prozessen finden können.

Das Aufkommen der automatisierten USt.-Erklärung

Der Bedarf an einer automatisierten Methode zum Ausfüllen und Einreichen von USt.-Erklärungen zeigt sich anhand mehrerer miteinander verknüpfter Aspekte. Mit der Einführung digitaler Steuersysteme durch die Länder – etwa dem Immediate Supply of Information (Suministro Inmediato de Información, SII) in Spanien oder Making Tax Digital (MTD) im Vereinigten Königreich – wurde die automatisierte USt.-Erklärung für Unternehmen zur Notwendigkeit.

Von den nationalen Regierungen umgesetzte Vorschriften verlangen von Unternehmen in der Regel, USt.-Erklärungen elektronisch einzureichen, was zu einem wachsenden Bedarf an automatisierten Systemen geführt hat, die komplexe Berechnungen bewältigen und eine korrekte USt.-Meldung sicherstellen können.

Da immer mehr Unternehmen in der digitalen Wirtschaft in mehreren Rechtsordnungen und Märkten tätig sind, ist die korrekte und fristgerechte Erstellung und Einreichung von USt.-Erklärungen zu einer der größten Herausforderungen geworden. Deshalb hat sich die Automatisierung zu einem wachsenden Trend entwickelt – nicht nur bei großen Konzernen, sondern auch bei kleinen und mittleren Unternehmen.

Daher ist die automatisierte USt.-Erklärung sowohl für die nationalen Regierungen als auch für die Unternehmen erforderlich, um die USt.-Compliance zu vereinfachen.

Vorteile der automatisierten USt.-Erklärung

Vereinfachung und Zeitersparnis sind die ersten Vorteile, die einem beim Gedanken an die automatisierte USt.-Erklärung in den Sinn kommen. Da die meisten automatisierten Tools und Softwarelösungen alle relevanten Formeln enthalten, um die in USt.-Erklärungen anzugebenden USt.-Beträge genau und effizient zu berechnen, stellt dies für Unternehmen eine erhebliche Entlastung dar.

Nicht alles manuell berechnen und sämtliche Daten eingeben zu müssen, schließt die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Erstellung von USt.-Erklärungen aus. Letztlich können Fehler in USt.-Erklärungen zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen, etwa dem Einreichen berichtigter Erklärungen oder der Aufnahme korrigierter Daten in die nächste USt.-Erklärung.

Die Automatisierung stellt die Einhaltung von Einreichungsfristen sicher. Das System kann sie überwachen und die wichtigsten Beteiligten benachrichtigen oder warnen, dass USt.-Erklärungen fällig sind, und verringert so weiter das Risiko kostspieliger Geldbußen.

Schließlich kann die Automatisierung Unternehmen zu einer besseren Skalierbarkeit verhelfen. Wachsende Unternehmen, die in neue Märkte expandieren, stehen vor der Herausforderung, die USt.-Compliance in mehreren Rechtsordnungen mit unterschiedlichen anwendbaren USt.-Sätzen, Einreichungsanforderungen und Fristen zu bewältigen. Ein automatisiertes USt.-Erklärungssystem kann diese Komplexität effizienter handhaben und die Einhaltung lokaler Regeln ohne manuelle Eingaben oder Eingriffe sicherstellen.

Herausforderungen und Grenzen der automatisierten USt.-Erklärung

Trotz vieler Vorteile bleibt die automatisierte USt.-Erklärung nicht ohne Herausforderungen und Grenzen. Die Kosten der Einführung eines automatisierten USt.-Erklärungssystems können für viele kleine und selbst mittelgroße Unternehmen die erste Hürde sein.

Auch wenn die langfristigen Vorteile wie verbesserte Genauigkeit und Zeitersparnis klar sind, können die anfänglichen Einrichtungskosten das übersteigen, was sich manche Unternehmen leisten können. Unternehmen müssen möglicherweise in Software, die Integration in Buchhaltungssysteme und Beratungsleistungen investieren, um einen reibungslosen Übergang von manuellen zu automatisierten Systemen für die Erstellung und Einreichung von USt.-Erklärungen sicherzustellen. Dies kann für Unternehmen, insbesondere kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen, ein Hindernis darstellen.

Jeder Einsatz von Technologie bringt Herausforderungen mit sich, darunter die Abhängigkeit von ihr und Fehler, die im laufenden Betrieb auftreten können. Automatisierte Systeme erfordern regelmäßige Wartung, Updates und Überwachung, um eine einwandfreie Funktion sicherzustellen. Bei der Einführung der computergestützten Lösung müssen Unternehmen Systemausfälle und Probleme berücksichtigen, die während der Datensynchronisation auftreten können und letztlich zu Verzögerungen oder Ungenauigkeiten in der USt.-Meldung führen.

In Bezug auf Updates müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihr automatisiertes USt.-System an Änderungen der USt.-Vorschriften anpassbar ist. USt.-Regeln und -Vorschriften ändern sich ständig, und das System muss in der Lage sein, Updates nahtlos zu integrieren, ohne den täglichen Betrieb zu unterbrechen.

Eine weitere Herausforderung kann die Bereitstellung von Ressourcen sein, um die wichtigsten Mitarbeitenden in der korrekten Nutzung der automatisierten Tools und Software zu schulen.

Schließlich sind Datensicherheit und Datenschutz stets die vorrangigen Themen bei der Einführung automatisierter Systeme, auch derjenigen für USt.-Erklärungen. Sensible Finanzdaten, die zwischen Steuerpflichtigen, Finanzbehörden und Drittanbietern von USt.-Lösungen ausgetauscht werden, sind stets dem Risiko von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen ausgesetzt.

Die richtige Balance bei der USt.-Automatisierung finden

Wie also lassen sich die Vor- und Nachteile eines automatisierten USt.-Erklärungssystems ausbalancieren? Automatisierte Systeme können zwar zu Genauigkeit und Effizienz beitragen, dennoch sollten Unternehmen erwägen, ein Team von Fachleuten mit der Überwachung des Prozesses und der Klärung etwaiger Abweichungen zu betrauen. Die menschliche Aufsicht stellt sicher, dass das System korrekt funktioniert und dass besondere oder komplexe Umsätze angemessen behandelt werden.

Ein weiterer zu bedenkender Punkt ist der Umfang der Automatisierung. Während manche Unternehmen von einer vollständig automatisierten Lösung profitieren, stellen andere möglicherweise fest, dass ein hybrider Ansatz besser zu ihren Bedürfnissen und Möglichkeiten passt, etwa die Automatisierung von Routineaufgaben bei gleichzeitiger manueller Bearbeitung komplexerer Aufgaben.

Fazit

Unternehmen müssen alle Aspekte ihrer Abläufe bewerten und feststellen, welche Lösung sich am besten für die Automatisierung der Erstellung und Einreichung von USt.-Erklärungen eignet. Zudem sollten sie die von Software- oder cloudbasierten Lösungen gebotenen Funktionen berücksichtigen, insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Integration in bestehende Buchhaltungsplattformen und die Fähigkeit, Anforderungen in verschiedenen Rechtsordnungen zu erfüllen – das heißt die Fähigkeit, mit dem Unternehmen mitzuwachsen.

Letztlich sollten Unternehmen die Automatisierung ihrer USt.-Erklärungsprozesse in Betracht ziehen. Das gilt besonders, da sich die globale Steuerlandschaft rasant wandelt und die Überwachung und Anpassung an diese Veränderungen eine erhebliche Herausforderung darstellt. Unternehmen, die in Automatisierungslösungen investieren, sind besser aufgestellt, um sich an neue Vorschriften anzupassen und die USt.-Compliance aufrechtzuerhalten.

Quelle: Suministro Inmediato de Información (SII), Overview of Making Tax Digital, PwC - Automating VAT returns, PwC - Automated VAT Solution, Deloitte