Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) geändert, um die Regeln zur E-Rechnung zu konkretisieren und einzelne Begriffe zu definieren. Diese technischen und formalen Klarstellungen geben Unternehmen klare Leitlinien, um die neuen Anforderungen umzusetzen und einzuhalten.
Wesentliche Regelungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses
Anzahlungs-, Vorauszahlungs- und Teilzahlungsrechnungen sind nur dann als E-Rechnung auszustellen, wenn der Aussteller der E-Rechnungs-Pflicht unterliegt. Dies gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027 bzw. ab dem 1. Januar 2028 für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 800.000 EUR nicht überstiegen hat. Die Pflicht besteht auch dann, wenn die zugehörige Leistung und Zahlung erst nach dem maßgeblichen Stichtag erfolgen.
Bei Endrechnungen haben Unternehmen mehr Spielraum, bereits abgerechnete Teilzahlungen auszuweisen. Sie können den bereits gezahlten Gesamtbetrag im Feld BT-113 angeben und die zuvor in Rechnung gestellten Netto- und Umsatzsteuerbeträge im Feld BT-22 ausweisen. Alternativ können sie eine Anlage beifügen, aus der die abgezogenen Netto- und USt.-Beträge hervorgehen, sofern die strukturierten Rechnungsdaten ausdrücklich auf diese Anlage verweisen. Beide Methoden bleiben bis zum 30. Juni 2030 zulässig und verlängern damit die bisherige Übergangsfrist vom 31. Dezember 2027.
Bei Leistungen, die der deutschen Umsatzsteuer unterliegen, ist eine E-Rechnung grundsätzlich erforderlich, wenn der Empfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Kunde in Deutschland ansässig sind. Nach Auffassung des BMF dürfen sich Lieferer zur Beurteilung des Unternehmerstatus auf die Angaben des Kunden verlassen, sofern sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns walten lassen und keine gegenteiligen Anhaltspunkte haben.
Eine USt-IdNr. kann als Nachweis des Unternehmerstatus dienen. Lieferer verstoßen nicht gegen die Vorschriften, wenn sie bei vernünftiger Betrachtung nicht erkennen konnten, dass die Leistung an ein Unternehmen für dessen unternehmerische Zwecke erbracht wurde. Für Unternehmen mit gemischtem Kundenkreis und laufenden Geschäftsbeziehungen stellte das BMF klar, dass eine einmalige Prüfung des Unternehmerstatus zu Vertragsbeginn oder bei einer Vertragsänderung ausreicht. Eine laufende Überwachung dieses Status ist nicht erforderlich.
Bei schriftlichen Vereinbarungen über Entgeltminderungen müssen Unternehmen keine umfangreichen Angaben in die E-Rechnung aufnehmen. Ein allgemeiner Hinweis auf die Vereinbarung genügt, sofern die unterstützenden Unterlagen kurzfristig vorgelegt werden können und leicht überprüfbar sind. Wird die Vereinbarung später geändert, muss die ursprüngliche Rechnung nicht berichtigt werden.
Für Bruttorechnungen, etwa Rechnungen für Bücher mit Preisbindung, bieten die E-Rechnungs-Formate XRechnung und ZUGFeRD derzeit noch keine geeignete Lösung. Als Übergangsmaßnahme dürfen Unternehmen bis zum 31. Dezember 2027 die Summen je Umsatzsteuersatz im strukturierten Teil der E-Rechnung ausweisen, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden.
Wichtige Erkenntnisse
Die aktualisierten Vorgaben bringen Klarheit und eine wertvolle Übergangserleichterung, sodass Unternehmen ihre Systeme schrittweise anpassen können. In Deutschland tätige Unternehmen sollten sich dennoch bereits jetzt auf die anstehenden Pflichtstichtage vorbereiten und sicherstellen, dass ihre Datenstrukturen und Prüfprozesse zum Unternehmerstatus den neuen E-Rechnungs-Standards entsprechen.
