Die Umsatzsteuerregistrierung in den Vereinigten Arabischen Emiraten (VAE) wirkt auf den ersten Blick komplex – wer die wichtigsten Schwellenwerte, Voraussetzungen und Schritte kennt, kommt jedoch deutlich leichter voran. Ob lokales Unternehmen, E-Commerce-Plattform oder internationaler Konzern: Zu wissen, wann und wie das EmaraTax-Portal zu nutzen ist, ist für eine reibungslose Compliance entscheidend.

Überblick über das Umsatzsteuersystem der VAE

Bevor wir das Umsatzsteuersystem der VAE erläutern, lohnt sich ein Blick auf den regionalen Kontext. Die Einführung der Umsatzsteuer in der Golfregion begann im Dezember 2015, als der Oberste Rat des Golf-Kooperationsrats (GCC) die Schaffung eines gemeinsamen Umsatzsteuerrahmens beschloss. Dieser Beschluss führte im Mai 2017 zur Annahme des GCC-Mehrwertsteuer-Rahmenabkommens, das von Bahrain, Kuwait, Oman, Katar, Saudi-Arabien und den VAE unterzeichnet wurde.

Das Abkommen schuf eine gemeinsame Grundlage für die Umsatzsteuer in den sechs Ländern. Zu den zentralen Regelungen zählten ein Regelsteuersatz von 5 %, einheitliche Regeln für nullbesteuerte und steuerbefreite Umsätze, Vorgaben für die Besteuerung des Handels innerhalb des GCC sowie das Reverse-Charge-Verfahren für grenzüberschreitende Dienstleistungen. Außerdem musste jeder Mitgliedstaat eine eigene nationale Umsatzsteuergesetzgebung im Einklang mit dem vereinbarten Rahmen erlassen.

Ursprünglich sollte die Umsatzsteuer in allen sechs Ländern gleichzeitig im Januar 2018 eingeführt werden, um ein harmonisiertes regionales Steuersystem zu schaffen. Die VAE führten sie gemeinsam mit Saudi-Arabien als eines der ersten GCC-Länder ein, und zwar zum 1. Januar 2018. Verwaltet wird das System von der Bundessteuerbehörde (Federal Tax Authority, FTA), die 2016 zur Überwachung von Steuerverwaltung und Compliance gegründet wurde.

Umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen berechnen grundsätzlich Umsatzsteuer auf ihre steuerpflichtigen Umsätze und können die auf Einkäufe und Ausgaben für steuerpflichtige Umsätze entfallende Vorsteuer unter den geltenden Voraussetzungen abziehen. Unternehmen fungieren damit als Mittler, die die Umsatzsteuer von ihren Kunden einziehen und an die FTA abführen.

Das System unterscheidet zwischen regelbesteuerten, nullbesteuerten und steuerbefreiten Umsätzen. Regelbesteuerte Umsätze unterliegen grundsätzlich 5 % Umsatzsteuer, während qualifizierte nullbesteuerte Umsätze mit 0 % besteuert werden. Steuerbefreite Umsätze tragen keine Umsatzsteuer, und der Vorsteuerabzug im Zusammenhang mit steuerbefreiten Tätigkeiten ist in der Regel eingeschränkt.

Wann muss sich ein Unternehmen für die Umsatzsteuer registrieren?

Nach dem Umsatzsteuerrecht der VAE hängen die Registrierungspflichten davon ab, ob ein Unternehmen in den VAE ansässig ist oder als gebietsfremdes Unternehmen auftritt.

Pflicht (in den VAE ansässiges Unternehmen)

Steuerpflichtige Umsätze und Einfuhren haben in den letzten 12 Monaten AED 375.000 überschritten oder werden dies voraussichtlich innerhalb der nächsten 30 Tage tun

Freiwillig (in den VAE ansässiges Unternehmen)

Steuerpflichtige Umsätze, Einfuhren oder steuerpflichtige Ausgaben haben in den letzten 12 Monaten AED 187.500 überschritten oder werden dies voraussichtlich innerhalb der nächsten 30 Tage tun

Gebietsfremde Unternehmen

Eine Registrierung ist unabhängig vom Umsatz erforderlich, wenn steuerpflichtige Umsätze in den VAE erbracht werden, es sei denn, eine andere Partei in den VAE ist für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich

Natürliche und juristische Personen

Das Umsatzsteuersystem der VAE unterscheidet außerdem zwischen natürlichen und juristischen Personen. Eine natürliche Person ist eine Einzelperson, die in eigenem Namen unternehmerisch tätig ist, etwa der Inhaber eines Einzelunternehmens. Eine juristische Person ist eine eigenständige Rechtsperson, etwa eine Gesellschaft, mit einer von ihren Eigentümern getrennten Rechtsidentität.

Diese Unterscheidungen sind für die Bestimmung der Registrierungspflichten wichtig. Mehrere Einzelunternehmen derselben natürlichen Person erfordern keine getrennten Umsatzsteuerregistrierungen. Sie müssen sich vielmehr unter einer einzigen Steuerregistrierungsnummer (Tax Registration Number, TRN) registrieren, wobei ihre zusammengefassten Geschäftstätigkeiten bei der Berechnung des Schwellenwerts berücksichtigt werden.

Ebenso benötigen Unternehmen mit mehreren Niederlassungen in der Regel nur eine einzige Umsatzsteuerregistrierung. Alle Niederlassungen müssen unter der TRN der Muttergesellschaft erfasst werden, und für ihre zusammengefassten Tätigkeiten ist eine einzige Umsatzsteuererklärung einzureichen.

Designated Zones (ausgewiesene Zonen)

Unternehmen, die in den Designated Zones der VAE tätig sind und mit Waren handeln, sind nicht automatisch von der Umsatzsteuerregistrierung befreit. Ihre Registrierungspflichten hängen von der Art ihrer Tätigkeiten und Umsätze ab sowie davon, ob sie die geltenden Pflicht- oder freiwilligen Registrierungsschwellen erreichen. Im Registrierungsverfahren kann die FTA zusätzliche Angaben verlangen, darunter Beschreibungen der Geschäftsabläufe und Nachweise zur Warenbewegung, zur Lieferkette und zur Art der Geschäftstätigkeit.

Für die Umsatzsteuerregistrierung in den VAE erforderliche Unterlagen

Bei der Beantragung der Umsatzsteuerregistrierung in den VAE müssen Antragsteller die erforderlichen Angaben machen und je nach Rechtsform – also je nachdem, ob es sich um eine natürliche oder eine juristische Person handelt – entsprechende Nachweise einreichen. Die genauen Anforderungen an die Unterlagen können je nach Art des Rechtsträgers und der Art des Registrierungsantrags variieren.

In der Regel müssen Antragsteller ihre Gründungsurkunde, ihren Gesellschaftsvertrag (Memorandum of Association) oder gegebenenfalls ihren Partnerschaftsvertrag zusammen mit einer Handelsregisterbescheinigung oder einem anderen offiziellen Dokument der zuständigen Lizenzbehörde vorlegen. Außerdem ist eine gültige Gewerbelizenz einzureichen, einschließlich der Lizenzen für etwaige Niederlassungen.

Die FTA kann zudem Kopien der Emirates ID und der Reisepässe der Geschäftsinhaber und zeichnungsberechtigten Personen verlangen. Ist die zeichnungsberechtigte Person nicht im Gesellschaftsvertrag benannt oder werden weitere Personen als Zeichnungsberechtigte bestellt, ist eine Vollmacht vorzulegen.

Antragsteller müssen eine offizielle, von der zeichnungsberechtigten Person unterzeichnete und gestempelte Erklärung einreichen. Darin sind die gesamten steuerpflichtigen Umsätze und die monatlichen Verkäufe vom Zeitpunkt der Unternehmensgründung bis zum Antragsdatum anzugeben. Diese Angaben sollten durch einschlägige Geschäftsunterlagen belegt werden, etwa Rechnungen, lokale Bestellungen, Verträge, Eigentumsurkunden, Fertigstellungsbescheinigungen und Mietverträge, je nach den Umständen des Antrags.

Der Ablauf der Umsatzsteuerregistrierung über EmaraTax

Die Umsatzsteuerregistrierung in den VAE erfolgt elektronisch über EmaraTax, die Online-Plattform der FTA. Das Antragsverfahren besteht aus mehreren Schritten. Zunächst muss der Antragsteller über die FTA-Website ein Konto anlegen und aktivieren. Nach der Anmeldung ruft der Antragsteller das Dashboard auf und erstellt ein neues Profil als steuerpflichtige Person (Taxable Person Profile) mit den relevanten Unternehmensangaben.

Anschließend wählt der Antragsteller die Option zur Ansicht des Taxable Person Account und wählt unter dem Abschnitt „Value Added Tax“ die Registrierungsoption. Die Plattform führt den Antragsteller dann durch den Registrierungsantrag.

Der Antrag erfordert Angaben zum Unternehmen, darunter Rechtsform, Geschäftstätigkeiten, Kontaktdaten, Finanzinformationen und erwartete steuerpflichtige Umsätze. Antragsteller müssen zudem die entsprechenden Nachweise einreichen und Fragen zu ihrer Umsatzsteuerpflicht und ihrer Registrierungsberechtigung beantworten.

Nach dem Ausfüllen aller Abschnitte sollte der Antragsteller die Angaben prüfen, ihre Richtigkeit bestätigen und den Antrag bei der FTA einreichen. Nach den Serviceangaben der FTA dauert die Einreichung des Antrags etwa 45 Minuten, während die geschätzte Bearbeitungszeit für einen ordnungsgemäß eingereichten Antrag 20 Werktage beträgt. Der Registrierungsservice ist kostenlos.

Nach der Umsatzsteuerregistrierung: die Pflichten verstehen

Der Erhalt einer TRN ist erst der Anfang der umsatzsteuerlichen Pflichten eines Unternehmens. Nach der Registrierung muss ein Unternehmen Umsatzsteuer auf seine steuerpflichtigen Umsätze zum geltenden Satz berechnen, steuerkonforme Rechnungen ausstellen, ordnungsgemäße Buchführungsunterlagen führen und Umsatzsteuererklärungen bei der FTA einreichen.

Umsatzsteuererklärungen sind grundsätzlich innerhalb von 28 Tagen nach Ende des jeweiligen Steuerzeitraums elektronisch über EmaraTax einzureichen. Der übliche Steuerzeitraum ist vierteljährlich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter AED 150 Millionen und monatlich für Unternehmen mit einem Umsatz von AED 150 Millionen oder mehr, wobei die FTA abweichende Steuerzeiträume festlegen kann.

Zur Ermittlung der Netto-Umsatzsteuerschuld wird die von den Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer (Ausgangsumsatzsteuer) mit der abziehbaren Vorsteuer auf berechtigte Einkäufe verglichen. Eine etwaige Umsatzsteuerschuld ist bis zum Fälligkeitstermin zu begleichen. Genaue Aufzeichnungen stützen die Erklärungen, belegen die Berechtigung zum Vorsteuerabzug und helfen bei Prüfungen oder Auskunftsersuchen der FTA.

Schlussbemerkungen

Die Umsatzsteuer-Compliance in den VAE hängt vom Verständnis der Unternehmensstruktur, der Registrierungsschwellen und der Pflichten nach der Registrierung ab. Detaillierte Finanzunterlagen, die fristgerechte Einreichung über EmaraTax und die regelmäßige Prüfung der aktuellen FTA-Leitlinien sind entscheidend, da sich Schwellenwerte, Bearbeitungszeiten und Verfahren ändern können. So bleiben in- und ausländische Unternehmen gleichermaßen compliant und vermeiden Strafen.