Behebung der häufigsten Gründe für Fehler bei der Validierung von Mehrwertsteuernummern

Wussten Sie, dass jedes Jahr über 15 % der Überprüfungen von Mehrwertsteuernummern aufgrund von einfachen Fehlern oder übersehenen Details fehlschlagen? Eine aktuelle Studie zeigt, wie groß dieses Problem für Unternehmen und Online-Shopper in der EU ist. Ein kleiner Fehler kann zu einer fehlgeschlagenen Transaktion, einer verspäteten Lieferung oder sogar zu Kopfschmerzen bei den Steuerbehörden führen. Wenn Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht gültig ist, müssen Sie möglicherweise mit Umsatzeinbußen, Handelsunterbrechungen oder Strafen seitens der Steuerbehörden rechnen - und das alles wegen eines Fehlers, den Sie nicht einmal bemerkt haben.

Dieses Thema ist wichtig, denn wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die Prüfung besteht, geht es nicht nur darum, ein Kästchen anzukreuzen. Sie sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft, hilft Ihnen beim grenzüberschreitenden Handel und bewahrt Sie vor Ärger mit dem Gesetz. Ganz gleich, ob Sie einen Online-Shop betreiben, Waren für Ihr Unternehmen kaufen oder einfach nur versuchen, die Kaufabwicklung zu beschleunigen - eine nicht bestandene Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann Sie aufhalten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die häufigsten Gründe für eine fehlgeschlagene Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkennen und beheben können, wie Sie Fehler schnell beheben können, wie Sie bestätigen können, dass Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriert und aktiv ist, wie Sie Formatierungsfehler vermeiden können und was zu tun ist, wenn technische Probleme auftauchen. Mit den Schritt-für-Schritt-Tipps von vatabout.com werden Sie in der Lage sein, Fehler zu vermeiden und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes Mal akzeptieren zu lassen.

Die wichtigsten Punkte: Behebung der häufigsten Gründe für die fehlgeschlagene Validierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf ihre Richtigkeit

Beginnen Sie damit, jede Ziffer und jeden Buchstaben Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu bestätigen. Wir sehen oft, dass Kunden ein einziges falsches Zeichen eingeben oder den Ländercode vergessen, was zu einem sofortigen Validierungsfehler führt. Genauigkeit ist hier das A und O - ein einziger Tippfehler kann dazu führen, dass Ihre Transaktion nicht durchgeführt werden kann. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem richtigen Ländercode beginnt (z. B. DE, FR, IT) und dass sie genau mit dem übereinstimmt, was auf Ihren offiziellen Dokumenten steht.

• Speichern Sie Ihre korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in einer Textdatei, um schnell darauf zugreifen zu können - so vermeiden Sie wiederholte Tippfehler.

• Achten Sie auf versteckte Leerzeichen oder Sonderzeichen.

• Eine schnelle Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf VATabout zeigt Ihnen sofort an, ob die Eingabe den grundlegenden Anforderungen entspricht.

Schritt #2: Bestätigen Sie die Registrierung und den Status Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer offiziell bei Ihrem nationalen Finanzamt registriert ist. Manche Unternehmen stellen fest, dass ihre Nummer zwar lokal gültig ist, aber nicht für grenzüberschreitende Umsätze. Wenn Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nur innerhalb Ihres Landes gültig ist, können internationale Käufe und Verkäufe fehlschlagen. Vor kurzem haben wir einem Einzelhändler geholfen, dem ein großer EU-Auftrag entgangen ist, weil seine Nummer nicht für die Verwendung innerhalb der EU registriert war.

• Wenden Sie sich an Ihre örtliche Steuerbehörde, wenn Sie sich unsicher sind.

• Registrieren Sie sich oder aktualisieren Sie Ihre Daten, wenn Sie planen, außerhalb Ihres Landes Handel zu treiben.

Wie von ScrapingBee erklärt,

"Nicht alle Mehrwertsteuernummern sind für grenzüberschreitende Transaktionen geeignet, selbst wenn sie für inländische Geschäfte funktionieren.

(Warum Mehrwertsteuernummern bei der Validierung scheitern).

Schritt #3: Überprüfen Sie die Aktivität und das Auslaufen Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Prüfen Sie, ob Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer noch aktiv ist. Inaktive oder abgelaufene Nummern sind eine häufige Ursache für fehlgeschlagene Validierungen. Wenn Sie vermuten, dass Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausgesetzt oder aus dem Register gestrichen wurde, wenden Sie sich an Ihr Finanzamt, um dies zu klären.

Eine inaktive Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann nicht für Käufe oder Verkäufe verwendet werden, die eine Validierung erfordern. Die Reaktivierung kann das Einreichen von Formularen oder die Aktualisierung von Unternehmensdaten erfordern, aber es lohnt sich, dies zu tun, bevor Ihre Verkäufe unterbrochen werden.

Schritt #4: Adressformatierung und Eingabefehler

Mehrwertsteuernummern werden anhand sehr spezifischer Formate pro Land validiert. Jedes Land hat sein eigenes Muster: Manche enthalten Buchstaben, manche nur Zahlen, und die Gesamtzahl der Ziffern kann variieren. Eine fehlerhafte Formatierung ist ein häufiger Grund für eine fehlgeschlagene Überprüfung, und selbst kleine Abweichungen führen zur Ablehnung.

Hier ist eine kurze Vergleichstabelle:

• Verwenden Sie niemals Leerzeichen, Bindestriche oder Interpunktion.

• Geben Sie immer die Landesvorwahl an.

• Im Zweifelsfall können Sie diese offizielle Liste der Formate zu Rate ziehen.

Schritt Nr. 5: Beheben Sie technische Probleme oder Probleme bei der Validierung durch Dritte

Manchmal liegt das Problem gar nicht bei Ihrer MwSt-Nummer, sondern bei dem System, das sie überprüft. Offizielle Portale wie das VIES (VAT Information Exchange System) können verlangsamt werden, ausfallen oder überlastet sein. Wenn die Überprüfung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fehlschlägt, versuchen Sie es nach ein paar Minuten erneut oder löschen Sie den Cache Ihres Browsers.

• Versuchen Sie es mit einem anderen Browser oder Gerät.

• Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, prüfen Sie die MIAS-Statusseite oder verwenden Sie einen anderen Validierungsdienst.

Yoast rät: "Manchmal können Ausfallzeiten von Validierungsdiensten zu Problemen führen, selbst wenn Ihre Mehrwertsteuernummer korrekt ist. Geraten Sie nicht in Panik - versuchen Sie es einfach etwas später erneut. Häufige Ursachen für die Ablehnung von Mehrwertsteuernummern

Mit diesen Schritten lassen sich fast alle häufigen Probleme bei der Validierung von Mehrwertsteuernummern lösen, die wir bei VATabout sehen. Manchmal ist die Lösung so einfach wie die Korrektur eines kleinen Tippfehlers. In anderen Fällen müssen Sie sich mit Ihrem Finanzamt in Verbindung setzen. Unserer Erfahrung nach sind die meisten Fehler bei der Überprüfung von Mehrwertsteuernummern auf überraschend einfache und vermeidbare Fehler zurückzuführen. Prüfen Sie doppelt, formatieren Sie sorgfältig und versuchen Sie es immer wieder, wenn Sie eine Störung im System bemerken. Ihre nächste Transaktion könnte davon abhängen.

Bewährte Praktiken für eine reibungslose Überprüfung und Validierung von Mehrwertsteuernummern

Wenn Sie der Überprüfung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besondere Aufmerksamkeit schenken, sparen Sie Zeit, halten Transaktionen am Laufen und schützen Ihr Unternehmen vor kostspieligen Fehlern. Wenn Sie sich an bewährte Verfahren halten, können Sie häufige Fehler vermeiden und die Zahl der abgelehnten Verkäufe oder Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften verringern. Bei VATabout sehen wir aus erster Hand, wie einfache Gewohnheiten Ihnen problemlose Validierungen und weniger Kopfschmerzen bescheren können.

Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer immer genau so ein, wie sie vergeben wurde

Achten Sie bei der Überprüfung der Umsatzsteuernummer auf jedes Detail. Das bedeutet, dass Sie die Nummer genau so abschreiben, wie sie in Ihren offiziellen Steuerunterlagen angegeben ist, einschließlich des Ländercodes ganz am Anfang. Schon eine einzige falsche Ziffer oder ein falscher Buchstabe kann dazu führen, dass Ihre Nummer nicht gültig ist. Wir haben schon erlebt, dass Kunden Aufträge verpasst haben, weil sie eine Neun mit einer Vier verwechselt oder das "DE" für Deutschland weggelassen haben. Nehmen Sie sich vor dem Absenden einen zusätzlichen Moment Zeit, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt.

Nutzen Sie das offizielle MIAS-Tool der Europäischen Kommission für Echtzeit-Überprüfungen

Überprüfen Sie die Gültigkeit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem offiziellen MIAS-Tool. Diese Plattform stellt eine direkte Verbindung zu Steuerdatenbanken in der gesamten EU her und meldet, ob Ihre Nummer registriert und aktiv ist. Wir raten unseren Kunden immer, bei jedem grenzüberschreitenden Verkauf die MIAS-Website zu nutzen. Wenn Ihre Nummer dort als gültig angezeigt wird, können Sie sicher sein, dass Sie für den Handel bereit sind. Wenn nicht, ist es an der Zeit, genauer nachzuforschen. Weitere Informationen zur Lösung von Validierungsproblemen finden Sie im Yoast-Leitfaden zu den Gründen für die Ablehnung von Mehrwertsteuernummern.

Halten Sie sich über Mitteilungen Ihrer nationalen Steuerbehörde auf dem Laufenden

Achten Sie auf offizielle Mitteilungen über Ihren Status bei der Umsatzsteuerregistrierung. Die Finanzämter aktualisieren manchmal Datensätze oder ändern Registrierungsregeln, was sich auf Ihre Fähigkeit auswirken kann, eine Überprüfung der Mehrwertsteuernummer zu bestehen. Wir empfehlen, alle E-Mails oder Briefe, die Sie von Ihrem Finanzamt erhalten, zu überprüfen - manchmal führt eine verpasste Aktualisierung zu einer fehlgeschlagenen Überprüfung. Überprüfen Sie Ihre Registrierung nach Änderungen in Ihrem Unternehmen, z. B. nach einer neuen Adresse oder der Umstellung auf grenzüberschreitende Verkäufe.

Prüfen Sie vor der Einreichung doppelt auf Formatierungsfehler

Die Korrektur von Formatierungsfehlern macht einen großen Unterschied. Mehrwertsteuernummern müssen bestimmten Regeln entsprechen, beispielsweise der Anzahl der Zeichen oder der Verwendung bestimmter Buchstabenkombinationen. Geben Sie immer die richtige Ländervorwahl an und vermeiden Sie Leerzeichen, Punkte oder andere Symbole. Zum Beispiel ist "DE123456789" in Ordnung, aber "DE 123-456.789" wird nicht akzeptiert. Wenn Sie sich über das Format Ihres Landes nicht sicher sind, sehen Sie in dieser offiziellen Liste der Formate von Autodesk nach. Wir empfehlen Ihnen, eine korrekte Version auf Ihrem Computer zu speichern, damit Sie leicht darauf zugreifen können.

Halten Sie Ihre Mehrwertsteuerregistrierung für den grenzüberschreitenden Handel auf dem neuesten Stand

Wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitende Verkäufe tätigt, sollten Sie überprüfen, ob Ihre Umsatzsteuerregistrierung internationale Transaktionen zulässt. Einige Nummern sind nur für den lokalen Gebrauch gültig und halten einer Überprüfung der Mehrwertsteuernummer in anderen EU-Ländern nicht stand. Wir von VATabout helfen unseren Kunden oft dabei, neue Absatzkanäle zu erschließen, indem wir einfach ihren Mehrwertsteuerstatus bei den Behörden aktualisieren. Wenn Sie eine Expansion planen, überprüfen Sie Ihre Registrierungsunterlagen und aktualisieren Sie sie so bald wie möglich.

Versuchen Sie einen anderen Browser oder ein anderes Gerät, wenn Sie auf eine Mauer stoßen

Technische Probleme können eine Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer blockieren, selbst wenn Ihre Angaben perfekt sind. Manchmal können Browser-Add-ons, veraltete Software oder Cookies zu fehlgeschlagenen Prüfungen führen. Unser Vorschlag: Wechseln Sie zu einem anderen Browser oder verwenden Sie ein anderes Gerät. Löschen Sie Ihren Browser-Cache, bevor Sie es erneut versuchen. In der Vergangenheit haben wir erlebt, dass hartnäckige Fehler behoben werden konnten, indem man einfach den Computer wechselte oder sich von einem Telefon aus anmeldete.

Wenden Sie sich bei ungelösten Problemen direkt an die Steuerbehörde

Im Zweifelsfall wenden Sie sich an das Finanzamt. Wenn eine Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer immer wieder fehlschlägt und keine der oben genannten Lösungen funktioniert, wenden Sie sich an Ihr Finanzamt. Dort kann man Ihnen bestätigen, ob Ihre Nummer aktiv ist, Sie über eventuelle Sperren informieren oder Sie durch den Korrekturprozess leiten. Dieser Schritt kann einen großen Unterschied machen, insbesondere wenn Sie dringende Verkaufsfristen einhalten müssen. Unserer Erfahrung nach sind die Steuerbeamten in der Regel schnell bereit, Unklarheiten zu beseitigen, vor allem, wenn Sie die Situation deutlich erklären.

Kleine Angewohnheiten führen zu reibungslosen Ergebnissen bei der Überprüfung von Umsatzsteuernummern. Schreiben Sie die Zahlen genau ab, verwenden Sie vertrauenswürdige Tools wie das MIAS, und überprüfen Sie alles doppelt auf Richtigkeit und Format. Halten Sie die Augen nach offiziellen Updates offen und lassen Sie sich nicht von technischen Problemen aufhalten. Und wenn die Antwort nicht offensichtlich ist, bitten Sie Ihr Finanzamt um Hilfe. Mit diesen bewährten Verfahren von VATabout bleiben Ihre Umsätze und die Einhaltung der Vorschriften auf Kurs.

Abschließende Überlegungen

Die sorgfältige Überprüfung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann Fehlschläge verhindern und Zeit sparen. Achten Sie auf Genauigkeit, verwenden Sie offizielle Validierungsinstrumente und bleiben Sie mit Ihrem Finanzamt in Kontakt, wenn Sie Zweifel haben.

Wenn Sie diese einfachen Schritte von VATabout befolgen, sorgen Sie für reibungslosere Verkäufe und weniger Steuerprobleme.