Grundlagen der Sales and Use Tax in Washington

Sales Tax

Die Sales-Tax-Regeln in Washington sehen vor, dass diese Steuer auf Einzelhandelsverkäufe von beweglichem Sachvermögen (materielle Güter) und auf Dienstleistungen wie Installation, Reparatur, Reinigung, Änderung, Verbesserung, Bau und Ausstattung anfällt. Zusätzlich fällt die Sales Tax auf Transaktionen mit digitalen Produkten an.

Die Regeln und Vorschriften Washingtons erheben landes- und kommunale Sales Taxes auf steuerpflichtige Transaktionen. Das Department of Revenue des Bundesstaats muss alle erhobenen Sales Taxes erhalten.

Use Tax

Erhebt ein registrierter Einzelhandelsverkäufer keine Sales Tax, geht die Pflicht zur Zahlung der Einzelhandelssteuer auf den Verbraucher über. Der Verbraucher muss die Use Tax für in Washington genutzte Waren und Dienstleistungen abführen. Die Struktur der Use Tax entspricht der Struktur der Sales Tax und besteht aus Landes- und Kommunalsätzen.

Sales- und Use-Tax-Sätze in Washington

Die landesweite Sales und Use Tax Washingtons beträgt 6,50 %. Die lokalen Sales- und Use-Tax-Sätze variieren von Stadt zu Stadt oder von Bezirk zu Bezirk, belaufen sich aber in Kombination mit dem landesweiten Sales- und Use-Tax-Satz im Durchschnitt auf 9,38 %. Es gibt neun städtische Sales- und Use-Tax-Sätze und 12 County-Steuersätze.

Die Bestimmung des anwendbaren lokalen Sales- und Use-Tax-Satzes kann herausfordernd sein. Daher können Einzelhandelsverkäufer die Tax Rate Lookup App von Washington nutzen, die speziell dafür entwickelt wurde, die anwendbaren Sätze schnell und einfach zu berechnen.

Eine Information ist jedoch entscheidend für die Bestimmung des anwendbaren Satzes: die Adresse und Postleitzahl des Verbrauchers. Daher sollten Einzelhandelsverkäufer diese Information vom Verbraucher einholen, wenn sie eine Bestellung für steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen erhalten.

Steuerbefreite Transaktionen

Neben dem Wissen, welche materiellen Güter und Dienstleistungen steuerpflichtig sind, müssen Einzelhandelsverkäufer auch wissen, welche Transaktionen nicht in den Anwendungsbereich der Sales und Use Tax fallen. Die umfangreiche Liste steuerbefreiter Transaktionen ist in sieben Gruppen unterteilt: landwirtschaftliche Produkte, Produzentengüter, zwischenstaatliche Verkäufe, öffentliche Aktivitäten, gesundheitsbezogene Käufe, Stundungen und Gutschriften sowie Sonstige.

Die letzte Gruppe, bezeichnet als sonstige Sales- und Use-Tax-Befreiungen, umfasst persönliche und professionelle Dienstleistungen, individuell erstellte Computersoftware, Gelegenheitsverkäufe, Zeitungen, Lebensmittel, Lebensmittelzutaten sowie Kunst- und Kulturorganisationen.

Nexus-Regeln in Washington

Generell gibt es in den USA im Rahmen der Sales- und Use-Tax-Regeln einige Nexus-Arten, die für die Pflicht der Einzelhandelsverkäufer zur Berechnung, Erhebung und Abführung relevant sind. In Washington gibt es drei Nexus-Arten: physisch, wirtschaftlich und Marketplace.

Vor der Einführung des wirtschaftlichen Nexus hatte der Bundesstaat Washington Regeln zum Click-through-Nexus, die 2019 aufgehoben wurden.

Physischer Nexus

Ein physischer Nexus bedeutet, dass ein Einzelhandelsverkäufer eine physische Präsenz in Washington hat und sich auf dieser Grundlage für Zwecke der Sales und Use Tax registrieren muss. Eine physische Präsenz kann durch Mitarbeiter, unbewegliches oder bewegliches Sachvermögen oder einen Warenbestand im Bundesstaat begründet werden.

Was den Warenbestand betrifft, so reicht es auch dann aus, um einen physischen Nexus zu begründen, wenn dieser vom Marketplace-Facilitator oder einem anderen Dritten gehalten wird.

Weitere für die Begründung eines physischen Nexus relevante Aktivitäten sind das Vermieten oder Verleasen beweglichen Sachvermögens, das Vorhandensein von Vertretern oder Drittvertretern, die Anbahnung von Verkäufen im Bundesstaat, das Installieren oder Montieren von Waren sowie das Bauen, Installieren, Reparieren oder Warten von unbeweglichem oder beweglichem Sachvermögen.

Zusätzlich reicht die Erbringung von Dienstleistungen wie die Annahme von Retouren oder die Bereitstellung von Produktschulungen – unabhängig davon, ob sie von Mitarbeitern oder Vertretern erbracht werden – aus, um eine physische Präsenz in Washington zu begründen.

Wirtschaftlicher Nexus

Der wirtschaftliche Nexus wurde 2018 im Anschluss an das Wayfair-Urteil eingeführt. Nach den Regeln zum wirtschaftlichen Nexus müssen Einzelhandelsverkäufer, vorrangig solche aus anderen Bundesstaaten bzw. Fernverkäufer, die Sales Tax berechnen, erheben und abführen, wenn sie eine ausreichende wirtschaftliche Präsenz im Bundesstaat haben.

Der ursprüngliche Schwellenwert für die Begründung eines wirtschaftlichen Nexus betrug 100.000 USD oder mehr an Einzelhandelsverkäufen, die an Verbraucher in Washington geliefert oder diesen zugeordnet wurden, oder 200 jährliche Transaktionen mit Verbrauchern in Washington im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr. 2019 wurde der Transaktionsschwellenwert jedoch aufgehoben, sodass nur noch 100.000 USD an jährlichem Bruttoumsatz im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr für die Begründung einer wirtschaftlichen Präsenz relevant sind.

Marketplace-Nexus

Marketplace-Facilitators, die Verkäufe an Verbraucher in Washington tätigen oder ermöglichen, müssen sich für die Sales Tax registrieren, sobald ihr kombinierter Bruttoumsatz im Bundesstaat 100.000 USD übersteigt oder sie Marketplace-Verkäufer mit physischer Präsenz in Washington haben.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Washington

Wie zuvor erwähnt, unterliegen Einzelhandelsverkäufe materieller Güter und bestimmter Dienstleistungen der Sales und Use Tax. Materielle Güter sind solche, die gesehen, gewogen, gemessen, gefühlt oder auf andere sinnlich wahrnehmbare Weise berührt werden können, einschließlich Strom, Wasser, Gas, Dampf und vorkonfektionierter Computersoftware. Nur als steuerbefreit aufgeführte materielle Güter unterliegen nicht der Sales und Use Tax.

Steuerpflichtige Einzelhandelsdienstleistungen umfassen Bau-, Installations-, Reinigungs- und Reparaturdienste, Landschaftsbau und Landschaftspflege, die Bereitstellung materieller Güter, Maschinen mit Bediener sowie persönliche Dienstleistungen wie Personal Training.

Gebündelte Transaktionen und der True-Object-Test

Bei gebündelten Transaktionen, also solchen, die steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Komponenten enthalten, unterliegen sie der Sales und Use Tax, wenn eine ihrer Komponenten nach den allgemeinen Regeln der Sales und Use Tax unterliegen würde.

Ein True-Object-Test bestimmt, ob die Hauptkomponente der Transaktion eine nicht steuerpflichtige Dienstleistung oder ein materielles Gut ist. Ergibt der True-Object-Test, dass die Hauptkomponente eine nicht steuerpflichtige Dienstleistung ist, ist die Transaktion unabhängig von der Lieferung materieller Güter nicht steuerpflichtig.

Dennoch ist zu beachten, dass nicht alle Kombinationen aus Dienstleistung und materiellen Gütern durch allgemeine Regeln geregelt werden können. Daher sollte der True-Object-Test auf alle gebündelten Transaktionen angewendet werden, um festzustellen, ob die Sales und Use Tax anfällt.

E-Commerce-Rahmen

E-Commerce-Verkäufer, etwa Fernverkäufer oder Verkäufer aus einem anderen US-Bundesstaat oder aus dem Ausland, die keine physische Präsenz in Washington haben, müssen sich für Zwecke der Sales Tax beim Department of Revenue registrieren, sobald ihr Bruttoumsatz 100.000 USD übersteigt. Allerdings haben auch Washingtons Städte und Countys Registrierungsanforderungen. Daher können E-Commerce-Verkäufer beim Abschluss des Registrierungsverfahrens auf gewisse Schwierigkeiten stoßen.

Dennoch müssen E-Commerce-Verkäufer nach Abschluss des Registrierungsverfahrens die landesweite und lokale Sales Tax erheben und abführen.

Marketplace-Regeln

Ab 2020 können Marketplace-Verkäufer verpflichtet sein, sich für die Sales Tax zu registrieren, wenn sie mehr als 100.000 USD Bruttoumsatz haben, also Verkäufe über Marktplätze und Direktverkäufe an Verbraucher über ihre eigenen Websites. Steuerbefreite Verkäufe werden bei der Berechnung des Schwellenwerts ebenfalls berücksichtigt.

Sobald die Marketplace-Verkäufer den Schwellenwert überschreiten, müssen sie die Sales Tax für den Rest des laufenden und das gesamte folgende Jahr erheben und abführen.

Angenommen jedoch, der Marketplace-Verkäufer verkauft materielle Güter und Dienstleistungen ausschließlich über einen Marketplace-Facilitator. In diesem Fall ist er nicht verpflichtet, die Sales Tax zu erheben und abzuführen, solange er nachweisen kann, dass der Facilitator diese Anforderung in seinem Namen erfüllt.

Zusätzlich sollten Marketplace-Verkäufer innerhalb von 15 Tagen nach Monatsende einen monatlichen Bericht über die Bruttoumsatzdaten für alle in ihrem Namen getätigten Washington-Verkäufe erhalten.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Die Sales und Use Tax gilt für digitale Produkte und Güter, unabhängig davon, wie sie übertragen oder abgerufen werden. Mit anderen Worten: Kann ein digitales Produkt heruntergeladen, gestreamt und auf Abonnementbasis abgerufen werden, ist es steuerpflichtig. Zu digitalen Gütern gehören Daten, Fakten, Informationen, Töne, Bilder und eine Kombination all dieser elektronisch übertragenen Elemente.

Zusätzlich zu digitalen Produkten und Gütern fallen auch automatisierte digitale Dienste, einschließlich Software, Daten, Informationen oder zusätzlicher Funktionen bzw. Dienste wie Chatrooms oder Mehrspielerfunktionen, in den Anwendungsbereich der Sales- und Use-Tax-Regeln.

Vorkonfektionierte Software, die nach der Gesetzgebung Washingtons als Remote Access Software (RAS) bezeichnet wird und von Verbrauchern, die für das Recht auf Zugriff und Nutzung der Software zahlen, aus der Ferne abgerufen werden kann, unterliegt der Sales und Use Tax.

Zusätzlich haben die Gesetzgeber Washingtons Steuerbarkeitsregeln für digitale Codes aufgenommen, die es Verbrauchern ermöglichen, ein oder mehrere digitale Produkte zu erhalten. Damit ein Code als digital gilt, muss er Zugang zu digitalen Produkten mit derselben steuerlichen Behandlung verschaffen. Die Lieferung digitaler Codes wird genauso behandelt wie die zugrunde liegenden digitalen Produkte. Verschafft der digitale Code jedoch das Recht auf digitale Produkte, die nicht dieselbe steuerliche Behandlung haben, gilt er nicht als digital.

Digitaler Marketplace

Die Marketplace-Facilitator-Regeln wurden 2020 eingeführt. Diese Regeln machen Online-Marktplätze dafür haftbar, die Sales Tax im Namen von Marketplace-Verkäufern zu erheben und abzuführen, die die Plattformen nutzen, um materielle Güter und Dienstleistungen an Verbraucher in Washington anzubieten und zu verkaufen.

Betreiber digitaler Plattformen

Um als Marketplace-Facilitator zu gelten, muss der Betreiber der digitalen Plattform Vereinbarungen mit Marketplace-Verkäufern haben, um den Verkauf ihrer Waren gegen eine Gebühr zu ermöglichen, und Angebot und Annahme direkt oder indirekt mit dem Verkäufer und dem Käufer vermitteln.

Zusätzlich zu diesen beiden Anforderungen muss der Marketplace direkt oder indirekt eine der weiteren Aktivitäten ausüben, etwa Zahlungsabwicklung, Fulfillment- oder Lagerdienste, das Listen von Waren zum Verkauf, die Preisfestsetzung, das Branding von Verkäufen, die Entgegennahme von Bestellungen, die Bereitstellung von Kundendiensten sowie die Annahme oder Unterstützung bei Retouren oder Umtausch.

Angenommen, der Betreiber der digitalen Plattform erfüllt alle Anforderungen und tätigt oder ermöglicht Verkäufe an Verbraucher in Washington in einer Höhe, die den Schwellenwert von 100.000 USD an kombiniertem Bruttoumsatz übersteigt. In diesem Fall muss er sich für Zwecke der Sales und Use Tax registrieren.

Der Marketplace-Facilitator muss sich auch dann registrieren, wenn auch nur ein Marketplace-Verkäufer einen physischen Nexus in Washington hat. Der Marketplace-Facilitator ist dafür verantwortlich, alle Verkäufe zu melden, die Marketplace-Verkäufer tätigen. Als zusätzliche Pflicht müssen Marketplace-Facilitators ihren Verkäufern Informationen über alle monatlichen Verkäufe bereitstellen, die sie in deren Namen ermöglichen.

Melde- und Zahlungspflichten in Washington

Sobald die Steuerpflichtigen ihr Registrierungsverfahren abgeschlossen haben, sendet ihnen das Department of Revenue bestimmte Informationen, darunter die Meldehäufigkeit. Abhängig vom geschätzten jährlichen Geschäftseinkommen.

Je nach geschätztem jährlichem Bruttoeinkommen können jährliche, vierteljährliche oder monatliche Steuererklärungen erforderlich sein. Für verschiedene Geschäftstätigkeiten gelten unterschiedliche Grenzen. Für Einzelhandelstätigkeiten sind daher vierteljährliche Steuererklärungen erforderlich, wenn das geschätzte jährliche Bruttoeinkommen zwischen 0 USD und 60.000 USD liegt, und monatliche Steuererklärungen müssen eingereicht werden, wenn das geschätzte Einkommen über 60.000 USD liegt.

Für Dienstleistungen gelten andere Grenzen. So sind jährliche Steuererklärungen verpflichtend, wenn das geschätzte Bruttoeinkommen zwischen 0 USD und 60.000 USD liegt, vierteljährliche Erklärungen sind erforderlich, wenn der Betrag zwischen 60.000 USD und 100.000 USD liegt, und monatliche Steuererklärungen werden eingereicht, wenn der Betrag 100.000 USD übersteigt.

Zusätzlich zum geschätzten Bruttoeinkommen kann die Meldehäufigkeit auf Grundlage der geschuldeten Steuer festgelegt werden. Beträgt die Steuer weniger als 1.050 USD, ist eine jährliche Steuererklärung erforderlich. Liegt die jährliche Steuerschuld zwischen 1.050 USD und 4.800 USD, muss der Steuerpflichtige vierteljährliche Steuererklärungen einreichen. Übersteigt die jährliche Steuerschuld 4.800 USD, ist eine monatliche Steuererklärung erforderlich.

Alle Steuererklärungen müssen elektronisch beim Department of Revenue eingereicht werden. Sie sind für monatliche Erklärungen am 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats fällig, für vierteljährliche Erklärungen am Ende des auf das Steuerquartal folgenden Monats und für jährliche Erklärungen am 15. April.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Sales- und Use-Tax-Pflichten

Leistet der Steuerpflichtige eine verspätete Zahlung, erhebt das Department of Revenue (DOR) eine Verspätungsstrafe von 9 %. Bleibt die verspätete Zahlung jedoch offen, kann das DOR nach Ablauf des letzten Tages des auf das Fälligkeitsdatum folgenden Monats eine Strafe von 19 % und, wenn die Zahlung mehr als zwei Monate fällig ist, eine Strafe von 29 % erheben. In jedem Fall ist eine Mindeststrafe von 5 USD für verspätete Zahlungen festgelegt.

Zusätzlich zur Strafe kann ein Jahreszins von 7 % auf den fälligen Betrag berechnet werden.