La Kenya Revenue Authority (KRA) se prepara para retirar su antiguo sistema de presentación de declaraciones fiscales basado en Excel en favor de una plataforma totalmente web. El cambio forma parte de un paquete más amplio de reformas introducidas en virtud de la Finance Act, 2026, y fue anunciado por la Chief Manager for Tax Policy de la KRA, Josephine Mugure, en un encuentro público convocado por el Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK). Junto con la nueva interfaz de presentación, la KRA introduce plazos de presentación escalonados y un autocompletado ampliado de los datos de las declaraciones, cambios diseñados para aliviar la congestión que reiteradamente ha ralentizado el portal iTax durante los periodos de máxima presentación.

Cómo funciona el sistema actual basado en Excel

En el proceso actual, los contribuyentes deben descargar un formulario de declaración en Excel del portal iTax, habilitar las macros y completar sus datos de ingresos sin conexión antes de volver a cargar el archivo finalizado en el sistema. Las macros incrustadas en el libro de cálculo calculan automáticamente las obligaciones tributarias, las deducciones y las desgravaciones aplicables, pero el formato sin conexión ha generado durante mucho tiempo fricciones para los declarantes. Los problemas de compatibilidad son habituales, especialmente para los contribuyentes que utilizan distintas versiones de Microsoft Excel, software de hojas de cálculo alternativo o dispositivos en los que las macros están deshabilitadas por defecto por motivos de seguridad. Estos obstáculos técnicos, combinados con un único plazo anual de presentación, han contribuido a las ralentizaciones del sistema, ya que millones de contribuyentes se apresuran a presentar sus declaraciones en las últimas semanas del periodo de presentación.

Los contribuyentes registrados a efectos del IVA también han experimentado dificultades al presentar las declaraciones mensuales de IVA, teniendo que lidiar con macros y problemas de permisos al importar los archivos CSV utilizados para declarar ventas y compras. Los contribuyentes no residentes registrados en el marco simplificado que utilizan distintas versiones de MS Office y sistemas operativos Mac no podían presentar sus declaraciones mensuales sin la intervención de la KRA.

Una nueva plataforma de presentación basada en web

La KRA afirma que el proceso basado en Excel será sustituido por un sistema en línea que permite a los contribuyentes completar y presentar las declaraciones directamente a través de un navegador, sin descargar ningún archivo. «Lo primero es que estamos introduciendo declaraciones basadas en web, y para estas declaraciones ya no le vamos a exigir que rellene el Excel. Será a través de la web», dijo Mugure. Se espera que la plataforma web elimine los problemas de macros y compatibilidad vinculados al sistema actual y otorgue a la KRA un control más directo sobre el rendimiento de la infraestructura de presentación durante los periodos de alto tráfico.

Base jurídica: modificaciones de la Finance Act 2026

La reforma se basa en dos conjuntos de modificaciones introducidas por la Finance Act, 2026. El primero modifica la Section 52 de la Income Tax Act para escalonar los plazos de presentación por categoría de contribuyente en lugar de exigir todas las declaraciones en una única fecha. El segundo modifica la Section 75 de la Tax Procedures Act para facultar formalmente a la KRA a utilizar los datos que ya obran en sus sistemas de TIC para autocompletar secciones de la declaración de un contribuyente, dando base jurídica a una práctica que la autoridad ha ido ampliando gradualmente.

Declaraciones autocompletadas

Conforme al nuevo marco, la KRA rellenará previamente partes de las declaraciones individuales y de empresas utilizando información que ya recopila, incluidas las facturas de eTIMS, los registros de PAYE, los certificados de retención de impuestos, los datos aduaneros del sistema iCMS y otra información de terceros comunicada a la autoridad. iTax ya ha empezado a rellenar previamente campos limitados, como los intereses hipotecarios y la desgravación por seguros captados a través de las presentaciones de PAYE de los empleadores, antes de la implantación completa. Se seguirá esperando que los contribuyentes revisen y confirmen las cifras autocompletadas frente a sus propios registros, como el formulario P9 de un empleador, antes de la presentación.

Nuevos plazos de presentación escalonados

El sistema actual exige a la mayoría de los contribuyentes individuales presentar la declaración antes de finales de junio, lo que produce un aumento repentino de la actividad en iTax en las semanas previas al plazo. Conforme al calendario revisado, las personas físicas, incluidos los empleados asalariados cuyos ingresos se gravan a través de PAYE, deberán presentar la declaración antes del 30 de abril siguiente al final de su año de ingresos. Las empresas y otras personas no físicas mantendrán el plazo del 30 de junio. Los contribuyentes obligados a presentar declaraciones nulas, incluidas las personas desempleadas, los estudiantes, los titulares de PIN inactivos y quienes no tienen ingresos imponibles, deberán presentarla aún antes, el 31 de enero. «Hemos escalonado las declaraciones en la Ley de modo que las declaraciones individuales venzan en abril y las de las personas físicas en junio. Así el tráfico no llega todo al mismo tiempo», dijo Mugure. Los plazos revisados se aplican a partir del año de ingresos 2026, lo que significa que las primeras declaraciones presentadas conforme al nuevo calendario vencerán en 2027.

Mejoras del sistema y asistencia al contribuyente

Mugure afirmó que la KRA no se limita a trasladar la congestión de junio a abril sin abordar la capacidad. La autoridad está mejorando la infraestructura subyacente de iTax, con mejoras previstas para completarse antes del plazo de abril de 2027, y está ampliando los canales de asistencia al contribuyente, incluidos su asistente virtual Shuru y un servicio de WhatsApp que permite gestionar algunas presentaciones y consultas sin iniciar sesión directamente en iTax.

Implicaciones para contribuyentes y profesionales

Para los declarantes individuales, el cambio elimina una fuente de frustración de larga data: las hojas de cálculo dependientes de macros que a menudo se comportaban de forma inconsistente entre dispositivos. Para los profesionales fiscales y los equipos contables, los cambios implican ajustar los calendarios internos de presentación a la nueva división de abril y junio, y reservar tiempo para verificar las cifras autocompletadas en lugar de dar por supuesto que los datos rellenados previamente están completos o son correctos.

Las empresas que dependen de los datos de PAYE, eTIMS o aduanas que alimentan los sistemas de la KRA tienen un interés directo en garantizar que los datos subyacentes sean exactos durante todo el año, ya que los errores en origen ahora podrían aparecer automáticamente en la declaración rellenada previamente de un contribuyente. Las reformas también reflejan una tendencia regional más amplia de autoridades tributarias que abandonan la presentación sin conexión basada en plantillas en favor de sistemas basados en navegador y rellenados previamente, como forma de mejorar las tasas de cumplimiento y reducir la carga administrativa para ambas partes.