Una auditoría de Sales Tax es una revisión de cumplimiento rutinaria a la que casi todas las empresas se enfrentan en algún momento. Aun así, muchas empresas encuentran el proceso incómodo. Para hacerlo un poco más sencillo y llevadero, esta descripción general ofrece ideas clave que ayudan a los equipos fiscales y financieros a entender por qué se producen las auditorías, cómo funciona el proceso de auditoría y qué medidas pueden adoptarse para reducir la probabilidad de futuras auditorías.

Qué desencadena una auditoría de Sales Tax

Las auditorías de Sales Tax suelen desencadenarse por indicios de que una empresa podría no estar recaudando, declarando o pagando el importe correcto de Sales Tax. Esto es especialmente cierto para los vendedores en línea que venden en varios estados de EE. UU. Dado que las autoridades fiscales de EE. UU. utilizan cada vez más sistemas automatizados, el cotejo de datos y programas de cumplimiento específicos para identificar a las empresas que parecen tener un mayor riesgo de errores en la Sales Tax, la posibilidad de ser objeto de una auditoría fiscal es mayor.

Uno de los desencadenantes más habituales es no registrarse a tiempo para la Sales Tax. Para las empresas locales, esto significa cumplir la regla del nexus físico, mientras que para los vendedores en línea significa no registrarse a pesar de superar el umbral del nexus económico. Cuando un vendedor en línea supera el umbral de ventas exigido, fijado habitualmente en USD 100,000 en muchos estados, pero no obtiene un permiso de Sales Tax ni comienza a recaudar el impuesto, puede atraer la atención de las autoridades fiscales.

El almacenamiento de inventario dentro de un estado también puede desencadenar una auditoría de Sales Tax. Las empresas que utilizan proveedores de fulfillment externos, como los programas de fulfillment de marketplace, pueden crear un nexus físico porque su inventario se encuentra en ese estado. Mediante el seguimiento de los registros de fulfillment, la información de envío y los datos de declaración de los marketplaces, las autoridades fiscales pueden identificar a las empresas que establecieron un nexus pero no se registraron a efectos de la Sales Tax.

La lista de desencadenantes también incluye lo siguiente: inconsistencias entre distintas fuentes de información, grandes volúmenes de ventas exentas sin certificados de exención adecuados, tipos de Sales Tax incorrectos, una atribución fiscal (tax sourcing) inadecuada, la no aplicación de impuestos locales o de distritos especiales y un cumplimiento deficiente en la presentación de declaraciones.

En algunos casos, la auditoría fiscal de un cliente o proveedor también puede llevar a las autoridades fiscales a auditar a empresas vinculadas en función de sus conclusiones. En particular, los sectores de altos ingresos y gran volumen atraen más atención y son propensos a auditorías más frecuentes.

Ejemplos de desencadenantes de auditorías fiscales

Es importante prestar atención a cómo se clasifica una actividad empresarial y determinar correctamente si se aplican determinadas exenciones fiscales. Por ejemplo, el Indiana Department of Revenue denegó una exención fiscal a una empresa porque determinó que una filial de un proveedor logístico principal reúne los requisitos de una empresa de fulfillment y no de un procesador industrial.

Por otro lado, Skims pagó una sanción civil de USD 200,000 en New Jersey para resolver las acusaciones de que había infringido la Consumer Fraud Act del estado y recaudado indebidamente Sales Tax de clientes de New Jersey sobre prendas de vestir que están exentas de Sales Tax. Skims no fue objeto de una auditoría fiscal, sino de una investigación. No obstante, este ejemplo muestra qué puede impulsar a las autoridades fiscales a actuar.

Comprender el proceso de auditoría de Sales Tax

Aunque no existe una norma oficial sobre cuándo se producen las auditorías fiscales, los datos sugieren que las empresas suelen ser auditadas en un plazo de tres a cuatro años tras su primera declaración de impuestos. El proceso comienza cuando las autoridades fiscales envían una notificación de auditoría en la que se explican el periodo, el alcance y la documentación requerida. A lo largo del proceso, los auditores examinan en detalle los registros financieros de la empresa para verificar que la Sales Tax se ha recaudado, declarado y remitido correctamente.

Dependiendo del alcance, el periodo de tiempo y la cantidad de documentos y datos auditados, una auditoría fiscal puede durar desde varios días hasta varios meses, o incluso años en casos complejos. En particular, el plazo de prescripción determina hasta qué punto los auditores estatales pueden revisar las declaraciones de Sales Tax y las transacciones de una empresa durante una auditoría. Sin embargo, es importante señalar que el plazo de prescripción general no suele aplicarse en casos de fraude, evasión fiscal o negligencia grave.

Los auditores se centran principalmente en revisar las transacciones para identificar errores de declaración, omisiones o posibles fraudes, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las leyes fiscales estatales. Uno de los principales métodos que utilizan los auditores es comparar las declaraciones de Sales Tax con los registros contables de la empresa. Esto permite a los auditores detectar discrepancias o errores de declaración, verificar que se cobró y pagó el importe correcto de Sales Tax sobre las compras gravables, confirmar que los gastos de envío y manipulación se gravaron correctamente cuando correspondía y revisar los certificados de exención y reventa para garantizar que las transacciones exentas estén debidamente documentadas.

Una vez que los auditores completan la auditoría, emiten un Notice of Audit Results o un documento similar que expone el resultado de la auditoría fiscal. Si las empresas no están de acuerdo con una conclusión, pueden comunicárselo a los auditores. Según los argumentos presentados, el auditor puede rechazarlos o solicitar documentos adicionales. Si las empresas siguen sin estar satisfechas con el resultado de la auditoría, pueden recurrir la decisión de los auditores.

Pasos de preparación para una auditoría de Sales Tax

Lo más importante que hay que entender es que una preparación eficaz comienza antes de que una empresa reciba una notificación de auditoría. Las empresas deben revisar periódicamente sus procesos de cumplimiento de la Sales Tax y mantener registros organizados. Para lograrlo, las empresas deben seguir varios pasos.

En primer lugar, las empresas deben realizar revisiones internas de la Sales Tax. Más concretamente, deben comparar las declaraciones de Sales Tax con los registros contables para detectar inconsistencias. En segundo lugar, las empresas deben verificar sus registros de Sales Tax. Esto incluye supervisar las reglas y los umbrales del nexus físico y económico.

Otro paso clave es mantener registros completos y precisos de las facturas de venta, los certificados de exención de los clientes, las facturas de compra, las declaraciones de impuestos y las confirmaciones de pago. Además de mantener estos registros, las empresas deben conservar los registros de Sales Tax durante varios años. Los periodos de conservación varían según la jurisdicción.

Dado que los tipos y las normas fiscales cambian con frecuencia en más de 13,000 jurisdicciones de Sales Tax de EE. UU., las empresas deben supervisar y actualizar periódicamente sus procesos de cálculo de impuestos. Quienes utilicen software de automatización fiscal deben confirmar que los códigos fiscales de los productos, las ubicaciones de los clientes y las reglas fiscales estén configurados correctamente.

Reflexiones finales

Las empresas que marcan con confianza cada elemento de su lista de verificación de preparación para una auditoría de Sales Tax suelen estar bien posicionadas para superar una auditoría de Sales Tax. Quienes realizan revisiones internas periódicas, documentan las transacciones con precisión, presentan sus declaraciones a tiempo y supervisan continuamente las obligaciones de nexus y los cambios en las normas fiscales estatales reducen significativamente el riesgo de auditoría y mejoran la probabilidad de un proceso de auditoría fluido si este llega a producirse.