Conceptos básicos del sales and use tax en Washington

Sales tax

Las normas del sales tax en el estado de Washington establecen que este impuesto se aplica a las ventas minoristas de bienes muebles corporales (bienes corporales) y a servicios como instalación, reparación, limpieza, modificación, mejora, construcción y decoración. Además, el sales tax se aplica a las operaciones relativas a productos digitales.

Las normas y reglamentos de Washington imponen sales tax estatales y locales a las operaciones gravadas. El Department of Revenue estatal debe recibir todos los sales tax recaudados.

Use tax

Cuando un vendedor minorista registrado no cobra el sales tax, la responsabilidad de pagar el impuesto minorista se traslada al consumidor. El consumidor debe remitir el use tax por los bienes y servicios utilizados en Washington. La estructura del use tax es igual que la del sales tax y se compone de tipos estatales y locales.

Tipos del sales and use tax en Washington

El sales and use tax estatal de Washington es del 6.50%. Los tipos locales del sales and use tax varían de una ciudad o distrito a otro, pero, combinados con el tipo estatal del sales and use tax, ascienden de media al 9.38%. Existen nueve tipos municipales de sales and use tax y 12 tipos de condado.

Determinar qué tipo local del sales and use tax se aplica puede resultar complicado. Por ello, los vendedores minoristas pueden utilizar la aplicación Washington Sales Tax Rate Lookup app, diseñada y desarrollada específicamente para calcular de forma rápida y sencilla los tipos aplicables.

No obstante, un dato es crucial para determinar el tipo aplicable: la dirección y el código postal del consumidor. Por ello, los vendedores minoristas deben obtener esta información del consumidor cuando reciben un pedido de bienes o servicios gravados.

Operaciones exentas

Además de saber qué bienes corporales y servicios están gravados, los vendedores minoristas también deben saber qué operaciones quedan fuera del ámbito del sales and use tax. La extensa lista de operaciones exentas se agrupa en siete categorías: productos agrícolas, bienes de producción, ventas interestatales, actividades públicas, compras relacionadas con la salud, aplazamientos y créditos, y otras.

La última categoría, denominada otras exenciones del sales and use tax, incluye los servicios personales y profesionales, el software informático personalizado, las ventas ocasionales, los periódicos, los alimentos, los ingredientes alimentarios y las organizaciones artísticas y culturales.

Reglas de nexus en Washington

Por lo general, en todo EE. UU., con las normas y reglamentos del sales and use tax, existen varios tipos de nexus relevantes para la obligación de los vendedores minoristas de repercutir, cobrar y remitir el impuesto. En Washington hay tres tipos de nexus: physical, economic y marketplace.

Antes de la introducción del economic nexus, el estado de Washington tenía normas de click-through nexus, que se derogaron en 2019.

Physical nexus

El physical nexus significa que un vendedor minorista tiene presencia física en Washington y, sobre esa base, debe registrarse a efectos del sales and use tax. La presencia física puede establecerse por tener empleados, bienes inmuebles o bienes muebles corporales, o existencias de mercancías en el estado.

En cuanto a las existencias de mercancías, aunque las mantenga el marketplace facilitator u otro tercero, ello basta para crear un physical nexus.

Otras actividades relevantes para establecer un physical nexus son el alquiler o arrendamiento de bienes muebles corporales, contar con agentes o representantes de terceros, la captación de ventas en el estado, la instalación o el montaje de bienes, y la construcción, instalación, reparación o mantenimiento de bienes inmuebles o muebles corporales.

Además, prestar servicios como aceptar devoluciones o impartir formación sobre productos, con independencia de que los presten empleados o representantes, basta para establecer una presencia física en Washington.

Economic nexus

El economic nexus se introdujo en 2018 tras la sentencia Wayfair. Conforme a las normas del economic nexus, si los vendedores minoristas, principalmente de fuera del estado o remotos, tienen una presencia económica suficiente en el estado, deben repercutir, cobrar y remitir el sales tax.

El umbral inicial para establecer un economic nexus era de USD 100,000 o más en ventas minoristas entregadas o localizadas en consumidores de Washington, o 200 operaciones anuales con consumidores de Washington en el año natural en curso o el anterior. No obstante, en 2019 se derogó el umbral de operaciones, quedando únicamente los USD 100,000 en ventas brutas anuales del año natural en curso o el anterior como criterio relevante para establecer una presencia económica.

Marketplace nexus

Los marketplace facilitators que realicen o faciliten ventas a consumidores de Washington deben registrarse a efectos del sales tax una vez que sus ventas brutas combinadas en el estado superan los USD 100,000, o que tengan marketplace sellers con presencia física en Washington.

Bienes y servicios gravados en Washington

Como se ha señalado, las ventas minoristas de bienes corporales y de determinados servicios están sujetas al sales and use tax. Los bienes corporales son aquellos que pueden verse, pesarse, medirse, sentirse o tocarse de cualquier otro modo perceptible por los sentidos, incluidos la electricidad, el agua, el gas, el vapor y el software informático preescrito. Solo los bienes corporales incluidos como exentos no están sujetos al sales and use tax.

Los servicios minoristas gravados incluyen los servicios de construcción, instalación, limpieza y reparación, la jardinería y el mantenimiento de jardines, el suministro de bienes corporales, la maquinaria con operador y los servicios personales como el entrenamiento personal.

Operaciones agrupadas y el true object test

En el caso de las operaciones agrupadas, es decir, las que incluyen componentes gravados y no gravados, están sujetas al sales and use tax si alguno de sus componentes estaría, según las normas generales, sujeto al sales and use tax.

Un true object test determina si el componente principal de la operación es un servicio no gravado o un bien corporal. Si el true object test muestra que el componente principal es un servicio no gravado, la operación no está gravada, con independencia del suministro de bienes corporales.

No obstante, es fundamental señalar que no todas las combinaciones de servicios y bienes corporales pueden regirse por las normas generales. Por ello, el true object test debe aplicarse a todas las operaciones agrupadas para determinar si procede el sales and use tax.

Marco del e-commerce

Los vendedores de e-commerce, como los remotos o de fuera del estado situados en otro estado de EE. UU. o en el extranjero que no tienen presencia física en Washington, deben registrarse a efectos del sales tax ante el Department of Revenue una vez que sus ventas brutas superan los USD 100,000. No obstante, las ciudades y condados de Washington también tienen requisitos de registro. Por ello, los vendedores de e-commerce pueden tener ciertas dificultades para completar el proceso de registro.

En cualquier caso, una vez completado el proceso de registro, los vendedores de e-commerce deben cobrar y remitir el sales tax estatal y local.

Normas de marketplace

Desde 2020, los marketplace sellers pueden estar obligados a registrarse a efectos del sales tax si tienen más de USD 100,000 en ventas brutas, es decir, ventas a través de marketplaces y ventas directas a consumidores a través de sus propios sitios web. Las ventas exentas también se tienen en cuenta al calcular el umbral.

Una vez que los marketplace sellers superan el umbral, deben cobrar y remitir el sales tax durante el resto del año en curso y el año siguiente.

No obstante, supongamos que el marketplace seller solo vende bienes corporales y servicios a través de un marketplace facilitator. En ese caso, no está obligado a cobrar y remitir el sales tax siempre que pueda demostrar que el facilitator cumple ese requisito en su nombre.

Además, los marketplace sellers deben recibir un informe mensual con la información sobre las ventas brutas de todas las ventas de Washington realizadas en su nombre en un plazo de 15 días desde el final del mes.

Bienes y servicios digitales

El sales and use tax se aplica a los productos digitales y bienes con independencia de cómo se transmitan o se acceda a ellos. En otras palabras, si un producto digital puede descargarse, transmitirse por streaming y accederse mediante suscripción, está gravado. Los bienes digitales incluyen datos, hechos, información, sonidos, imágenes y una combinación de todos estos elementos transferidos electrónicamente.

Además de los productos y bienes digitales, los servicios digitales automatizados, incluidos software, datos, información o funcionalidades o servicios adicionales como salas de chat o funciones multijugador, también entran en el ámbito de las normas y reglamentos del sales and use tax.

El software preescrito, conocido en la legislación de Washington como remote access software (RAS), al que los consumidores pueden acceder de forma remota pagando el derecho a acceder y utilizar el software, está sujeto al sales and use tax.

Además, los legisladores de Washington incluyeron normas de tributación para los códigos digitales que permiten a los consumidores obtener uno o más productos digitales. Para que un código se considere digital, debe dar acceso a productos digitales con el mismo tratamiento fiscal. El suministro de códigos digitales se trata igual que los productos digitales subyacentes. No obstante, si el código digital otorga el derecho a productos digitales que no tienen el mismo tratamiento fiscal, no se considera digital.

Marketplace digital

Las normas sobre marketplace facilitators se introdujeron en 2020. Estas normas hacen responsables a los marketplaces en línea de cobrar y remitir el sales tax en nombre de los marketplace sellers que utilizan las plataformas para ofrecer y vender bienes corporales y servicios a consumidores de Washington.

Operador de plataforma digital

Para calificar como marketplace facilitator, el operador de la plataforma digital debe tener acuerdos con marketplace sellers para facilitar la venta de sus bienes a cambio de una tarifa y comunicar la oferta y la aceptación, directa o indirectamente, con el vendedor y el comprador.

Además de estos dos requisitos, el marketplace debe realizar directa o indirectamente una de las actividades adicionales, como el procesamiento de pagos, los servicios de cumplimiento o almacenamiento, listar bienes a la venta, fijar precios, aportar la marca a las ventas, tomar pedidos, prestar servicios de atención al cliente y aceptar o asistir con devoluciones o cambios.

Supongamos que el operador de la plataforma digital cumple todos los requisitos y realiza o facilita ventas a consumidores de Washington por un importe que supera el umbral de USD 100,000 en ventas brutas combinadas. En ese caso, debe registrarse a efectos del sales and use tax.

El marketplace facilitator también debe registrarse aunque solo un marketplace seller tenga un physical nexus en Washington. El marketplace facilitator es responsable de declarar todas las ventas que realicen los marketplace sellers. Como obligación adicional, los marketplace facilitators deben facilitar a sus vendedores información sobre todas las ventas mensuales que faciliten en su nombre.

Requisitos de presentación y pago en Washington

Una vez que los sujetos pasivos completan su proceso de registro, el Department of Revenue les envía determinada información, incluida la frecuencia de presentación. En función de los ingresos anuales estimados del negocio.

Pueden exigirse declaraciones anuales, trimestrales o mensuales según los ingresos brutos anuales estimados. Para las distintas actividades empresariales se aplican límites diferentes. Así, se exigen declaraciones trimestrales para las actividades minoristas si los ingresos brutos anuales estimados están entre USD 0 y USD 60,000, y deben presentarse declaraciones mensuales si los ingresos estimados superan los USD 60,000.

Para los servicios se definen límites distintos. Así, las declaraciones anuales son obligatorias cuando los ingresos brutos estimados están entre USD 0 y USD 60,000, las trimestrales cuando el importe está entre USD 60,000 y USD 100,000, y las mensuales cuando el importe supera los USD 100,000.

Además de los ingresos brutos estimados, la frecuencia de presentación puede fijarse en función del importe del impuesto adeudado. Si el impuesto es inferior a USD 1,050, se exige una declaración anual. Si la deuda tributaria anual está entre USD 1,050 y USD 4,800, el sujeto pasivo debe presentar declaraciones trimestrales. Si la deuda tributaria anual supera los USD 4,800, se exige una declaración mensual.

Todas las declaraciones deben presentarse electrónicamente ante el Department of Revenue. Vencen el día 25 del mes siguiente al periodo de referencia en las declaraciones mensuales, el último día del mes siguiente al trimestre fiscal en las trimestrales y el 15 de abril en las anuales.

Sanciones por incumplimiento de los requisitos del sales and use tax

Si el sujeto pasivo realiza un pago tardío, el Department of Revenue (DOR) impone una sanción por demora del 9%. No obstante, si el pago tardío sigue pendiente, el DOR puede imponer una sanción del 19% una vez transcurrido el último día del mes siguiente a la fecha de vencimiento, y una sanción del 29% si el pago lleva más de dos meses de retraso. En cualquiera de los casos, se establece una sanción mínima de USD 5 para los pagos tardíos.

Además de la sanción, puede calcularse un interés anual del 7% sobre el importe adeudado.