Das Umfeld der E-Rechnung in der EU hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Die Art und Weise, wie Unternehmen mit der E-Rechnung umgehen, steht jedoch in den kommenden Jahren vor einer grundlegenden Umgestaltung. Im Rahmen der Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) bewegt sich die EU auf eine verpflichtende E-Rechnung in allen EU-Ländern zu. Bemerkenswerterweise haben einige EU-Länder bereits nationale E-Rechnungssysteme eingeführt, während andere ähnliche Systeme entwickeln und deren Einführung planen.

Diese Veränderungen markieren einen bedeutenden Übergang, nicht nur eine technische Aufrüstung, sondern auch einen Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen mit den Steuerbehörden interagieren, Finanzdaten verwalten und die grenzüberschreitende Compliance sicherstellen. Aus diesen Gründen müssen sich Unternehmen frühzeitig vorbereiten, nicht nur um Compliance-Risiken zu vermeiden, sondern auch um betriebliche Effizienz, eine bessere Transparenz der Liquidität und eine stärkere Finanzsteuerung zu erreichen.

Den EU-Rahmen für die E-Rechnung verstehen

Angesichts der rasanten Digitalisierung sämtlicher Geschäftsabläufe fördert die EU die verpflichtende E-Rechnung, um ihr Ziel der Modernisierung der VAT-Erhebung, der Betrugsbekämpfung und der Steigerung der Transparenz zu erreichen. Die ViDA-Initiative, insbesondere der erste Pfeiler, legt harmonisierte Regeln für die digitale Meldung von Transaktionen in Echtzeit unter Verwendung strukturierter E-Rechnungen fest.

Im Zentrum des EU-Rahmens steht das Konzept der Interoperabilität. Die EU schreibt die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen in Formaten vor, die europäischen Standards wie der EN 16931 entsprechen und so die grenzüberschreitende Kompatibilität gewährleisten. Dies trägt zur Harmonisierung bei, die letztlich die Fragmentierung innerhalb der EU verringern soll. Wie so oft haben die EU-Länder jedoch eine gewisse Flexibilität bei der Umsetzung nationaler Systeme behalten, was bedeutet, dass Unternehmen den landesspezifischen Regeln weiterhin große Aufmerksamkeit schenken müssen.

Ab dem 1. Juli 2030 werden die strukturierte E-Rechnung und die digitale Meldung in Echtzeit für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen verpflichtend. Folglich wird der bestehende zusammenfassende Meldemechanismus, die Zusammenfassende Meldung (EC Sales List), auslaufen.

Zentrale Compliance-Herausforderungen und Risiken

Der Wechsel von einem System zu einem anderen ist im Allgemeinen keine leichte Aufgabe. Daher ist der Übergang zur verpflichtenden E-Rechnung nicht ohne Herausforderungen und birgt grundlegende Risiken, wenn er nicht ordnungsgemäß gehandhabt wird. Da ViDA die nationale Autonomie nicht außer Kraft setzt, bleibt die Fragmentierung ein Problem. Indem den EU-Ländern erlaubt wird, ihre eigenen Anforderungen festzulegen, etwa Formate, Validierungsregeln für Nachrichten, Übertragungskanäle und Aufbewahrungsfristen, können Unternehmen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind, mit einem Flickenteppich von Verpflichtungen konfrontiert werden.

Darüber hinaus sind Datenqualität und Vollständigkeit nicht verhandelbar, was bedeutet, dass es kaum Spielraum für Fehler oder Auslassungen gibt. Zudem können fehlende oder inkonsistente Felder zu Ablehnungen, Verzögerungen oder Compliance-Warnsignalen führen, die Steuerprüfungen und letztlich Strafen und Zinsen zur Folge haben können.

Das Risiko im Bereich Systeme und Integration ist eine weitere Herausforderung, mit der Unternehmen umgehen müssen. Zu den häufigen Problemen in diesem Bereich gehören ERP-Systeme, Rechnungsplattformen oder ein konzerninternes System, das die erforderlichen strukturierten Formate nicht unterstützt oder über keine APIs für den automatisierten Austausch mit den Systemen der Steuerbehörden verfügt.

Schließlich stellen regulatorische Änderungen und sich verschiebende Fristen weitere Probleme für Unternehmen bei der Einhaltung dieser Vorschriften und Regelungen dar. Obwohl die Umsetzungsfrist auf EU-Ebene besteht, führt die Tatsache, dass die EU-Länder bei der Vorschreibung der Nutzung von E-Rechnungen über eine gewisse Flexibilität verfügen, zu Verzögerungen bei der Umsetzung, zu Änderungen des Zeitpunkts, ab dem bestimmte Kategorien von Steuerpflichtigen diesen Regeln unterliegen, oder zu Änderungen der Anforderungen.

Schritte zur EU-Konformität bei der E-Rechnung

Um die vor ihnen liegenden Herausforderungen zu bewältigen, sollten Unternehmen gezielt einen strukturierten, schrittweisen Ansatz entwickeln, anstatt alles auf den letzten Moment zu verschieben.

Aktuelle Rechnungsprozesse bewerten

Zunächst müssen Unternehmen ein klares Verständnis davon haben, wie ihr Rechnungsprozess funktioniert. Die Bewertung des aktuellen Rechnungsprozesses umfasst das Sammeln von Daten über den Lebenszyklus der Rechnung, von der Ausstellung über die Genehmigung, Übermittlung und Archivierung bis hin zur Abstimmung. Ein weiterer wesentlicher Teil dieses Schritts besteht darin, zu ermitteln, welcher Teil des verwendeten Systems bereits strukturierte Rechnungsdaten ausgeben kann und welcher Aufrüstungen oder einen Austausch erfordert.

Die Bewertung der Qualität der Stammdaten ist ebenso wichtig. Unternehmen müssen Kunden- und Lieferantenkennungen, Adressen, VAT-Nummern und Steuerklassifizierungen bestimmen und die konsistente Verwendung solcher Kennungen sicherstellen. Der Bewertungsprozess sollte grundlegend sein, da die Lückenanalyse wertvolle Daten und Erkenntnisse liefert. Was die zentralen Beteiligten, die die Bewertung durchführen, stets bedenken müssen, ist, dass kein strukturiertes E-Rechnungssystem fehlerhafte Daten retten kann.

Von EU-Standards zu lokalen Verpflichtungen

Wie bereits betont, legt ViDA nur den Mindeststandard fest, und die EU-Länder können lokale technische oder verfahrensbezogene Regeln auferlegen, die über den EU-Standard hinausgehen. Unternehmen müssen die Gesetzgebung und die Anforderungen jeder Rechtsordnung überwachen, einschließlich des erforderlichen Nachrichtenformats, der zulässigen Übertragungsprotokolle oder -netzwerke, der Zeitfenster, der Validierungsregeln, der Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien sowie der Verfahren zur Behandlung von Ausnahmen.

Zusätzlich müssen die vor 2024 eingerichteten nationalen E-Rechnungssysteme bis zum 1. Januar 2035 mit den EU-Standards harmonisiert werden. Dies schafft eine weitere Ebene von Herausforderungen für Unternehmen, da zu erwarten ist, dass bestimmte EU-Länder bei der Harmonisierung langsamer vorgehen werden. Damit bleiben für Unternehmen weitere Compliance-Komplexitäten bestehen.

Ein praktischer Ansatz für diese Angelegenheit wäre die Entwicklung einer Matrix der Verpflichtungen je Land, die Entscheidungen in Bezug auf Technologie, Prozessgestaltung und Mitarbeiterschulung leiten wird.

Die richtige Technologie wählen

Auf Grundlage der Lückenanalyse und der Rechtsordnungsmatrix besteht die primäre Aufgabe der richtigen Technologie darin, das aktuelle Rechnungssystem mit den erforderlichen E-Rechnungsnetzwerken zu verbinden. Zu den wichtigsten Kriterien, die berücksichtigt werden sollten, gehören Interoperabilität, Standardkonformität, Skalierbarkeit, Fehlerbehandlung, Audit-Protokollierung, Sicherheit und Flexibilität, um erforderliche und notwendige Änderungen zu bewältigen.

Zusätzlich müssen Unternehmen die Integration mit ihren bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystemen berücksichtigen. Die am besten geeignete Lösung ist oft diejenige, die interne Rechnungsmetadaten in strukturierte E-Rechnungsnachrichten übersetzt und Wiederholungsversuche, Validierungsfehler und die Statusüberwachung verwaltet.

Interne Kompetenzen für die Compliance aufbauen

Die Ermittlung der Lücke zwischen den aktuellen und den notwendigen Systemfunktionen sowie die Auswahl der am besten geeigneten Technologie garantieren keinen Erfolg. Ein integraler Bestandteil jedes erfolgreichen Compliance-Plans oder jeder Roadmap ist die Abstimmung und Schulung von Mitarbeitern und zentralen Beteiligten über verschiedene Teams hinweg, einschließlich Steuer, Recht und IT.

Unternehmen sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten für die Implementierung des E-Rechnungssystems definieren und festlegen. Zu den wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten gehören das Genehmigen von Rechnungsvorlagen, das Validieren von Zuordnungen, das Überwachen von Ablehnungsprotokollen, das Eskalieren von Compliance-Problemen und das Aktualisieren von Regeln, wenn sich die Vorgaben weiterentwickeln.

Zusätzlich sollten Unternehmen in Mitarbeiterschulungen, Wissenstransfer und die Anpassung des Managements investieren, um von einem überwiegend manuellen System zu einer stärker automatisierten, überwachten und datenzentrierten Arbeitsweise im täglichen Geschäft überzugehen.

Bei Bedarf und insbesondere in bestimmten Situationen wird empfohlen, dass Unternehmen externe Berater oder Steuerspezialisten hinzuziehen, um EU-weite oder nationale Regeln auszulegen oder um zentrale Beteiligte zu schulen. Dies ist eine bewährte Vorgehensweise, wenn das Unternehmen in ein neues EU-Land expandiert.

Testen und überwachen

Sobald alle vorherigen Schritte abgeschlossen sind und das System eingerichtet ist, gibt es noch einen weiteren Schritt, den jedes verantwortungsbewusste Unternehmen unternimmt. Vor der Inbetriebnahme ist es ratsam, das System zu testen, indem ein Pilotversuch oder Simulationen mit alţäglichen Geschäftsfällen durchgeführt werden.

Daher sollten Unternehmen den gesamten Rechnungszyklus testen, von der Ausstellung über die Übermittlung, Ablehnung, Korrektur und Archivierung bis hin zur Abstimmung. Einige wichtige Indikatoren im Testprozess sind Ablehnungsraten, Latenz und das Volumen von Ausnahmen. Je nach Testergebnissen können weitere Maßnahmen erforderlich sein, etwa das iterative Anpassen von Zuordnungen, Regeln oder Arbeitsabläufen, um die Leistung zu optimieren.

Sobald das System live ist und läuft, ist eine kontinuierliche Überwachung unerlässlich. Die Entwicklung von Rückkopplungsschleifen und die Einrichtung des Systems, um bei Ablehnungen, sich abzeichnenden Anomalien oder regulatorischen Änderungen zu warnen, trägt dazu bei, das System zu pflegen und die Compliance sicherzustellen. Daher sollten Unternehmen interne Richtlinien für die regelmäßige Überprüfung und Anpassung ihrer E-Rechnungs-Arbeitsabläufe festlegen.

Fazit

Die E-Rechnung markiert eine neue Ära in der VAT-Compliance, da die Rechnungsstellung zu einem tief eingebetteten, in Echtzeit ablaufenden und datenintensiven Prozess wird. Während die Steuerbehörden zentrale Daten schneller und effizienter erhalten, liegt es an den Unternehmen, sicherzustellen, dass alle Daten korrekt, genau und rechtzeitig ausgetauscht werden.

Für Unternehmen, die in der EU tätig sind oder innerhalb der EU Handel treiben, ist die Vorbereitung nicht optional, sondern eine Verantwortung und Verpflichtung. Der gesamte Vorbereitungsprozess sollte darauf ausgelegt sein, eine agile Roadmap zur Implementierung der E-Rechnung zu erstellen, nicht nur um den aktuellen Zustand zu bewerten und einen reibungslosen Übergang zu den kommenden Anforderungen sicherzustellen, sondern auch um sich entwickelnde Vorgaben genau zu beobachten und sich an neue Anforderungen anzupassen.