Die Oklahoma Tax Commission hat ein Schreiben zu einem Unternehmen veröffentlicht, das eine gehostete webbasierte Plattform entwickelt und bereitstellt, über die Kunden überschüssiges Vermögen (surplus property) verwalten und nachverfolgen. Die Commission erläutert, dass ein Schreiben eine schriftliche Orientierungshilfe ist, die als Reaktion auf den Antrag eines Unternehmens zu dessen besonderen und möglicherweise komplexen Umständen ergeht. Das Schreiben liefert daher einen nützlichen Hinweis darauf, wie die Commission die einschlägigen Steuerregeln auslegt, doch Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass die Schlussfolgerung automatisch für sie gilt.
Sachverhalt und die Klarstellungen der Commission
Das Unternehmen entwickelt und stellt eine standardisierte, webbasierte Softwareplattform bereit, die staatlichen Stellen und anderen Organisationen bei der Verwaltung von überschüssigem Vermögen hilft. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, Informationen über überschüssige Vermögenswerte zu erfassen und zu verwalten, deren Status nachzuverfolgen, zugehörige Dokumente und Fotografien zu speichern, Vermögenswerte für die Aussonderung oder den Verkauf vorzubereiten und das Ergebnis des Verwertungsprozesses festzuhalten.
Wichtig ist, dass das Unternehmen die Software nicht für einzelne Kunden entwickelt. Stattdessen betreibt und hostet es eine einzige standardisierte Softwareplattform, die allen Kunden zur Verfügung steht. In der Praxis erhalten die Kunden ein Recht auf Zugang zu und Nutzung der Plattform, jedoch kein Eigentum an der zugrunde liegenden Software.
Die Commission erinnerte daran, dass in Oklahoma die Sales Tax grundsätzlich auf Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf von tangible personal property, bestimmten Dienstleistungen und anderen im Sales Tax Code des Bundesstaates aufgeführten Transaktionen anfällt. Elektronisch gelieferte prewritten computer software ist ausdrücklich von der Oklahoma Sales and Use Tax befreit.
Prewritten software bedeutet im Allgemeinen Software, die nicht speziell nach den Anforderungen eines einzelnen Käufers entwickelt wird. Die Kombination mehrerer prewritten-software-Programme oder -Komponenten ändert nichts an ihrer Einstufung als prewritten software.
In Anwendung dieser Regeln stellte die Commission klar, dass gehostete SaaS-Abonnements weder der Oklahoma Sales Tax noch der Use Tax unterliegen, da Kunden elektronisch über das Internet auf prewritten computer software zugreifen und ihnen kein körperliches Speichermedium übertragen wird.
Da das Unternehmen unter den beschriebenen Umständen keine der Oklahoma Sales Tax unterliegenden Verkäufe tätigt, muss es allein für den Verkauf dieser Abonnements keine Oklahoma-Sales-Tax-Genehmigung einholen. Zu Aufzeichnungszwecken muss das Unternehmen vollständige Bücher und Aufzeichnungen über alle Verkäufe und Einkäufe führen und dabei steuerpflichtige klar von nicht steuerpflichtigen Einnahmen abgrenzen, damit die steuerliche Behandlung belegt werden kann.
Fazit
Die klare Unterscheidung Oklahomas zwischen körperlichem Vermögen und gehosteter prewritten software bietet SaaS-Anbietern erhebliche regulatorische Klarheit. Indem der Bundesstaat aus der Ferne genutzte Webplattformen als nicht steuerpflichtig einstuft, verringert er den Verwaltungsaufwand für digitale Unternehmen und legt zugleich transparente Anforderungen an die Aufzeichnung nicht steuerpflichtiger Ertragsströme fest.
