Weltweit ist die elektronische Rechnungsstellung, oder kurz E-Rechnungsstellung, zu einer zentralen Säule der digitalen öffentlichen Beschaffung und zunehmend der B2B-Steuerkonformität geworden. E-Rechnungssysteme sollen sicherstellen, dass Rechnungen nicht nur elektronisch ausgetauscht werden, sondern auch in einer Weise strukturiert sind, die eine automatisierte Verarbeitung, Validierung und Meldung ermöglicht. Der Wandel zu einem strukturierteren und automatisierten E-Rechnungssystem wird durch die Notwendigkeit angetrieben, die VAT-Lücke, den VAT-Betrug zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und fragmentierte nationale Systeme zu harmonisieren.

Die E-Rechnungsstellung ist eine der Haupttechnologien, die Steuerregime weltweit umgestaltet, und die EU bildet da keine Ausnahme. Zusammen mit SAF-T wurde die E-Rechnungsstellung zum Eckpfeiler des EU-Rahmens für digitale Meldepflichten. Deshalb ist das Verständnis der EU-E-Rechnungsstellung eine der wichtigsten Compliance- und Geschäftsprioritäten für Organisationen, die im EU-Binnenmarkt tätig sind.

Das Konzept der EU-E-Rechnungsstellung

Die EU-E-Rechnungsstellung bezieht sich auf die Ausstellung und den Austausch von Rechnungen in einem vollständig digitalen, strukturierten Format zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. PDFs oder gescannte Dokumente gelten nicht als E-Rechnungen, da sie keine Datendateien sind, die auf strukturierte Weise erstellt, gesendet und empfangen werden, um eine automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme zu ermöglichen.

Ein Hauptmerkmal von E-Rechnungen ist, dass die enthaltenen Daten, wie Preise, Mengen und Beschreibungen, in einem maschinenlesbaren Format kodiert sind. Dadurch können die Buchhaltungssysteme der Käufer Daten automatisch importieren und verarbeiten, ohne manuelle Dateneingabe oder Interpretation. Das Ergebnis ist ein effizienteres und fehlerunanfälligeres System.

In der Praxis beseitigen digitale Rechnungen wie PDFs den physischen Handhabungsaspekt traditioneller Papierrechnungen und machen Speicherung und Übertragung effizienter. Sie sind jedoch immer noch ein visuelles Dokument, das geändert, manipuliert, von einer Person gelesen und manuell in Buchhaltungssoftware oder Zahlungssysteme eingegeben werden kann.

Im Gegensatz dazu sind E-Rechnungen für die maschinelle Verarbeitung konzipiert, was bedeutet, dass sie nicht auf das visuelle Layout zur Interpretation angewiesen sind. Während die visuelle Darstellung der E-Rechnung während der Verarbeitung oder für die menschliche Überprüfung vorübergehend noch erzeugt werden kann, ist sie sekundär gegenüber den zugrunde liegenden Daten.

Hauptmerkmale der EU-E-Rechnungsstellung

Damit ein System E-Rechnungen ordnungsgemäß nutzen kann, müssen zwei grundlegende Bedingungen erfüllt sein: Die Rechnung muss in einem standardisierten, strukturierten Format erstellt werden, das sicherstellt, dass die Daten maschinenlesbar sind, und sie muss vom System des Lieferanten zum System des Käufers so übertragen werden, dass diese Struktur erhalten bleibt und eine vollständige Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses ermöglicht wird. Der europäische E-Rechnungsstandard EN 16931 spielt eine entscheidende Rolle, indem er die gemeinsame semantische Struktur festlegt, die E-Rechnungen innerhalb der EU folgen müssen.

Europäischer Standard EN 16931 als semantischer Kern

Aufgebaut um das semantische Kerndatenmodell EN 16931-1 und begleitende Geschäftsregeln, stellt der Standard sicher, dass die Bedeutung jedes Datenelements systemübergreifend klar und konsistent definiert ist. Betrachten Sie, wie Papierrechnungen funktionieren: Sie sind in einer Sprache und einem Format geschrieben, das sowohl Käufer als auch Verkäufer verstehen. Wenn Menschen Informationen austauschen, verlassen sie sich standardmäßig auf Kontext, Wissen und Erfahrung, um diese Informationen zu verstehen und zu interpretieren.

Im Gegensatz dazu müssen Daten beim Austausch zwischen Computersystemen für die automatisierte Verarbeitung mit viel größerer Präzision definiert werden, da Maschinen keine Bedeutung über das hinaus interpretieren können, was explizit strukturiert und spezifiziert ist.

Hier kommt EN 16931 ins Spiel, da es ein Kernrechnungsdatenmodell definiert, das die wesentlichen Informationen erfasst, die typischerweise in Rechnungen benötigt werden und für die meisten Standard-Rechnungsszenarien ausreichend sind. Der EN 16931-Standard stellt sicher, dass alle häufig verwendeten Rechnungselemente konsistent definiert sind, sowohl hinsichtlich der enthaltenen Daten als auch hinsichtlich der genauen Bedeutung jedes Geschäftsbegriffs.

Der EN 16931-Standard definiert jedoch kein einziges technisches Format dafür, wie diese Informationen kodiert werden müssen. Um einen tatsächlichen elektronischen Austausch zu ermöglichen, stützt er sich auf etablierte internationale XML-Nachrichtenstandards, die die im Kernmodell definierten strukturierten Rechnungsdaten tragen. Dieser semantische Ansatz ermöglicht es verschiedenen Ländern und Systemen, unterschiedliche Syntaxen anzunehmen und dabei die grenzüberschreitende Interoperabilität aufrechtzuerhalten. Zwei unterstützte Syntaxen sind die UBL 2.1-Rechnungsnachricht und die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)-Nachricht.

Syntaxformate: Wie Rechnungsdaten kodiert werden

Während EN 16931 die Bedeutung von Rechnungsdaten definiert, legen die Syntaxformate UBL und CII fest, wie diese Daten in einer digitalen Datei strukturiert sind. Beide UBL und CII sind XML-basiert. UBL ist für die Standardisierung elektronischer Geschäftsdokumente konzipiert, einschließlich Rechnungen, Bestellungen und Versandbenachrichtigungen, und wird in der EU, insbesondere in PEPPOL-basierten Systemen, weit verbreitet eingesetzt.

CII hingegen wurde vom Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterung und elektronisches Geschäft (UN/CEFACT) entwickelt und hat einen globaleren Umfang und ist für die Unterstützung einer breiten Palette von Branchen über die Beschaffung hinaus konzipiert.

Einfach erklärt: EN 16931, UBL und CII

All das oben Genannte mag für diejenigen wenig bedeuten, die eine einfache, nicht-technische Erklärung dessen wollen, was der EN 16931-Standard ist und was UBL und CII tatsächlich tun. Also vereinfachen wir es ein bisschen.

EN 16931 kann als gemeinsames Wörterbuch oder Regelwerk verstanden werden. Es definiert, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss und was jedes Datenelement bedeutet. UBL und CII hingegen organisieren Daten in einer strukturierten Textdatei, die Maschinen analysieren, interpretieren und verstehen können. Im Wesentlichen sind UBL und CII zwei verschiedene Containerformate, die dieselbe Fracht tragen. Aus einer anderen Perspektive ist der EN 16931-Standard eine Sprache, und UBL und CII sind die Umschläge, die dieselbe Nachricht tragen, nur etwas unterschiedlich verpackt.