Las empresas con sede en la Unión Europea (UE) deben sortear una serie de complejidades y requisitos específicos a la hora de gestionar el Sales & Use Tax (impuesto sobre ventas y uso) de EE. UU.

Los regímenes de IVA, como los que existen en Europa y más allá, suelen estar unificados; esto significa que los procesos aplicados al comercio en una jurisdicción a menudo pueden ser reproducidos por los equipos fiscales en otros países.

Sin embargo, el sistema estadounidense basado en el Sales & Use Tax se considera ampliamente más fragmentado y sumamente complejo en comparación.

Como es comprensible, esto genera todo tipo de complicaciones para las empresas de la UE al vender bienes o servicios en EE. UU., especialmente en lo que respecta a la determinación del impuesto y al cumplimiento de las obligaciones fiscales en múltiples jurisdicciones.

A continuación, presentamos un resumen de cinco de los principales retos a los que deben enfrentarse las empresas europeas al comerciar en EE. UU. y verse, por tanto, obligadas a gestionar el Sales & Use Tax. Y, lo que es más importante, le diremos cómo superarlos:

1. La notable complejidad del sistema del Sales & Use Tax de EE. UU.

Problema: sistema fiscal fragmentado

El primer reto importante al que se enfrentan las empresas europeas es la enorme complejidad del sistema fiscal estadounidense.

A diferencia del sistema de IVA de la UE, que suele estar armonizado entre los Estados miembros, EE. UU. opera con un sistema fragmentado en el que los impuestos se aplican a nivel federal, estatal y local.

Debido a que las distintas jurisdicciones, como los estados, los condados y las ciudades, establecen cada una sus propios tipos, EE. UU. tiene en vigor en todo momento más de 100 000 tipos distintos de Sales & Use Tax. No es de extrañar que resulte casi imposible determinarlos y remitirlos todos manualmente.

Es más, cada estado de EE. UU. puede tener una estructura fiscal diferente, incluidos impuestos específicos de cada estado, como el alquiler comercial en Florida o los impuestos turísticos en Misisipi.

Algunos estados, como Colorado, incluso diferencian entre los tipos del Sales Tax y del Use Tax, lo que añade más complicaciones. Esta variabilidad no existe en la UE, donde unos pocos tipos de IVA estandarizados simplifican las transacciones transfronterizas.

Solución: automatización e integración tecnológica

Para las empresas europeas, gestionar manualmente un entorno fiscal tan intrincado es una receta para los errores y las ineficiencias.

La determinación manual por sí sola requiere enormes recursos humanos para hacerla bien, teniendo en cuenta el extraordinario número de tipos existentes.

La respuesta es adoptar software o soluciones fiscales automatizados que ofrezcan la cobertura y la agilidad, así como una gran cantidad de contenido fiscal estadounidense, necesarias para determinar con precisión el Sales & Use Tax.

Estas herramientas pueden gestionar la complejidad de determinar los tipos impositivos aplicables en función de la ubicación del comprador, la naturaleza de los bienes o servicios vendidos y otras variables.

Al integrar estas herramientas en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas pueden garantizar la precisión y la eficiencia a la hora de gestionar el cumplimiento del Sales & Use Tax.

2. Comprender el Use Tax

Problema: sistemas fiscales duales

Otra dificultad radica en comprender los sistemas fiscales duales de EE. UU. para el Sales & Use Tax.

Mientras que el Sales Tax se aplica generalmente en el punto de venta, el Use Tax se aplica cuando los bienes se compran fuera de un estado pero se utilizan dentro de él.

Esta estructura dual puede complicar las cosas para las empresas europeas que se han acostumbrado al sistema único de IVA y a un solo punto de recaudación y remisión del impuesto.

Surgen más complejidades en estados con tipos diferentes para el Use Tax, como Colorado, lo que aumenta la carga administrativa de rastrear y aplicar distintos tipos en función de la transacción.

Solución: formación y apoyo especializado

Las empresas europeas deben dar prioridad a la formación de sus equipos fiscales sobre las diferencias entre el Sales Tax y el Use Tax. El conocimiento de las complejidades de cada sistema es imprescindible para mantener un control firme sobre la gestión del Sales & Use Tax.

La mejor práctica es invertir también en tecnología fiscal de vanguardia para lograr una precisión óptima en todas las transacciones, una hazaña que suele estar fuera del alcance de los equipos que gestionan el Sales & Use Tax manualmente. Existen muchas soluciones en el mercado que pueden determinar y aplicar de forma fiable el Sales Tax o el Use Tax cuando cada gravamen es exigible en los 45 estados en los que está en vigor.

Además, hablar con expertos fiscales con experiencia en la implementación de soluciones en EE. UU. es una decisión acertada. Los expertos deberían poder aportar información sobre cuándo se aplica el Use Tax y ayudar a las empresas a establecer sistemas que lo rastreen y declaren con precisión.

3. Las leyes de nexo (nexus) y la sentencia Wayfair

Problema: definir el nexo fiscal (nexus)

Los profesionales fiscales europeos con poca exposición a EE. UU. a menudo tienen dificultades para asimilar el concepto de nexo (nexus).

El nexo (nexus) se refiere a la presencia mínima que una empresa debe tener en un estado antes de estar obligada a recaudar el Sales Tax.

En 2018, la sentencia del Tribunal Supremo de EE. UU. en el caso South Dakota v Wayfair estableció que incluso las empresas sin presencia física en un estado deben recaudar el Sales Tax si sus ventas superan determinados umbrales.

A las empresas de la UE a menudo les resulta difícil determinar cuándo han establecido un nexo (nexus) en un estado de EE. UU., ya que estas normas difieren de un estado a otro.

Por ejemplo, algunos estados pueden establecer el nexo (nexus) en función de factores económicos, como los volúmenes de ventas anuales, mientras que otros pueden exigir una presencia física en el estado, como a través de una oficina, una fábrica o una tienda.

Las normas no siempre son claras y varían entre los 50 estados de EE. UU.

Solución: implementar software de seguimiento del nexo (nexus)

Para gestionar los requisitos del nexo (nexus) de forma eficaz, las empresas de la UE deben utilizar software especializado que rastree los umbrales del nexo económico en los distintos estados.

Este software puede alertar a las empresas cuando superan un umbral de nexo (nexus), lo que les permite cumplir las leyes fiscales estatales en tiempo real.

Además, asociarse con expertos jurídicos en derecho fiscal estadounidense puede garantizar que las empresas sigan cumpliendo la normativa a medida que amplían sus operaciones.

4. Complicaciones del cambio de divisas

Problema: gestión de divisas extranjeras y facturas

Las empresas europeas que realizan transacciones en dólares estadounidenses se enfrentan a retos adicionales a la hora de gestionar los tipos de cambio a efectos fiscales.

Los estados de EE. UU. no estandarizan cómo deben tratarse las transacciones en moneda extranjera, lo que da lugar a prácticas incoherentes de facturación y declaración.

Capturar el tipo de cambio correcto e incluirlo con precisión en las facturas es fundamental para garantizar el cumplimiento.

Los errores en la conversión de divisas pueden dar lugar a pagos insuficientes o excesivos de impuestos, ambos susceptibles de acarrear sanciones. Tratamos esto con más detalle en un reciente blog.

Solución: automatización de la conversión de divisas

La mejor solución para abordar los problemas de cambio de divisas es automatizar el proceso de captura de los tipos de cambio en el momento de la transacción.

Las empresas de la UE pueden integrar herramientas de conversión de divisas con sus sistemas de facturación para calcular los impuestos con precisión en dólares estadounidenses y en la moneda nacional de la empresa.

Unos tipos de cambio y procedimientos de facturación estandarizados ayudarán a evitar errores y a garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales estadounidenses.

5. El elevado coste del cumplimiento

Problema: aumento de los costes de cumplimiento

La naturaleza compleja del cumplimiento del Sales & Use Tax de EE. UU. puede aumentar considerablemente los costes operativos de las empresas de la UE.

El cumplimiento requiere no solo la implementación de software especializado, sino también la contratación de profesionales fiscales familiarizados con las leyes estadounidenses.

Esto puede suponer un coste prohibitivo para las empresas más pequeñas de la UE, lo que dificulta la entrada en el mercado estadounidense o la expansión de las operaciones.

Solución: optimizar los procesos de cumplimiento

Una forma de mitigar los elevados costes de cumplimiento es optimizar los procesos siempre que sea posible.

Las soluciones automatizadas que integran los cálculos del Sales Tax en los sistemas ERP existentes pueden reducir el tiempo y los recursos necesarios para el cumplimiento.

Además, subcontratar la gestión fiscal a proveedores de servicios externos puede ofrecer alternativas rentables para las pequeñas y medianas empresas (pymes) que no pueden permitirse equipos fiscales internos.

Conclusión

Navegar por el Sales & Use Tax de EE. UU. es una tarea abrumadora para las empresas europeas, principalmente debido a la naturaleza fragmentada y compleja del sistema fiscal estadounidense.

Las herramientas de automatización, la formación y la colaboración con expertos fiscales pueden ayudar a las empresas europeas a reducir la carga del cumplimiento fiscal.

Al optimizar los procesos fiscales y mantenerse informadas de los últimos cambios normativos, las empresas europeas pueden llevar a cabo operaciones en EE. UU. con confianza, sin verse abrumadas por las complejidades de su sistema fiscal.