La velocidad a la que se desarrolla la tecnología ha influido significativamente en la adopción por parte de las empresas de herramientas y software automatizados, lo que hace que el cumplimiento del IVA sea más sencillo y rápido. En una era en la que los gobiernos de todo el mundo han implantado medidas más estrictas de cumplimiento del IVA, la automatización se ha convertido en un medio esencial para que las empresas cumplan los requisitos y se mantengan a la vanguardia.

En este artículo, exploraremos el auge de la automatización de las declaraciones del IVA, sus beneficios y retos, y cómo las empresas pueden encontrar el equilibrio entre la automatización y los procesos manuales.

La aparición de la automatización de las declaraciones del IVA

La necesidad de una forma automatizada de cumplimentar y presentar las declaraciones del IVA puede apreciarse desde varios aspectos interconectados. Con los países implantando sistemas tributarios digitales, como el Suministro Inmediato de Información (SII) en España o Making Tax Digital (MTD) en el Reino Unido, la automatización de las declaraciones del IVA se convirtió en una necesidad para las empresas.

Las regulaciones implantadas por los gobiernos nacionales suelen exigir a las empresas que presenten las declaraciones del IVA electrónicamente, lo que ha generado una creciente necesidad de sistemas automatizados capaces de gestionar cálculos complejos y garantizar que el IVA se declare con exactitud.

A medida que más empresas operan en múltiples jurisdicciones y mercados en la economía digital, preparar y presentar correctamente las declaraciones del IVA a tiempo se ha convertido en uno de los principales retos. Por eso, la automatización se ha convertido en una tendencia creciente, no solo entre las grandes corporaciones, sino también entre las pequeñas y medianas empresas.

Por lo tanto, la automatización de las declaraciones del IVA es requerida tanto por los gobiernos nacionales como por las empresas para simplificar el cumplimiento del IVA.

Ventajas de la automatización de las declaraciones del IVA

La simplificación y la eficiencia temporal son las primeras ventajas que vienen a la mente al considerar la automatización de las declaraciones del IVA. Dado que la mayoría de las herramientas y del software automatizados incluyen todas las fórmulas pertinentes necesarias para calcular con exactitud y eficiencia los importes del IVA que deben incluirse en las declaraciones del IVA, esto representa un alivio significativo para las empresas.

No tener que calcular todo manualmente e introducir todos los datos elimina la posibilidad de errores humanos al preparar las declaraciones del IVA. En última instancia, los errores en las declaraciones del IVA pueden dar lugar a problemas administrativos adicionales, como presentar declaraciones corregidas o incluir datos corregidos en la siguiente declaración del IVA.

La automatización garantiza el cumplimiento de los plazos de presentación. El sistema puede hacer su seguimiento y notificar o alertar a las partes interesadas clave de que las declaraciones del IVA vencen, reduciendo aún más el riesgo de costosas multas.

Por último, la automatización puede ayudar a las empresas a alcanzar una mejor escalabilidad. Las empresas en crecimiento que se expanden a nuevos mercados se enfrentan a los retos de gestionar el cumplimiento del IVA en múltiples jurisdicciones con distintos tipos de IVA aplicables, requisitos de presentación y plazos. Un sistema automatizado de declaración del IVA puede gestionar estas complejidades de forma más eficiente, garantizando el cumplimiento de las normas locales sin intervención ni entrada manual.

Retos y limitaciones de la automatización de las declaraciones del IVA

A pesar de sus numerosas ventajas, la automatización de las declaraciones del IVA no está exenta de retos y limitaciones. El coste de implantar un sistema automatizado de declaración del IVA puede ser la primera barrera para muchas pequeñas e incluso medianas empresas.

Aunque los beneficios a largo plazo, como una mayor exactitud y el ahorro de tiempo, son evidentes, el coste inicial de configuración puede superar lo que ciertas empresas pueden permitirse. Las empresas pueden necesitar invertir en software, en la integración con los sistemas contables y en servicios de consultoría para garantizar una transición fluida de los sistemas manuales a los automatizados de preparación y presentación de las declaraciones del IVA. Esto puede ser un obstáculo para las empresas, especialmente para las pequeñas con recursos limitados.

Cualquier uso de la tecnología presenta retos, incluida la dependencia de ella y los errores que pueden producirse durante su funcionamiento. Los sistemas automatizados requieren un mantenimiento, actualizaciones y supervisión periódicos para garantizar su correcto funcionamiento. Al implantar la solución informatizada, las empresas deben tener en cuenta las caídas del sistema y los problemas que puedan surgir durante el proceso de sincronización de datos, lo que en última instancia da lugar a retrasos o inexactitudes en la declaración del IVA.

En cuanto a las actualizaciones, las empresas deben asegurarse de que su sistema automatizado del IVA sea adaptable a los cambios en la normativa del IVA. Las normas y regulaciones del IVA cambian constantemente, y el sistema debe ser capaz de integrar las actualizaciones sin problemas y sin interrumpir las operaciones diarias.

El reto adicional puede ser destinar recursos a formar al personal clave para que utilice correctamente las herramientas y el software automatizados.

Por último, la seguridad y la privacidad de los datos son siempre las principales preocupaciones al implantar sistemas automatizados, incluidos los de declaración del IVA. Los datos financieros sensibles intercambiados entre los sujetos pasivos, las administraciones tributarias y los proveedores externos de soluciones de IVA siempre están expuestos al riesgo de ciberataques y filtraciones de datos.

Encontrar el equilibrio adecuado en la automatización del IVA

Entonces, ¿cómo podemos equilibrar los aspectos positivos y negativos del sistema de declaraciones automatizadas del IVA? Aunque los sistemas automatizados pueden contribuir a la exactitud y la eficiencia, las empresas aún deben considerar contar con un equipo de profesionales que supervise el proceso y aborde cualquier discrepancia. La supervisión humana garantiza que el sistema funcione correctamente y que las transacciones específicas o complejas se gestionen adecuadamente.

Otro aspecto a considerar es el alcance de la automatización. Mientras que algunas empresas pueden beneficiarse de una solución completamente automatizada, otras pueden encontrar que un enfoque híbrido se adapta a sus necesidades y posibilidades, como automatizar las tareas rutinarias mientras se gestionan manualmente las tareas más complejas.

Conclusión

Las empresas deben evaluar todos los aspectos de sus operaciones y determinar qué solución es la mejor para automatizar los requisitos de presentación de las declaraciones del IVA. Además, deben considerar las funcionalidades que ofrecen las soluciones de software o basadas en la nube, especialmente las relativas a la flexibilidad, la integración con las plataformas contables existentes y la capacidad de cumplir los requisitos en distintas jurisdicciones, es decir, la capacidad de escalar a medida que la empresa crece.

Al final, las empresas deben plantearse automatizar sus procesos de declaración del IVA. Esto es especialmente cierto dado que el panorama tributario mundial evoluciona rápidamente, y supervisar y adaptarse a estos cambios es un reto significativo. Las empresas que inviertan en soluciones de automatización estarán mejor posicionadas para adaptarse a las nuevas regulaciones y mantener el cumplimiento del IVA.

Fuente: Suministro Inmediato de Información (SII), Overview of Making Tax Digital, PwC - Automating VAT returns, PwC - Automated VAT Solution, Deloitte