Las empresas de toda la Unión Europea (UE) se enfrentan a diferentes normas y requisitos de declaración. Algunas son locales y solo se aplican en uno o unos pocos Estados miembros de la UE, mientras que otras se han implantado a escala de toda la UE. Los estados recapitulativos de operaciones intracomunitarias (ESL, por sus siglas en inglés) y las declaraciones Intrastat son dos informes que se han implantado a nivel de la UE.

Sin embargo, cumplir los requisitos de declaración del ESL e Intrastat puede resultar complejo, principalmente debido a las distintas normas definidas en cada Estado miembro de la UE. En este artículo, explicaremos las principales características de cada declaración, qué las diferencia entre sí y cómo las definen los Estados miembros de la UE.

Comprender el estado recapitulativo (ESL) de la UE

La finalidad del ESL es proporcionar información adicional a las Administraciones Tributarias sobre el IVA relativo a las operaciones transfronterizas entre empresas registradas a efectos del IVA y garantizar que se recaude y declare adecuadamente por todas las partes implicadas. Así, el ESL reduce el margen para el fraude del IVA y garantiza la exactitud de las declaraciones de IVA.

Los ESL, o estados recapitulativos, son declaraciones tributarias que toda empresa registrada a efectos del IVA debe presentar si realiza entregas intracomunitarias. Por lo general, el ESL solo incluye información sobre las ventas realizadas a otro Estado miembro de la UE. No obstante, algunos países de la UE, como España o Polonia, también solicitan información sobre las compras procedentes de otros países de la UE.

En toda la UE existen distintas normas relativas a la frecuencia de presentación y al umbral de los ESL.

Frecuencia de presentación y umbrales del ESL en la UE

Con arreglo a la Directiva del IVA de la UE, los ESL deben presentarse trimestralmente, dejando a cada Estado miembro libertad para definir el procedimiento de presentación. No obstante, la Directiva del IVA de la UE también permite los ESL mensuales. Esto da lugar a situaciones en las que, en algunos países de la UE, solo existen ESL mensuales, en otros trimestrales, y algunos incluso definen distintas normas de presentación en función del valor de la entrega intracomunitaria de bienes.

Por ejemplo, España es uno de los Estados miembros de la UE con la obligación de presentar el ESL trimestralmente. No obstante, se exige el ESL mensual si la entrega de bienes o servicios a otros Estados miembros de la UE supera el umbral de 50.000 EUR en cualquiera de los cuatro trimestres anteriores. Portugal es otro país que tiene las mismas normas.

Aunque las normas alemanas son similares a las de España y Portugal, es decir, que el umbral de entregas intracomunitarias de 50.000 EUR es determinante para saber si las empresas deben presentar los ESL mensual o trimestralmente, existen normas que permiten a las empresas presentar los ESL anualmente. Así, las empresas pueden presentar un ESL anual si su volumen de negocio sujeto al impuesto es de 200.000 EUR como máximo y sus ventas transfronterizas son inferiores a 15.000 EUR.

En cambio, Francia solo exige los ESL mensuales. Suecia define la frecuencia de presentación en función del tipo de entrega. Si la empresa solo entrega bienes o bien tanto bienes como servicios, debe presentar el ESL todos los meses. Por el contrario, se exigen ESL trimestrales si una empresa solo presta servicios.

Plazos para presentar los ESL de la UE

Además de tener distintos requisitos de frecuencia de presentación y umbrales, también existen distintos plazos de presentación. Por ejemplo, en España y Portugal es hasta el día 20 del mes siguiente al período de declaración, y en Alemania, hasta el día 25 siguiente al período de declaración para las declaraciones mensuales y trimestrales. Al mismo tiempo, las declaraciones anuales deben presentarse antes del día 10 del mes siguiente al período de declaración.

Algunos países, como Suecia, tienen distintos plazos para presentar los ESL en función del medio de presentación. Si los ESL se presentan en papel, el plazo es el día 20 del mes, mientras que, para la presentación electrónica, es hasta el día 25 del mes siguiente al período de declaración.

Información solicitada en el ESL

La Directiva del IVA de la UE proporciona una lista de la información que deben contener los ESL. La lista se refiere a la información sobre las empresas que presentan el ESL, los datos de sus clientes y consumidores de la UE, los valores totales de todos los bienes y servicios entregados y los tipos de IVA aplicados a dichas entregas.

Comprender el Intrastat de la UE

Intrastat es una declaración estadística que proporciona información sobre el movimiento de mercancías por el territorio de la UE. Al igual que los ESL, las declaraciones Intrastat se refieren a las operaciones intracomunitarias. No obstante, incluyen información más detallada sobre la cantidad y los códigos aduaneros de las mercancías, el Incoterm, el tipo de transporte y las regiones de expedición y llegada.

Frecuencia de presentación y umbrales del Intrastat en la UE

Las declaraciones Intrastat solo son exigibles una vez que se superan los umbrales de aplicación. Estos umbrales varían de un Estado miembro de la UE a otro e incluyen umbrales para las llegadas al país y las expediciones desde el mismo. Para añadir complejidad a estos requisitos de declaración, en algunos países los umbrales para las llegadas y las expediciones se fijan de forma diferente.

Entre los países con los mismos umbrales para las llegadas y las expediciones se encuentran Finlandia, donde ambos umbrales son de 800.000 EUR, y Rumania, con 1 millón de RON.

Algunos Estados miembros de la UE, como España, tienen normas que permiten presentar el Intrastat ordinario o declaraciones más detalladas, en función del valor de las llegadas y expediciones. Por tanto, si el valor de las llegadas y expediciones de la empresa es superior a 6 millones EUR, se exigen declaraciones Intrastat más detalladas. Una vez superado el umbral de 400.000 EUR para las llegadas y expediciones, debe presentarse un Intrastat estándar.

Alemania es un ejemplo de país con umbrales distintos para las llegadas y las expediciones. El umbral para las llegadas es de 800.000 EUR y, para las expediciones, de 500.000 EUR.

Sin embargo, hay una circunstancia atenuante para las empresas. En todos los Estados miembros de la UE, las declaraciones Intrastat se presentan mensualmente.

Plazos para presentar las declaraciones Intrastat

Los plazos para presentar el Intrastat difieren de un Estado miembro a otro. En Polonia y Finlandia es hasta el día 10 del mes siguiente al período de declaración. En España es hasta el día 12 del mes siguiente al mes de declaración. La República Checa tiene distintos plazos de declaración en función de si el Intrastat se presenta en papel o de forma electrónica.

Declaración combinada Intrastat/ESL en Italia

Antes de explicar las principales diferencias entre el ESL y el Intrastat, es fundamental mencionar que en Italia existe una única declaración Intrastat que incluye tanto la presentación del ESL como la del Intrastat, denominada listas resumen de declaraciones de operaciones intracomunitarias.

Esta declaración incluye información sobre las entregas intracomunitarias de bienes y servicios y las adquisiciones de bienes y servicios. La declaración Intrastat/ESL debe presentarse electrónicamente ante las Aduanas antes del día 25 del mes siguiente al período de declaración. No obstante, los contribuyentes con acceso a los servicios telemáticos Entratel o Fisconline de la Agencia Tributaria también pueden presentar las declaraciones Intrastat a través de dichos portales.

En cuanto a la frecuencia de presentación, la declaración Intrastat combinada se presenta trimestralmente, salvo que el valor de las entregas realizadas o adquiridas supere los 50.000 EUR. En ese caso, las declaraciones Intrastat/ESL mensuales son obligatorias.

Diferencias entre el ESL y el Intrastat de la UE

El ESL se presenta ante las administraciones tributarias como una declaración tributaria, y el Intrastat se presenta ante las Aduanas como una declaración estadística. El Intrastat no incluye información sobre los servicios prestados, solo sobre las mercancías, mientras que el ESL incluye tanto las entregas de bienes como las de servicios. El ESL se aplica principalmente a las ventas realizadas de bienes y servicios, con algunas excepciones en las que también se incluyen las compras, y el Intrastat se aplica tanto a las llegadas como a las expediciones.

En cuanto a la frecuencia de presentación, los ESL pueden exigirse mensual, trimestral o anualmente, mientras que las declaraciones Intrastat se presentan únicamente de forma mensual.

A diferencia de los ESL, que se presentan desde la primera entrega intracomunitaria con independencia de su valor, la obligación de presentar una declaración Intrastat solo se genera una vez que se superan los umbrales.

Conclusión

Desde los distintos umbrales hasta los plazos de presentación, estos requisitos de declaración pueden causar problemas a quienes no dedican recursos a comprender su obligación con arreglo a estas normas.

Por tanto, las empresas que realizan operaciones intracomunitarias deben prestar mucha atención y garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentaciones relativas a los ESL y al Intrastat. También deben mantenerse informadas sobre los umbrales, plazos y normas de declaración específicos de cada país. Se establecen multas y sanciones por no cumplir los plazos y requisitos.

Fuente: EU VAT Directive, Swedish Tax Agency - EC Sales List, VATabout - Country Guide - VAT in Spain, VATabout - Country Guide - VAT in Portugal, VATabout - Country Guide - VAT in France, VATabout - Country Guide - VAT in Germany, Finland Customs - Intrastat