Cumpla la normativa: Pasos prácticos para controlar las notificaciones de HMRC sobre el IVA en el Reino Unido

Todos los sujetos pasivos, nacionales o extranjeros, empresas o particulares, deben invertir recursos financieros y laborales para seguir los cambios en la legislación sobre el IVA. No seguir a tiempo los cambios y actualizaciones de las normas y reglamentos del IVA puede dar lugar a que los sujetos pasivos no cumplan las leyes del IVA, lo que a su vez puede acarrear sanciones y multas.

Los contribuyentes pueden adoptar algunas medidas prácticas para evitar malentendidos o enterarse tarde de los cambios que se han adoptado o aplicado.

El papel de las notificaciones sobre el IVA en el cumplimiento de la legislación fiscal británica

Las VAT Notices publicadas y emitidas por Her Majesty Revenue and Customs (HMRC), organismo rector en materia fiscal, incluido el IVA, son valiosas fuentes de información para comprender la legislación sobre el IVA. La HMRC interpreta y explica las disposiciones relacionadas con el IVA de la Ley del IVA del Reino Unido a través de las VAT Notices.

Además, cuando las leyes del IVA establecen que la HMRC definirá con más detalle algunas cuestiones, esto se suele llevar a cabo mediante las VAT Notices. Por lo tanto, las VAT Notices de la HMRC son fundamentales, ya que contienen toda la información relevante sobre el IVA y aclaran cuestiones específicas.

En términos generales, las VAT Notices contienen información sobre quién y cuándo debe registrarse a efectos del IVA, qué se considera una actividad imponible, cuándo presentar una declaración del IVA, qué tipos de IVA se aplican a cada actividad imponible, etc.

Los sujetos pasivos deben estar al tanto de cualquier cambio, ya que si se omite alguna actualización o modificación, podría dar lugar a incumplimientos, sanciones y multas.

Dificultades y errores habituales en las notificaciones del IVA

Supervisar y hacer un seguimiento de todas las actualizaciones y cambios relacionados con el IVA puede resultar complejo y complicado. Por ejemplo, las pequeñas empresas suelen carecer de recursos humanos o financieros para mantenerse al día de los cambios. Suelen centrarse en sus actividades empresariales cotidianas y dependen de terceros proveedores de servicios, como contables o tenedores de libros, para que les informen de los cambios. Incluso cuando se les informa a tiempo, los propietarios de pequeñas empresas pueden distraerse con otros asuntos y pasar por alto la información.

Por otro lado, las grandes empresas que realizan transacciones nacionales y transfronterizas se ven a veces abrumadas por las normas y reglamentos que se les aplican. Al estar centradas en seguir cumpliendo las normas vigentes en materia de IVA, no son conscientes de que se han producido cambios.

Por último, a los sujetos pasivos extranjeros o de ultramar que operan en el Reino Unido puede resultarles difícil seguir la pista de los cambios, ya que no controlan si las normas se modifican una vez que cumplen la normativa. Además, a menudo se encuentran en países con normas y reglamentos diferentes en el palacio y están acostumbrados a distintas formas de comunicarse con las autoridades fiscales. La barrera del idioma también puede ser un factor que contribuya al incumplimiento.

Los retos y errores más notables a la hora de supervisar y hacer un seguimiento de los cambios en las VAT Notices son la falta de experiencia, recursos o políticas internas.

Dónde encontrar las VAT Notices del Reino Unido

El sitio web de HMRC es el primer lugar para encontrar todas las VAT Notices del Reino Unido. Además de las VAT Notices, la HMRC también publica directrices, noticias actualizadas y otros documentos que los sujetos pasivos pueden encontrar útiles. El sitio web de la HMRC ofrece una opción de búsqueda de VAT Notices por orden numérico y alfabético. Además de visitar ocasionalmente la HMRC para comprobar si hay actualizaciones o cambios, uno puede suscribirse al boletín de la HMRC y recibir todas las notificaciones relacionadas con el IVA.

Además, otros sitios web gubernamentales, como el del Tesoro, el Ministerio de Justicia o el Parlamento del Reino Unido, tienen notificaciones importantes sobre el IVA.

También puede encontrar información sobre las VAT Notices del Reino Unido en los sitios web de agencias y empresas de contabilidad o teneduría de libros. A veces, esta información es interpretada y explicada por expertos, mientras que en otras ocasiones, sólo se publica en la misma forma que en el sitio web de la HMRC.

Por último, los portales web dedicados al IVA y a los impuestos indirectos son también valiosas fuentes de información. Estos portales cubren únicamente temas relacionados con el IVA y hacen un seguimiento de los cambios que se producen en múltiples jurisdicciones. Al igual que en el caso del sitio web de la HMRC, los sujetos pasivos pueden visitar esos portales o suscribirse a sus boletines informativos para mantenerse al día de los últimos cambios en las VAT Notices del Reino Unido.

Pasos prácticos para el seguimiento de las VAT Notices del Reino Unido

Todos los sujetos pasivos pueden adoptar varias medidas para realizar un seguimiento de las notificaciones de IVA del Reino Unido. El primer paso consiste en crear una base de datos de las VAT Notices ya publicadas. De este modo, los sujetos pasivos conocerán todas las notificaciones de IVA ya publicadas.

El segundo paso consiste en determinar qué Notificación de IVA les corresponde. No todas las comunicaciones son aplicables a todos los sujetos pasivos. Por lo tanto, sería innecesario supervisar y hacer un seguimiento de las actualizaciones de todas ellas y, al hacerlo, los sujetos pasivos emplearían tiempo y esfuerzo que podrían dedicar a otras cuestiones.

Una vez completado el segundo paso, los sujetos pasivos deben desarrollar procedimientos internos para el seguimiento de los cambios y actualizaciones de las Comunicaciones sobre el IVA. Esto incluye programar un seguimiento regular de las actualizaciones con periodicidad semanal, mensual o trimestral, formar al personal para que realice un seguimiento de los cambios e informar de los mismos a todas las partes interesadas.

Una forma de aplicar con éxito los procedimientos internos es crear la denominada Cultura del Cumplimiento, en la que todo el mundo esté puntual y bien informado sobre las nuevas tendencias y cambios en materia de IVA. Además de crear esa cultura, el uso de herramientas o programas informáticos en línea para el cumplimiento puede reducir el riesgo de perderse información fundamental.

Para crear un entorno adecuado para el cumplimiento del IVA, los sujetos pasivos necesitan contratar empleados especializados en IVA. Sin embargo, a veces, es más fácil nombrar a una empresa consultora de IVA o a proveedores de servicios externos similares que se encarguen de hacer un seguimiento de todas las notificaciones de IVA del Reino Unido, proporcionar las aclaraciones necesarias e informar a tiempo sobre cualquier cambio que se produzca próximamente. Estas empresas también pueden ofrecer apoyo adicional en todas las cuestiones relacionadas con el IVA.

Conclusión

No se debe descuidar la supervisión y el seguimiento de las VAT Notices publicadas y actualizadas por la HMRC, ya que los efectos adversos podrían ser significativos para quienes no las sigan. Los sujetos pasivos deben ser proactivos y mostrar iniciativa para poner en marcha a las personas y los procedimientos adecuados para afrontar con éxito esta compleja cuestión.

No estar al tanto incluso del cambio más insignificante puede complicar la actividad cotidiana e imponer cargas financieras y administrativas.

Fuente: LexisNexis, HMRC - Avisos de IVA por orden numérico, HMRC - Avisos de IVA por orden alfabético, HMRC - Directrices para el cumplimiento GfC8