Documentos para el registro de IVA de empresas extranjeras

Expandirse a nuevos mercados es un proceso complejo por múltiples razones, entre ellas obstáculos operativos, logísticos y de infraestructura. Una parte esencial de esa expansión son las posibles obligaciones de IVA de las empresas extranjeras, sobre todo cuando no tienen oficina física ni empleados en el país.

Sin embargo, determinar si es necesario registrarse y cuándo hacerlo es solo una parte del proceso de cumplimiento. Saber qué documentos se exigen para el registro a efectos de IVA es fundamental para completar el propio registro. Como no existe un estándar global único, los requisitos varían de un país a otro. El enfoque más seguro para las empresas extranjeras es preparar un conjunto básico de documentos corporativos y fiscales y, después, comprobar si la administración tributaria del país de destino exige alguno adicional.

¿Cuándo necesitan las empresas extranjeras registrarse a efectos de IVA?

Por lo general, existen dos supuestos en los que las empresas extranjeras deben registrarse a efectos de IVA. El primero es el registro desde el momento de la primera entrega o prestación sujeta al impuesto de la empresa en ese país. Esto suele aplicarse en países sin umbral de registro a efectos de IVA para empresas extranjeras, o donde la ley establece expresamente que las empresas extranjeras deben registrarse a efectos de IVA desde la primera operación sujeta.

Por otro lado, las empresas extranjeras, en particular los proveedores de comercio electrónico y de servicios digitales, pueden estar obligadas a registrarse a efectos de IVA una vez que superan un umbral de registro. Los umbrales de registro a efectos de IVA varían considerablemente entre jurisdicciones, lo que dificulta cumplir los requisitos de registro a efectos de IVA a escala mundial.

En conjunto, para las empresas extranjeras, la obligación de registro puede derivarse de actividades como vender bienes de forma local, importar bienes, mantener existencias en otro país, prestar servicios, operar a través de un establecimiento permanente o realizar determinadas entregas digitales y de comercio electrónico B2C. Por tanto, el registro a efectos de IVA debe valorarse en función de las operaciones reales de la empresa y no simplemente de su país de constitución. Los regímenes especiales, como el OSS de la UE, también pueden influir en el análisis.

Documentos para el registro a efectos de IVA: lista básica

Aunque los requisitos varían entre jurisdicciones, las empresas extranjeras deben estar preparadas, por lo general, para aportar documentos que acrediten su identidad legal y su actividad empresarial.

Uno de los documentos más exigidos para el registro a efectos de IVA es el certificado de constitución de la empresa o el documento equivalente de registro mercantil. Las administraciones tributarias también pueden solicitar un extracto reciente del registro mercantil o de empresas que muestre la denominación legal, el número de registro, el domicilio social, los administradores y la situación jurídica de la empresa.

Además, pueden exigirse los documentos de constitución de la empresa, como sus estatutos sociales o su escritura de constitución. Estos documentos ayudan a establecer la estructura jurídica de la empresa y sus representantes autorizados.

Asimismo, suelen exigirse el número de identificación fiscal del país de origen y, en su caso, un certificado de registro a efectos de IVA del país de origen. Además, algunas jurisdicciones solicitan específicamente pruebas de la situación fiscal de la empresa en su país de establecimiento.

También pueden exigirse documentos de identificación de los administradores, propietarios o representantes autorizados. Los requisitos exactos dependen de la jurisdicción y de la función de la persona que presenta la solicitud de IVA.

Las empresas deben preparar además pruebas de su domicilio social registrado y los datos de contacto pertinentes. Las administraciones tributarias pueden solicitar información sobre el sitio web de la empresa, sus actividades, la facturación prevista, los clientes, los proveedores o la naturaleza de sus operaciones sujetas al impuesto.

Documentos adicionales que pueden necesitar las empresas extranjeras

Además de presentar los documentos básicos para el registro a efectos de IVA, en algunos casos las administraciones tributarias pueden, debido a normas locales o a circunstancias específicas del registro, exigir documentos adicionales a las empresas extranjeras.

Uno de esos documentos son las pruebas de la actividad sujeta al impuesto, real o prevista. Esto puede incluir contratos comerciales, acuerdos con clientes, facturas de venta, pedidos de compra, información de marketplaces, documentación de importación u otras pruebas que demuestren que la empresa realiza actividad sujeta al impuesto en el país.

Las administraciones tributarias también pueden solicitar información financiera, como una previsión de facturación esperada o los estados financieros. Suiza, por ejemplo, pide a las empresas que preparen una previsión de facturación para el primer ejercicio o, en el caso de empresas ya establecidas, los estados financieros de los últimos años.

En algunos países, las empresas extranjeras deben designar a un representante fiscal o de IVA local con domicilio de residencia o de actividad en el país de destino. En Suiza, el proceso de registro a efectos de IVA no puede completarse sin dicho representante.

Según el país, entre los documentos adicionales pueden figurar datos bancarios, registros aduaneros, pruebas de un establecimiento local, contratos de almacén, contratos de marketplace o pruebas relativas a importaciones y exportaciones.

Consideraciones especiales para las empresas extranjeras

Una de las consideraciones más importantes para las empresas extranjeras es el formato de los documentos. Que un documento de registro a efectos de IVA sea válido en un país no significa que vaya a ser aceptado por otra administración tributaria.

La traducción es otra cuestión destacada. Algunas administraciones tributarias exigen que los documentos emitidos en un idioma extranjero sean traducidos por un traductor oficialmente reconocido o jurado. Además, puede exigirse la certificación, la legitimación notarial, la apostilla o la legalización. Otra consideración importante es si los documentos deben ser originales, copias compulsadas o documentos firmados electrónicamente. Por ejemplo, Sudáfrica no exige copias compulsadas para determinados documentos.

Motivos habituales de retraso en las solicitudes de registro a efectos de IVA

Presentar documentos incorrectos o no presentar todos los documentos exigidos retrasará la tramitación de la solicitud de registro a efectos de IVA. Un problema frecuente es la discrepancia entre la denominación legal, el domicilio social, el número de identificación fiscal o los datos de los administradores de la empresa en los distintos documentos. Las empresas deben asegurarse de que la información de la solicitud de IVA coincida exactamente con la documentación justificativa.

Las solicitudes también pueden requerir explicaciones adicionales cuando la administración tributaria no puede determinar de inmediato por qué la empresa tiene una obligación de registro a efectos de IVA, o si el registro es obligatorio o voluntario. Aportar pruebas claras de la actividad sujeta al impuesto, como contratos, facturas, sitios web, información de marketplaces o documentación de importación, puede ayudar a demostrar la base comercial del registro.

Por último, las empresas no deben dar por hecho que una solicitud de registro a efectos de IVA está completa solo porque se haya presentado el formulario en papel o en línea. Algunas jurisdicciones pueden solicitar información complementaria durante el proceso de revisión.

Lista de documentos para el registro a efectos de IVA