Documentos para el registro de IVA de empresas extranjeras

Expandirse a nuevos mercados es un proceso complejo por múltiples motivos, entre ellos los obstáculos operativos, logísticos y de infraestructura. Una pieza fundamental de esa expansión son las posibles obligaciones de IVA de las empresas extranjeras, especialmente cuando no cuentan con una oficina física ni con empleados en el país.

Sin embargo, determinar si es necesario registrarse y en qué momento es solo una parte del proceso de cumplimiento. Saber qué documentos se exigen para el registro de IVA resulta esencial para completar el propio registro. Como no existe un estándar global único, los requisitos varían de un país a otro. El enfoque más seguro para las empresas extranjeras es preparar un conjunto básico de documentos societarios y fiscales y, después, comprobar si la autoridad fiscal del país de destino exige alguno adicional.

¿Cuándo deben registrarse a efectos del IVA las empresas extranjeras?

En general, existen dos supuestos en los que las empresas extranjeras deben registrarse a efectos del IVA. El primero es el registro desde el momento de la primera entrega gravada de la empresa en ese país. Esto suele darse en países sin umbral de registro de IVA para empresas extranjeras, o donde la ley establece expresamente que las empresas extranjeras deben registrarse a efectos del IVA desde la primera entrega gravada.

Por otro lado, las empresas extranjeras, en particular los proveedores de comercio electrónico y de servicios digitales, pueden estar obligadas a registrarse a efectos del IVA una vez que superan un umbral de registro de IVA. Los umbrales de registro de IVA varían significativamente de una jurisdicción a otra, lo que dificulta el cumplimiento de los requisitos de registro de IVA a escala global.

En términos generales, para las empresas extranjeras la obligación de registro puede derivarse de actividades como la venta de bienes a nivel local, la importación de bienes, el almacenamiento de inventario en otro país, la prestación de servicios, la actuación a través de un establecimiento permanente o la realización de determinadas entregas B2C digitales y de comercio electrónico. Por tanto, el registro de IVA debe evaluarse en función de las operaciones reales de la empresa y no simplemente de su país de constitución. Regímenes especiales, como el OSS de la UE, también pueden influir en el análisis.

Documentos para el registro de IVA: checklist esencial

Aunque los requisitos varían de una jurisdicción a otra, las empresas extranjeras deben estar preparadas, por lo general, para aportar documentos que acrediten su identidad jurídica y su actividad económica.

Uno de los documentos para el registro de IVA que se exige con más frecuencia es el certificado de constitución de la sociedad o el documento equivalente de inscripción mercantil. Las Autoridades Fiscales también pueden solicitar un extracto reciente del registro mercantil que muestre la denominación social, el número de registro, el domicilio social, los administradores y la situación jurídica de la empresa.

Además, pueden requerirse los documentos de constitución de la sociedad, como los estatutos sociales o la escritura de constitución. Estos documentos ayudan a establecer la estructura jurídica de la empresa y sus representantes autorizados.

Asimismo, suelen exigirse el número de identificación fiscal del país de origen y, cuando proceda, un certificado de registro de IVA del país de origen. Es más, algunas jurisdicciones solicitan específicamente pruebas de la situación fiscal de la empresa en su país de establecimiento.

También pueden requerirse documentos de identidad de los administradores, socios o representantes autorizados. Los requisitos exactos dependen de la jurisdicción y del papel de la persona que presenta la solicitud de IVA.

Las empresas deben preparar, además, pruebas de su domicilio comercial registrado y los datos de contacto pertinentes. Las Autoridades Fiscales pueden pedir información sobre el sitio web de la empresa, sus actividades económicas, la facturación prevista, sus clientes, sus proveedores o la naturaleza de sus operaciones gravadas.

Documentos adicionales que pueden necesitar las empresas extranjeras

Además de presentar los documentos básicos para el registro de IVA, en algunos casos las Autoridades Fiscales pueden, por normas locales o por circunstancias concretas del registro de IVA, exigir documentos adicionales a las empresas extranjeras.

Uno de esos documentos son las pruebas de actividades gravadas reales o previstas. Esto puede incluir contratos comerciales, acuerdos con clientes, facturas de venta, pedidos de compra, información de marketplaces, documentación de importación u otras pruebas que demuestren que la empresa realiza actividad económica gravada en el país.

Las Autoridades Fiscales también pueden solicitar información financiera, como una previsión de facturación esperada o los estados financieros. Suiza, por ejemplo, pide a las empresas preparar una previsión de facturación del primer ejercicio o, en el caso de empresas ya establecidas, los estados financieros de los últimos años.

En algunos países, las empresas extranjeras deben nombrar un representante fiscal o de IVA local con residencia o domicilio comercial en el país de destino. En Suiza, el proceso de registro de IVA no puede completarse sin ese representante.

Según el país, los documentos adicionales pueden incluir datos bancarios, registros aduaneros, pruebas de un establecimiento local, acuerdos de almacenamiento, contratos con marketplaces o pruebas relacionadas con las importaciones y exportaciones.

Consideraciones especiales para las empresas extranjeras

Una de las consideraciones más importantes para las empresas extranjeras es el formato de los documentos. Que un documento para el registro de IVA sea aceptable en un país no significa que otra Autoridad Fiscal vaya a aceptarlo.

La traducción es otra cuestión relevante. Algunas Autoridades Fiscales exigen que los documentos emitidos en un idioma extranjero se traduzcan por un traductor oficialmente reconocido o jurado. Además, pueden requerirse la compulsa, la protocolización notarial, la apostilla o la legalización. Otra consideración importante es si los documentos deben ser originales, copias compulsadas o documentos firmados electrónicamente. Por ejemplo, Sudáfrica no exige copias compulsadas para determinados documentos.

Motivos habituales por los que se retrasan las solicitudes de registro de IVA

Presentar documentos incorrectos o no aportar todos los documentos exigidos retrasará la tramitación de la solicitud de registro de IVA. Un problema frecuente es la falta de coincidencia entre la denominación social, el domicilio registrado, el número fiscal o los datos de los administradores en los distintos documentos. Las empresas deben asegurarse de que la información de la solicitud de IVA coincide exactamente con la documentación acreditativa.

Las solicitudes también pueden requerir explicaciones adicionales cuando la Autoridad Fiscal no puede determinar de inmediato por qué la empresa tiene obligación de registrarse a efectos del IVA, o si el registro es obligatorio o voluntario. Aportar pruebas claras de las actividades gravadas, como contratos, facturas, sitios web, información de marketplaces o documentación de importación, ayuda a demostrar la base comercial del registro.

Por último, las empresas no deben dar por supuesto que una solicitud de registro de IVA está completa por el mero hecho de haber presentado el formulario en papel o en línea. Algunas jurisdicciones pueden pedir información complementaria durante el proceso de revisión.

Checklist de documentos para el registro de IVA