Umsatzsteuerregistrierung: Checkliste für ausländische Firmen

Die Expansion in neue Märkte ist aus mehreren Gründen ein anspruchsvoller Prozess, unter anderem wegen operativer, logistischer und infrastruktureller Hürden. Ein wesentlicher Teil dieser Expansion betrifft mögliche Umsatzsteuerpflichten ausländischer Unternehmen, insbesondere wenn sie über kein physisches Büro und keine Mitarbeitenden im betreffenden Land verfügen.

Doch zu bestimmen, ob und wann eine Registrierung erforderlich ist, ist nur ein Teil des Compliance-Prozesses. Zu wissen, welche Unterlagen für die Umsatzsteuerregistrierung erforderlich sind, ist entscheidend, um die Registrierung selbst abzuschließen. Da es keinen einheitlichen globalen Standard gibt, unterscheiden sich die Anforderungen von Land zu Land. Der sicherste Ansatz für ausländische Unternehmen besteht darin, einen Kernbestand an Unternehmens- und Steuerunterlagen vorzubereiten und anschließend zu prüfen, ob die Steuerbehörde des Ziellandes zusätzliche Unterlagen verlangt.

Wann müssen sich ausländische Unternehmen für die Umsatzsteuer registrieren?

Grundsätzlich gibt es zwei Szenarien, in denen sich ausländische Unternehmen für die Umsatzsteuer registrieren müssen. Das erste ist die Registrierung ab dem Zeitpunkt der ersten steuerbaren Leistung des Unternehmens in diesem Land. Dies gilt in der Regel in Ländern ohne Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung ausländischer Unternehmen oder in Ländern, in denen das Gesetz ausdrücklich vorschreibt, dass sich ausländische Unternehmen ab der ersten steuerbaren Leistung für die Umsatzsteuer registrieren müssen.

Andererseits müssen sich ausländische Unternehmen, insbesondere Anbieter von E-Commerce und digitalen Dienstleistungen, unter Umständen für die Umsatzsteuer registrieren, sobald sie einen Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung überschreiten. Schwellenwerte für die Umsatzsteuerregistrierung unterscheiden sich erheblich zwischen den Rechtsordnungen, was die weltweite Einhaltung der Registrierungspflichten erschwert.

Insgesamt kann die Registrierungspflicht für ausländische Unternehmen aus Tätigkeiten wie dem lokalen Warenverkauf, der Einfuhr von Waren, dem Halten von Lagerbeständen in einem anderen Land, der Erbringung von Dienstleistungen, dem Betrieb über eine feste Niederlassung oder bestimmten B2C-Umsätzen im digitalen Bereich und E-Commerce entstehen. Die Umsatzsteuerregistrierung sollte daher anhand der tatsächlichen Umsätze des Unternehmens beurteilt werden und nicht allein anhand seines Gründungslandes. Auch Sonderregelungen wie das EU-OSS können die Analyse beeinflussen.

Unterlagen für die Umsatzsteuerregistrierung: Kern-Checkliste

Auch wenn die Anforderungen je nach Rechtsordnung variieren, sollten ausländische Unternehmen grundsätzlich darauf vorbereitet sein, Unterlagen vorzulegen, die ihre rechtliche Identität und ihre Geschäftstätigkeit belegen.

Eine der am häufigsten verlangten Unterlagen für die Umsatzsteuerregistrierung ist die Gründungsurkunde des Unternehmens oder ein gleichwertiges Handelsregisterdokument. Steuerbehörden können außerdem einen aktuellen Handelsregisterauszug anfordern, der den rechtlichen Namen, die Registernummer, die eingetragene Anschrift, die Geschäftsführer und den rechtlichen Status des Unternehmens ausweist.

Darüber hinaus können die Gründungsdokumente des Unternehmens, etwa seine Satzung oder sein Gesellschaftsvertrag, ebenfalls erforderlich sein. Diese Dokumente helfen, die rechtliche Struktur und die vertretungsberechtigten Personen des Unternehmens nachzuweisen.

Ferner werden die Steuernummer des Heimatlandes und, sofern zutreffend, eine Umsatzsteuer-Registrierungsbescheinigung des Heimatlandes häufig verlangt. Zudem fordern einige Rechtsordnungen ausdrücklich einen Nachweis über den steuerlichen Status des Unternehmens in seinem Niederlassungsland.

Auch Ausweisdokumente von Geschäftsführern, Eigentümern oder vertretungsberechtigten Personen können erforderlich sein. Die genauen Anforderungen hängen von der Rechtsordnung und der Rolle der Person ab, die den Umsatzsteuerantrag einreicht.

Unternehmen sollten zusätzlich Nachweise über ihre eingetragene Geschäftsanschrift und relevante Kontaktdaten vorbereiten. Steuerbehörden können Informationen über die Website des Unternehmens, seine Geschäftstätigkeit, den erwarteten Umsatz, Kunden, Lieferanten oder die Art seiner steuerbaren Umsätze anfordern.

Zusätzliche Unterlagen, die ausländische Unternehmen benötigen können

Zusätzlich zur Einreichung der zentralen Unterlagen für die Umsatzsteuerregistrierung können Steuerbehörden in bestimmten Fällen aufgrund lokaler Vorschriften oder besonderer Umstände der Umsatzsteuerregistrierung weitere Unterlagen von ausländischen Unternehmen verlangen.

Ein Nachweis über tatsächliche oder geplante steuerbare Tätigkeiten ist eine solche Unterlage. Dazu können Geschäftsverträge, Kundenvereinbarungen, Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Marktplatzinformationen, Einfuhrunterlagen oder andere Nachweise gehören, die belegen, dass das Unternehmen im betreffenden Land steuerbare Geschäfte tätigt.

Steuerbehörden können außerdem Finanzinformationen anfordern, etwa eine erwartete Umsatzprognose oder Jahresabschlüsse. Die Schweiz beispielsweise verlangt von Unternehmen eine Umsatzprognose für das erste Geschäftsjahr oder, bei bereits etablierten Unternehmen, Jahresabschlüsse der letzten Jahre.

In einigen Ländern müssen ausländische Unternehmen einen lokalen Steuer- oder Fiskalvertreter mit Wohn- oder Geschäftsadresse im Zielland bestellen. In der Schweiz kann die Umsatzsteuerregistrierung ohne einen solchen Vertreter nicht abgeschlossen werden.

Je nach Land können zu den zusätzlichen Unterlagen Bankverbindungen, Zollregistrierungen, der Nachweis einer lokalen Niederlassung, Lagerverträge, Marktplatzverträge oder Nachweise im Zusammenhang mit Ein- und Ausfuhren gehören.

Besondere Aspekte für ausländische Unternehmen

Einer der wichtigsten Aspekte für ausländische Unternehmen ist das Format der Unterlagen. Ein in einem Land akzeptiertes Dokument für die Umsatzsteuerregistrierung bedeutet nicht, dass es auch von einer anderen Steuerbehörde akzeptiert wird.

Ein weiteres bedeutendes Thema ist die Übersetzung. Einige Steuerbehörden verlangen, dass in einer Fremdsprache ausgestellte Dokumente von einem offiziell anerkannten oder vereidigten Übersetzer übersetzt werden. Zusätzlich können eine Beglaubigung, notarielle Beurkundung, Apostille oder Legalisation erforderlich sein. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, ob Dokumente im Original, als beglaubigte Kopien oder als elektronisch signierte Dokumente vorgelegt werden müssen. Südafrika beispielsweise verlangt für bestimmte Dokumente keine beglaubigten Kopien.

Häufige Gründe für Verzögerungen bei Anträgen auf Umsatzsteuerregistrierung

Das Einreichen falscher Unterlagen oder das Fehlen erforderlicher Unterlagen verzögert die Bearbeitung des Antrags auf Umsatzsteuerregistrierung. Ein häufiges Problem ist eine Abweichung zwischen dem rechtlichen Namen, der eingetragenen Anschrift, der Steuernummer oder den Angaben zu den Geschäftsführern in verschiedenen Dokumenten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Angaben im Umsatzsteuerantrag exakt mit den Nachweisunterlagen übereinstimmen.

Anträge können außerdem zusätzliche Erläuterungen erfordern, wenn die Steuerbehörde nicht unmittelbar feststellen kann, warum das Unternehmen einer Umsatzsteuerpflicht unterliegt oder ob die Registrierung verpflichtend oder freiwillig ist. Klare Nachweise über steuerbare Tätigkeiten, etwa Verträge, Rechnungen, Websites, Marktplatzinformationen oder Einfuhrunterlagen, können die geschäftliche Grundlage für die Registrierung belegen.

Schließlich sollten Unternehmen nicht davon ausgehen, dass ein Antrag auf Umsatzsteuerregistrierung allein deshalb abgeschlossen ist, weil das Papier- oder Online-Formular eingereicht wurde. Einige Rechtsordnungen können während der Prüfung ergänzende Informationen anfordern.

Checkliste der Unterlagen für die Umsatzsteuerregistrierung