Der Punkt, an dem Produkte verkauft oder Dienstleistungen an internationale Kunden und Verbraucher erbracht werden, ist für die meisten Unternehmen ein zentrales Ziel. Während die finanziellen Vorteile auf der Hand liegen, geraten Unternehmen häufig gerade dort in Schwierigkeiten, wo sie die damit verbundenen Compliance-Nachteile übersehen. Einer davon besteht darin, nicht zu verstehen, wodurch umsatzsteuerliche Pflichten entstehen – selbst wenn ein Unternehmen in einem anderen Land weder eine Niederlassung noch Mitarbeiter oder eine Tochtergesellschaft hat.

Für nicht ansässige Unternehmen lautet die entscheidende Frage nicht einfach, wie hoch der erzielte Umsatz ist, sondern wo die Leistung erbracht wird, was geliefert wird, wer der Kunde ist und welches Unternehmen für die Abrechnung der Umsatzsteuer (USt.) verantwortlich ist. Die Komplexität wird dadurch erhöht, dass sich die Regeln für die umsatzsteuerliche Registrierung von Land zu Land erheblich unterscheiden. Das Verständnis dieser Unterschiede entscheidet darüber, ob sich die Expansion in neue Märkte wie eine nachhaltige Wachstumschance anfühlt oder wie eine unerwartete steuerliche und administrative Belastung.

Umsatzsteuerliche Registrierung nicht ansässiger Unternehmen im Vergleich zur inländischen Registrierung

Ein nicht ansässiges oder nicht niedergelassenes Unternehmen ist im Allgemeinen ein Unternehmen, das in einem Land steuerpflichtige Leistungen erbringt, ohne dort niedergelassen zu sein. Im Rahmen des EU-Mehrwertsteuersystems gelten die Umsatzsteuerregeln beispielsweise für Steuerpflichtige unabhängig davon, ob ihr Unternehmen innerhalb oder außerhalb der EU niedergelassen ist. Die Unterscheidung zwischen inländischen und nicht ansässigen Unternehmen ist wichtig, weil die Schwellenwerte für die umsatzsteuerliche Registrierung für beide nicht zwangsläufig gleich funktionieren.

So kann es sein, dass ein inländisches Unternehmen sich nicht sofort vor oder unmittelbar nach seinem ersten steuerpflichtigen Umsatz für die Umsatzsteuer registrieren muss. Stattdessen kann es unter Umständen bis zu einem bestimmten Umsatzschwellenwert tätig sein, bevor eine Pflicht zur umsatzsteuerlichen Registrierung greift. Für ausländische Unternehmen können hingegen andere Regeln gelten. In vielen Ländern gibt es für ausländische Unternehmen keinen Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung.

Was das Fehlen eines Schwellenwerts für ausländische Unternehmen bedeutet

Sieht ein Land für ausländische Unternehmen keinen Schwellenwert vor oder schließt es nicht ansässige Unternehmen ausdrücklich von seinem inländischen Schwellenwert aus, kann bereits ein verhältnismäßig kleiner steuerpflichtiger Umsatz eine Registrierungspflicht auslösen. Das Fehlen eines Schwellenwerts bedeutet jedoch nicht, dass sich jedes ausländische Unternehmen, das an Kunden in einem Land verkauft, registrieren muss. Fällt der Umsatz nicht in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer des jeweiligen Landes, ist er steuerbefreit oder unterliegt er dem Reverse-Charge-Verfahren, ist möglicherweise keine Registrierung erforderlich.

Was löst die umsatzsteuerliche Registrierung für ausländische Unternehmen aus?

Mehrere zentrale Auslöser verpflichten ausländische Unternehmen dazu, sich in Ländern für die Umsatzsteuer zu registrieren, in denen sie Kunden, aber keine physische Präsenz haben. Wichtig ist: Eine umsatzsteuerliche Registrierung wird nicht allein durch das Erreichen eines Umsatzschwellenwerts ausgelöst.

Die erste Frage ist, ob das ausländische Unternehmen in dem betreffenden Land eine steuerpflichtige Leistung erbringt. Die meisten Länder wenden ähnliche Maßstäbe dafür an, was eine steuerpflichtige Lieferung von Gegenständen oder eine steuerpflichtige Dienstleistung darstellt, auch wenn einige Unterschiede zwischen den Ländern fortbestehen.

Ein weiterer häufiger Auslöser für die Registrierung ist der Verkauf von Waren vor Ort. Ein ausländisches Unternehmen kann zur Registrierung verpflichtet sein, wenn es Waren einführt und anschließend im Bestimmungsland verkauft, insbesondere wenn es und nicht der Kunde für die lokale Umsatzsteuer verantwortlich ist.

In manchen Fällen kann auch die lokale Lagerhaltung umsatzsteuerliche Pflichten begründen. So kann ein E-Commerce-Unternehmen, das seine Produkte in einem ausländischen Lager oder Fulfillment-Center einlagert, für nachfolgende Verkäufe lokale umsatzsteuerliche Pflichten haben. Die genauen Folgen hängen vom jeweiligen Land und der Art der Umsätze ab.

Die umsatzsteuerliche Registrierung ausländischer Unternehmen kann durch die Regeln zum Ort der Leistung ausgelöst werden. Die Regeln zum Ort der Leistung bestimmen, ob die Umsatzsteuer im Land des Kunden, im Land des Lieferanten oder in einem anderen Land geschuldet wird. Für Waren und Dienstleistungen gelten unterschiedliche Regeln, und das Ergebnis hängt stark davon ab, ob der Kunde ein Unternehmen oder ein privater Endverbraucher ist.

Auch die Art des Kunden bestimmt, wo die Umsatzsteuer geschuldet wird und wer für ihre Abrechnung verantwortlich ist. Bei B2C-Umsätzen schuldet in der Regel der Verkäufer die Umsatzsteuer. Bei B2B-Leistungen kommt dagegen das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung, sodass der Käufer die Umsatzsteuer schuldet.

Darüber hinaus gelten für Bau- und Grundstücksleistungen, Montage- und Installationsarbeiten, Veranstaltungen und Eintritte sowie die Verbringung eigener Waren eines Unternehmens häufig besondere Regeln zum Ort der Leistung. Ein Unternehmen sollte daher jede Umsatzart gesondert prüfen, anstatt eine allgemeine Registrierungsregel anzuwenden.

Ausnahmen und besondere Umsatzsteuerregelungen

Wo es Regeln gibt, gibt es auch Ausnahmen. Eine davon ist die bereits erwähnte Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Auch wenn das ausländische Unternehmen eine steuerpflichtige Leistung erbringt, ist der inländische Leistungsempfänger für die Umsatzsteuer verantwortlich.

Die OSS-Verfahren der EU sind ein weiteres wichtiges Beispiel für Vereinfachung. Seit Juli 2021 erlauben die E-Commerce-Umsatzsteuerregeln der EU berechtigten Unternehmen, das OSS zu nutzen, um die Umsatzsteuer auf bestimmte grenzüberschreitende B2C-Leistungen zu erklären und abzuführen, ohne sich in jedem EU-Land, in dem sich die Kunden befinden, gesondert registrieren zu müssen. Wichtig ist, dass das OSS-System weiter ausgebaut wird, wodurch die Umsatzsteuer-Compliance in der EU praktikabler und unkomplizierter wird.

Weitere Sonderregelungen können für bestimmte Unternehmen, einzelne Branchen oder spezielle Kategorien von Gegenständen und Dienstleistungen gelten. Solche Regelungen können Bereiche wie Reisebüros, Gebrauchtgegenstände und Anlagegold betreffen.

Wichtigste Erkenntnisse

Insgesamt sollte die umsatzsteuerliche Registrierung ausländischer Unternehmen als eine tätigkeits- und transaktionsbezogene Frage betrachtet werden und nicht bloß als eine Frage des Umsatzes. Ein Unternehmen kann verhältnismäßig geringe Umsätze erzielen und dennoch verpflichtet sein, sich aufgrund des fehlenden Schwellenwerts bereits ab der ersten steuerpflichtigen Leistung für die Umsatzsteuer zu registrieren.

Die entscheidenden Fragen, die sich jedes Unternehmen stellen sollte, lauten daher: Was tun wir in jedem Land, wo befinden sich die Waren oder Kunden, und wo wird die umsatzsteuerlich relevante Leistung erbracht? Diese Fragen sind besonders wichtig für E-Commerce-Unternehmen und Anbieter digitaler Dienstleistungen, die in mehreren Ländern tätig sind.