What is the timeline for implementing mandatory B2B e-invoicing in Belgium?

Belgium will mandate structured electronic invoicing for domestic business-to-business (B2B) transactions starting January 1, 2026. This requirement applies to nearly all transactions between Belgian enterprises liable to VAT.

Which transactions are subject to the mandatory e-invoicing requirement?

The obligation encompasses transactions between Belgian VAT-registered businesses, excluding specific exemptions such as bankrupt VAT taxpayers and foreign entities without a permanent establishment in Belgium.

What are the technical specifications for compliant e-invoices?

The technical specifications state that structured e-invoices must adhere to the European Standard EN16931, a standard for e-invoicing in Europe. They must also use the Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) format, which is designed for secure and interoperable exchange of e-documents across different systems. The Peppol network ensures a standardized and secure mechanism for the exchange of compliant electronic invoices.

Will PDF invoices remain valid under the new regulations?

PDF inble for B2B transactions until December 31, 2025. Starting January 1, 2026, only structured electronic invoices will be valid for domestic B2B transactions. However, for business-to-consumer (B2C) and international transactions, including cross-border dealings, PDF invoices will continue to be valid beyond this date.

How should businesses prepare for the transition to mandatory e-invoicing?

Businesses should first assess their existing invoicing systems to determine whether they can accommodate structured electronic invoicing. They must collaborate with IT and accounting professionals to adopt software solutions that comply with the Peppol BIS format and other technical specifications outlined by the European Standard EN16931. Training staff on the processes of creating, sending, and managing structured electronic invoices is critical. Additionally, businesses should begin transitioning before the January 1, 2026, deadline to avoid disruptions.

Are there any exceptions to the mandatory e-invoicing requirement?

Yes, certain entities are exempt, including bankrupt VAT taxpayers and foreign businesses without a permanent establishment in Belgium. Additionally, the obligation does not apply to supplies of goods or services provided to individuals for their private use (B2C transactions).

Bélgica

Europa

Bélgica: Directrices para la facturación electrónica B2B obligatoria

July 18, 2024

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Bélgica: Directrices para la facturación electrónica B2B obligatoria

En febrero de este año, el Parlamento belga aprobó y publicó la Ley que modifica el Código del Impuesto sobre el Valor Añadido y el Impuesto sobre la Renta, implementando la facturación electrónica nacional obligatoria de empresa a empresa (B2B) en Bélgica a partir del 1 de enero de 2026.

El Servicio Público Federal de Finanzas de Bélgica (FPBF) publicó directrices que aclaran los elementos clave como parte del proceso de implementación de la facturación electrónica B2B.

Detalles clave de las directrices

Las directrices de la FPBF se dividen en varias áreas con la siguiente estructura:

¿Qué es una factura electrónica?
Uso obligatorio de facturas electrónicas estructuradas a partir de 2026
Facturación internacional (transacciones transfronterizas)
Normas técnicas de la factura electrónica
Resumen de la facturación dentro de Bélgica a partir del 1 de enero de 2026
Más información

Estas directrices proporcionan detalles clave como el formato de la factura, el alcance de la facturación electrónica y los métodos de intercambio de facturas electrónicas.

Según las directrices, las facturas electrónicas estructuradas deben cumplir la norma EN16391 y la norma europea, lo que significa que deben poder elaborarse en el formato Peppol BIS. Además, las directrices establecen que las facturas en PDF seguirán siendo válidas para las transacciones B2B hasta el 31 de diciembre de 2025. Para todas las demás transacciones, como las B2C o las internacionales, incluidas las transfronterizas, las facturas en formato PDF seguirán siendo válidas después del 1 de enero de 2026.

En cuanto al ámbito de aplicación de la facturación electrónica, la obligación se aplica a las transacciones entre empresas belgas registradas a efectos del IVA, salvo las que estén específicamente exentas. Estas exenciones incluyen a los sujetos pasivos del IVA en quiebra y a los no establecidos en Bélgica sin establecimiento permanente.

Las directrices proporcionan información sobre las transacciones transfronterizas. No obstante, también señalan que las normas podrían cambiar en función del resultado de la adopción y aplicación del paquete de medidas sobre el IVA en la era digital (ViDA).

Parte de las directrices también cubren las normas técnicas para las facturas electrónicas, explicando qué significan la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura, y que siempre deben garantizarse.

La FPBF también facilitó una lista de la legislación vigente sobre facturación electrónica para ayudar a las empresas en la transición a la facturación electrónica B2B obligatoria.

Conclusión

La implantación de la facturación electrónica B2B obligatoria está en consonancia con los cambios que se están produciendo a escala de la UE en relación con la propuesta ViDA, cuyo objetivo es introducir un mandato de facturación electrónica en toda la UE y obligaciones de información electrónica para las transacciones transfronterizas.

Fuente: Servicio Público Federal Belga de Finanzas, Ley por la que se modifican el Código del Impuesto sobre el Valor Añadido y el Código del Impuesto sobre la Renta

¿Cuál es el plazo para implantar la facturación electrónica B2B obligatoria en Bélgica?

Bélgica impondrá la facturación electrónica estructurada para las transacciones nacionales entre empresas (B2B) a partir del 1 de enero de 2026. Este requisito se aplica a casi todas las transacciones entre empresas belgas sujetas al IVA.

¿Qué operaciones están sujetas a la obligación de facturación electrónica?

La obligación abarca las transacciones entre empresas belgas registradas a efectos del IVA, excluyendo exenciones específicas como los sujetos pasivos del IVA en quiebra y las entidades extranjeras sin establecimiento permanente en Bélgica.

¿Cuáles son las especificaciones técnicas de las facturas electrónicas conformes?

Las especificaciones técnicas establecen que las facturas electrónicas estructuradas deben cumplir la norma europea EN16931. También deben utilizar el formato Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), diseñado para el intercambio seguro e interoperable de documentos electrónicos entre distintos sistemas. La red Peppol garantiza un mecanismo normalizado y seguro para el intercambio de facturas electrónicas conformes.

¿Seguirán siendo válidas las facturas en PDF con la nueva normativa?

PDF inble para transacciones B2B hasta el 31 de diciembre de 2025. A partir del 1 de enero de 2026, sólo serán válidas las facturas electrónicas estructuradas para las transacciones B2B nacionales. Sin embargo, para las transacciones entre empresas y consumidores (B2C) e internacionales, incluidas las transacciones transfronterizas, las facturas en PDF seguirán siendo válidas después de esa fecha.

¿Cómo deben prepararse las empresas para la transición a la facturación electrónica obligatoria?

En primer lugar, las empresas deben evaluar sus actuales sistemas de facturación para determinar si pueden dar cabida a la facturación electrónica estructurada. Deben colaborar con profesionales de la informática y la contabilidad para adoptar soluciones informáticas que cumplan el formato Peppol BIS y otras especificaciones técnicas recogidas en la norma europea EN16931. Es fundamental formar al personal en los procesos de creación, envío y gestión de facturas electrónicas estructuradas. Además, las empresas deben comenzar la transición antes de la fecha límite del 1 de enero de 2026 para evitar interrupciones.

¿Existen excepciones a la obligación de facturación electrónica?

Sí, determinadas entidades están exentas, incluidos los sujetos pasivos del IVA en quiebra y las empresas extranjeras sin establecimiento permanente en Bélgica. Además, la obligación no se aplica a las entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas a particulares para su uso privado (operaciones B2C).

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