Explicación del VIES: Guía para la verificación del número de IVA de la UE

Comprobar la validez de los números de IVA es una de las principales recomendaciones a la hora de tratar con nuevos clientes empresariales, contratistas o socios. Con la creación del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES), la UE puso en marcha una herramienta práctica para verificar si un número de IVA expedido por un país de la UE es válido, especialmente para el comercio transfronterizo de bienes y servicios dentro del mercado único.

Aunque el sistema estaba bien diseñado, debido a los cambios en los modelos de negocio, especialmente con el auge del comercio electrónico, la economía digital y el crecimiento del comercio intracomunitario, el sistema VIES presentaba numerosas limitaciones, lo que llevó a la UE a tomar la decisión de seguir desarrollando el sistema en el marco del paquete «IVA en la era digital» (ViDA). En conjunto, el VIES desempeña un papel clave tanto en la aplicación de la normativa fiscal como en la diligencia debida comercial.

Qué es el VIES y cómo funciona

VIES se puso en marcha en 1993, junto con el mercado único de la UE, cuando se suprimieron los controles aduaneros en las fronteras interiores. En aquel momento, la reforma sustituyó los controles aduaneros físicos por un sistema de control basado en el IVA para el comercio intracomunitario, lo que redujo significativamente las cargas administrativas para las empresas al eliminar alrededor de 60 millones de documentos aduaneros al año.

En virtud del nuevo sistema establecido, las mercancías suministradas desde un país de la UE quedaron exentas del IVA en el país de partida, siempre que el comprador fuera un sujeto pasivo en otro país de la UE y liquidara el IVA en su propio país. Dado que la exención depende de la situación del cliente, los proveedores necesitaban una herramienta o mecanismo que permitiera confirmar rápidamente que sus socios comerciales eran sujetos pasivos registrados a efectos del IVA y que sus números de identificación fiscal eran válidos.

Esto condujo al lanzamiento de VIES, una herramienta informática de la UE que permite verificar si las entidades empresariales que participan en transacciones intracomunitarias están debidamente registradas a efectos del IVA. Más concretamente, VIES es una base de datos en línea que incluye información clave como el número de identificación a efectos del IVA, la razón social del operador y su dirección. Las autoridades fiscales de toda la UE también utilizan VIES como punto de acceso central para comprobar esta información y confirmar que las transacciones se completan correctamente.

Cabe destacar que el sistema no almacena todos los datos de forma centralizada. En su lugar, el sistema funciona accediendo y recopilando información de las bases de datos nacionales del IVA mantenidas por cada país de la UE. En términos más técnicos, el sistema envía una solicitud en tiempo real a través de una conexión segura a la base de datos nacional del IVA correspondiente del país de la UE en el que se emitió el número de IVA.

Si el número existe en la base de datos, el sistema devuelve el estado «Válido». Por el contrario, cuando no se encuentra el número, se muestra el estado «No válido». Esto indica que el número de IVA facilitado no está registrado o no puede confirmarse.

Razones principales por las que las empresas utilizan el VIES

En términos generales, las empresas utilizan el VIES para garantizar el cumplimiento normativo al realizar comercio transfronterizo dentro de la UE. Sin embargo, esta amplia aplicación puede reducirse a unas pocas razones específicas. Una de las situaciones clave en las que las empresas utilizan el VIES es al aplicar un mecanismo de tipo cero del IVA a las entregas intracomunitarias o, en pocas palabras, a las entregas B2B dentro de la UE.

Estas normas permiten a un proveedor aplicar un tipo de IVA del 0 % cuando se venden bienes o servicios a un cliente empresarial en otro país de la UE, pero solo si dicho cliente está debidamente registrado a efectos del IVA y posee un número de identificación fiscal válido. La función de VIES en este caso es confirmar que dicho número de IVA es válido en el momento de la transacción. Además de dar seguridad al proveedor, la verificación también sirve como prueba importante para las autoridades fiscales en caso de auditoría fiscal o controles de cumplimiento.

Dado que la verificación de los números de IVA antes de emitir facturas es una de las medidas más recomendadas en la prevención del fraude, como el fraude intracomunitario de operador ficticio (MTIC), el VIES también sirve como herramienta para que las empresas reduzcan el riesgo de verse involucradas en cadenas fraudulentas y se protejan de una posible responsabilidad durante las auditorías.

Otra razón importante por la que las empresas utilizan VIES es como parte de los procedimientos estándar de cumplimiento en los sistemas de contabilidad y ERP. Muchas empresas integran la validación del IVA en sus procedimientos de facturación para garantizar que los datos del cliente sean correctos antes de completar una transacción. Al hacerlo, estas empresas reducen los errores administrativos.

Por último, el VIES es una herramienta valiosa en el proceso de diligencia debida. Ante una inspección fiscal, las empresas pueden utilizar las comprobaciones del VIES como prueba de que actuaron de buena fe al aplicar el IVA a tipo cero y de que tomaron medidas razonables para verificar la situación fiscal de sus clientes en materia de IVA.

Limitaciones del sistema VIES

Aunque el sistema es práctico, no está exento de limitaciones. En primer lugar, la precisión del sistema depende de la de las bases de datos nacionales del IVA en las que se basa. Por lo tanto, si la base de datos de un determinado país de la UE está desactualizada o no está disponible debido a tareas de mantenimiento, la respuesta del VIES puede ser incompleta o no estar disponible. Por ejemplo, es posible que una empresa recién registrada no aparezca inmediatamente en el sistema, aunque esté legalmente registrada. O bien, las empresas que hayan sido dadas de baja recientemente pueden seguir apareciendo como válidas durante un breve periodo de tiempo.

Además, el VIES no proporciona información detallada sobre los sujetos pasivos. Básicamente, una validación satisfactoria solo confirma que existe un número de IVA y que está activo. Sin embargo, no proporciona datos adicionales sobre la empresa, como su tamaño, su situación financiera o su historial comercial, todos ellos importantes para una diligencia debida exhaustiva.

El futuro del intercambio de datos sobre el IVA en la UE

A medida que las normas y reglamentos de la UE en materia de IVA evolucionan en respuesta a los cambios en el mundo empresarial, el VIES, tal y como lo conocemos hoy, también se actualizará como parte del ViDA. La Comisión Europea está diseñando la arquitectura general de un sistema VIES centralizado, al tiempo que define los requisitos de implementación y los datos específicos que las administraciones tributarias nacionales deberán comunicar al mismo.

En 2026, la Comisión publicará dos Reglamentos de Ejecución sobre el VIES central para definir el formato común de los mensajes electrónicos y establecer los derechos de acceso y las autorizaciones. Por lo tanto, el diseño detallado del VIES central debería estar finalizado en 2026, y está previsto que el desarrollo del sistema comience en enero de 2027. Una vez completado esto, está previsto que en enero de 2029 dé comienzo una fase de pruebas en la que participarán los países de la UE, y que en julio de 2030 se ponga en marcha un nuevo portal del VIES central, momento en el que los países de la UE comenzarán a enviar datos al VIES central.

Fuente: European Data, Comisión Europea, Tu Europa, VATabout - Fraude en el IVA en las ventas en línea: principales riesgos y consejos de prevención, VATabout - UE - Cómo evitar entrar en la lista de vigilancia de las autoridades fiscales: explicación de los principales indicadores de riesgo, Estrategia de implementación - ViDA, VATabout - Programa de trabajo de la UE para ViDA 2026 y cambios en el IVA