Verificar la validez de los números de IVA es una de las principales recomendaciones al tratar con nuevos clientes comerciales, contratistas o socios. Al desarrollar el VAT Information Exchange System (VIES), la UE creó una herramienta práctica para verificar si un número de IVA emitido por un país de la UE es válido, especialmente para el comercio transfronterizo de bienes y servicios dentro del mercado único.

Aunque el sistema estaba bien diseñado, debido a los cambios en los modelos de negocio —especialmente con el auge del comercio electrónico, la economía digital y el crecimiento del comercio intracomunitario— el sistema VIES mostró muchas limitaciones, lo que llevó a la decisión de la UE de seguir desarrollando el sistema en el marco del paquete "VAT in the Digital Age" (ViDA). En conjunto, VIES desempeña un papel clave tanto en la aplicación fiscal como en la diligencia debida comercial.

Qué es VIES y cómo funciona

VIES se lanzó en 1993, junto con el Mercado Único de la UE, cuando se abolieron los controles aduaneros en las fronteras interiores. En ese momento, la reforma reemplazó los controles aduaneros físicos por un sistema de control basado en el IVA para el comercio intracomunitario, reduciendo significativamente las cargas administrativas para las empresas al eliminar alrededor de 60 millones de documentos aduaneros anualmente.

Bajo el nuevo sistema establecido, los bienes suministrados desde un país de la UE quedaron exentos de IVA en el país de salida, siempre que el comprador sea una persona sujeta a impuestos en otro país de la UE y declare el IVA en su propio país. Dado que la exención depende del estado del cliente, los proveedores necesitaban una herramienta o mecanismo que permitiera una confirmación rápida de que sus socios comerciales son personas sujetas a IVA debidamente registradas y que sus números de identificación de IVA son válidos.

Eso llevó al lanzamiento de VIES, una herramienta informática de la UE que permite verificar si las entidades comerciales que participan en transacciones intracomunitarias están debidamente registradas a efectos del IVA. Más concretamente, VIES es una base de datos en línea que incluye información clave como el número de identificación del IVA, el nombre registrado del comerciante y su dirección. Las autoridades fiscales de toda la UE también utilizan VIES como punto de acceso central para verificar esta información y confirmar que las transacciones se realizan correctamente.

Cabe destacar que el sistema no almacena todos los datos de forma centralizada. En cambio, el sistema funciona accediendo y compilando información de las bases de datos nacionales de IVA mantenidas por cada país de la UE. En términos más técnicos, el sistema envía una solicitud en tiempo real a través de una conexión segura a la base de datos nacional de IVA relevante del país de la UE donde se emitió el número de IVA.

Si el número existe en la base de datos, el sistema devuelve un estado "Válido". En cambio, cuando no se encuentra el número, se muestra un estado "No válido". Esto indica que el número de IVA proporcionado no está registrado o no puede confirmarse.

Principales razones por las que las empresas utilizan VIES

En términos generales, las empresas utilizan VIES para garantizar el cumplimiento normativo en el comercio transfronterizo dentro de la UE. Sin embargo, esta amplia aplicación puede reducirse a unas pocas razones específicas. Una de las situaciones clave en las que las empresas utilizan VIES es al aplicar el mecanismo de IVA de tasa cero a los suministros intracomunitarios, o simplemente, a los suministros B2B intracomunitarios.

Estas reglas permiten a un proveedor aplicar una tasa de IVA cero cuando se venden bienes o servicios a un cliente empresarial en otro país de la UE, pero solo si ese cliente está debidamente registrado a efectos del IVA y posee un número de identificación del IVA válido. El papel de VIES en este caso es confirmar que este número de IVA es válido en el momento de la transacción. Además de asegurar al proveedor, la verificación también sirve como evidencia importante para las autoridades fiscales en caso de auditoría fiscal o controles de cumplimiento.

Dado que verificar los números de IVA antes de emitir facturas es una de las medidas más recomendadas en la prevención del fraude, como el fraude Missing Trader Intra-Community (MTIC), VIES también sirve como herramienta para que las empresas reduzcan el riesgo de verse involucradas en cadenas fraudulentas y se protejan de posibles responsabilidades durante las auditorías.

Otra razón importante por la que las empresas utilizan VIES es como parte de los procedimientos estándar de cumplimiento en los sistemas de contabilidad y ERP. Muchas empresas integran la validación del IVA en sus procedimientos de facturación para garantizar que los datos del cliente sean correctos antes de que se complete una transacción. Al hacerlo, estas empresas reducen los errores administrativos.

Finalmente, VIES es una herramienta valiosa en el proceso de diligencia debida. Ante una auditoría fiscal, las empresas pueden utilizar las verificaciones de VIES como evidencia de que actuaron de buena fe al aplicar IVA de tasa cero y que tomaron medidas razonables para verificar el estado de IVA de su cliente.

Limitaciones del sistema VIES

Si bien el sistema es práctico, no está exento de limitaciones. En primer lugar, el sistema es tan preciso como las bases de datos nacionales de IVA en las que se basa. Por lo tanto, si la base de datos de un determinado país de la UE está desactualizada o no está disponible debido a tareas de mantenimiento, la respuesta de VIES puede ser incompleta o no estar disponible. Por ejemplo, una empresa recién registrada puede no aparecer de inmediato en el sistema, aunque esté registrada legalmente. O bien, las empresas que han sido recientemente dadas de baja pueden seguir apareciendo como válidas durante un breve período.

Además, VIES no proporciona información detallada sobre las personas sujetas a impuestos. Esencialmente, una validación exitosa solo confirma que un número de IVA existe y está activo. Sin embargo, no proporciona detalles comerciales adicionales como el tamaño de la empresa, el estado financiero o el historial de operaciones, todos los cuales son importantes para una diligencia debida integral.

Futuro del intercambio de datos del IVA en la UE

A medida que las normas y regulaciones del IVA de la UE evolucionan en respuesta al cambiante mundo empresarial, VIES, tal como lo conocemos hoy, también será actualizado como parte de ViDA. La Comisión Europea está diseñando la arquitectura general de un sistema VIES centralizado, al tiempo que define los requisitos de implementación y los datos específicos que las administraciones fiscales nacionales deberán reportar al mismo.

En 2026, la Comisión publicará dos Reglamentos de Ejecución sobre el VIES central para definir el formato de mensaje electrónico común y establecer los derechos y permisos de acceso. Por lo tanto, el diseño detallado del VIES central debería finalizarse en 2026, y el desarrollo del sistema está previsto que comience en enero de 2027. Una vez completado esto, está previsto que comience una fase de pruebas con los países de la UE en enero de 2029, y está programado el lanzamiento de un nuevo portal VIES Central en julio de 2030, cuando los países de la UE comenzarán a enviar datos al VIES central.

Fuente: European Data, European Commission, Your Europe, VATabout - VAT Fraud in Online Sales: Key Risks and Prevention Tips, VATabout - EU - How to Stay Off the Tax Authorities' Watchlist: Key Risk Indicators Explained, Implementation Strategy - ViDA, VATabout - EU ViDA 2026 Work Programme and VAT Changes