A medida que las sociedades avanzaron, también lo hicieron los métodos de documentación. Desde las tablillas de arcilla que se utilizaban en la antigüedad, los sistemas de registro pasaron a las facturas en papel, que se han convertido en una práctica estándar durante siglos. Una factura en papel es un documento comercial que registra una transacción entre un vendedor y un comprador. En su forma más simple, muestra información sobre el vendedor, el servicio prestado o los bienes vendidos, el precio, el método de pago y los impuestos.

Aunque eficaces, estos sistemas basados en papel tenían ineficiencias inherentes que, por lo general, están directamente relacionadas con los errores humanos, ya que requieren la introducción manual de datos, su gestión y su almacenamiento. Tanto las empresas como los gobiernos reconocieron que las facturas en papel ya no podían satisfacer las demandas de una economía globalizada y acelerada. Así surgió una nueva forma de factura.

A diferencia de las facturas tradicionales o digitales, como los PDF o las imágenes digitales, las facturas electrónicas se emiten e intercambian en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático y electrónico. Esta forma moderna de factura reduce drásticamente la posibilidad de error humano.

La facturación electrónica representa una de las formas más modernas y tecnológicamente desarrolladas de declaración digital basada en el nivel transaccional.

Orígenes de la facturación electrónica

Los primeros países en adoptar la facturación electrónica fueron los países latinoamericanos. Chile, Brasil, Argentina y México fueron los primeros en implementar sistemas de facturación electrónica integrales y bien estructurados. Estos países reconocieron el potencial de aprovechar la tecnología para automatizar sus sistemas financieros y contables y combatir el fraude fiscal.

Los países europeos comprendieron rápidamente las ventajas de este sistema y pronto comenzaron a introducirlo uno por uno, con Dinamarca y Finlandia a la cabeza. En 2014, Italia se convirtió en el primer país europeo en hacer obligatoria la facturación electrónica para las transacciones B2G.

Desde 2020, todos los Estados miembros han desarrollado un marco que cumple con la Norma Europea sobre facturación electrónica.

Ahora, cada vez más países de todo el mundo están trabajando para exigir la facturación electrónica no solo para las transacciones B2G, sino también para las B2B. Hoy en día, el número de países con algún sistema de facturación electrónica supera con creces los 100, y la mayoría se refiere únicamente a las transacciones B2G.

El lado positivo de la facturación electrónica

La implementación de la facturación electrónica aporta una amplia variedad de beneficios en lo que respecta al desarrollo de herramientas de supervisión fiscal para las autoridades tributarias y otras instituciones públicas conectadas a las que se transfieren las obligaciones de supervisión fiscal. Gracias a la automatización, la supervisión requiere menos tiempo y es más eficaz.

El paso de la facturación en papel a la facturación electrónica hace que la parte operativa y de cumplimiento de las actividades diarias de la empresa sea menos onerosa y costosa. Además, estos sistemas minimizan los errores y mejoran la gestión del flujo de caja al permitir ciclos de pago más rápidos y proporcionar información en tiempo real sobre las facturas pendientes.

Riesgos y desafíos

La implementación de sistemas de declaración digital, como la facturación electrónica, conlleva nuevos desafíos y puntos sensibles en comparación con los tipos «tradicionales» de declaración fiscal que se han utilizado durante décadas. Establecer un sistema de protección de datos de alta calidad es un punto técnico necesario antes de implementar la solución de facturación electrónica.

En algunas regiones, en particular en los países en desarrollo, la infraestructura digital inadecuada y el acceso limitado a Internet suponen barreras importantes para la seguridad y la implementación de la facturación electrónica.

El desafío relevante al que se enfrentan las empresas que operan de forma transfronteriza es la fragmentación de los sistemas de facturación electrónica y los requisitos relacionados definidos por las autoridades nacionales.

Para hacer frente mejor a la fragmentación y a los costes relacionados con el desarrollo de una solución conforme a los requisitos locales, las empresas que operan internacionalmente, por un lado, las asociaciones internacionales y algunas autoridades nacionales buscan el establecimiento de normas aceptables a nivel mundial como forma de responder a los interminables desafíos en lo que respecta a los costes de cumplimiento en este ámbito.

Iniciativas como la red PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) de la Unión Europea tienen como objetivo crear sistemas de facturación electrónica interoperables que puedan utilizarse en diferentes países, simplificando el comercio transfronterizo y reduciendo las cargas administrativas.

El futuro de la facturación electrónica

El futuro de la facturación electrónica está estrechamente relacionado con las tecnologías emergentes y la mejora continua de las regulaciones legales y la estandarización a nivel global. Tecnologías como la IA, la cadena de bloques (blockchain), la automatización robótica de procesos (RPA) y el Big Data contribuyen a detectar anomalías en los datos de las facturas, mejorar los sistemas de procesamiento de la facturación electrónica, combatir el fraude y desarrollar la declaración fiscal predictiva.

Además, los datos de la facturación electrónica pueden utilizarse en nuevos ámbitos, como las declaraciones digitales del IVA, la información sobre el transporte de mercancías, los datos de las facturas electrónicas para la declaración de emisiones y la trazabilidad en la cadena de suministro.

Conclusión

Este tipo de declaración digital aporta muchos beneficios para diversas partes interesadas. El salto del trabajo manual lento y propenso a errores al ritmo acelerado de la automatización es, sin duda, uno de los aspectos que resalta la relevancia de la declaración fiscal electrónica. La inversión inicial no debería difuminar los beneficios que llegarán a corto plazo, ya que la implementación muestra sus ventajas en comparación con los sistemas tradicionales de contabilidad y declaración.

La facturación electrónica ayuda a los gobiernos de todo el mundo a combatir el fraude fiscal y a tener un mayor control sobre el IVA. Estos sistemas todavía se encuentran en las primeras etapas, y los gobiernos y las organizaciones internacionales están trabajando para estandarizarlos y mejorarlos. Junto con tecnologías como la IA, la cadena de bloques (blockchain), la automatización robótica de procesos (RPA) y el Big Data, los sistemas de facturación electrónica aún están por desarrollarse y por encontrar su uso en nuevos ámbitos.