En agosto de 2023, el Presidente de la República de Polonia firmó la Ley por la que se modifica el impuesto sobre bienes y servicios, que incluye la implantación del uso obligatorio de las facturas electrónicas. Conforme al plan, todas las empresas establecidas en Polonia, incluidas las pymes, deben adoptar el sistema KSeF.

El calendario previsto establecía que, a partir de julio de 2024, todas las empresas registradas a efectos del IVA utilizarían el sistema KSeF para emitir y recibir facturas electrónicas. En cambio, las empresas exentas de IVA tendrían la misma obligación a partir de enero de 2025.

El desarrollo de la introducción de la normativa

El 27 de noviembre de 2023, el Ministerio de Finanzas de Polonia (MoF) anunció el inicio de las consultas sobre dos actos de aplicación relativos a la aplicación universal del KSeF a partir del 1 de julio de 2024. En la misma ocasión, el MoF publicó un proyecto de reglamento sobre el uso del Sistema Nacional de Facturación Electrónica y un proyecto de reglamento por el que se modifica el reglamento sobre la emisión de facturas. La primera consulta estaba prevista para el 18 de diciembre de 2023.

La implantación del KSeF se aplazó a principios de 2024 debido a los numerosos errores críticos detectados en el sistema. A esto le siguieron varias consultas celebradas del 16 de febrero al 1 de marzo de 2024, que dieron lugar a cambios adicionales en el sistema, anunciados el 3 de abril de 2024, y a nuevas consultas en abril sobre el proyecto de soluciones jurídicas para el KSeF obligatorio.

Tras finalizar las consultas públicas y completar una auditoría externa del KSeF, el MoF anunció que la implantación del sistema se completaría en dos fases.

Marco normativo actual

El 5 de junio de 2024, el Presidente de la República de Polonia firmó las modificaciones de la Ley del IVA, ampliando así oficialmente el plazo de implantación del KSeF obligatorio y confirmando que se completará en dos fases:

1. 1 de febrero de 2026: empresas con un volumen de negocio superior a 200 millones de PLN (aprox. 46 millones EUR) en 2025,
2. 1 de abril de 2026: todas las demás empresas.

Además, el MoF puso a disposición la versión de producción de la Aplicación Móvil KSeF, que permite la emisión de facturas básicas en KSeF y sus correcciones desde un smartphone, así como la visualización de las facturas recibidas y emitidas.

Tras este anuncio, el MoF y la Administración Nacional de Ingresos (KAS) celebraron otra reunión de consulta sobre el KSeF para presentar todos los resultados de las consultas anteriores, publicar un calendario y debatir con los participantes los pasos para una mayor simplificación y la introducción de nuevas funcionalidades del sistema, tales como:

• permitir el envío de anexos de facturas para los sectores que emiten facturas con un conjunto de datos complejo,
• modificación de la estructura lógica de las facturas electrónicas, también en lo relativo a las reglas para indicar el plazo de pago,
• equiparación de los entornos del KSeF: implantación completa de las funcionalidades «empresariales», emisión de facturas en KSeF en el modelo definitivo, pero sin modificar las obligaciones de los contribuyentes.

Conclusión

A lo largo de todo este proceso, desde el anuncio del plan de implantación del sistema KSeF hasta el calendario definitivo, Polonia mostró una firme dedicación a perseverar en sus planes e incluir al público y a los actores que más notarán estos cambios.

El calendario actual permite a todas las empresas adoptar estos cambios y ofrece tiempo adicional para prepararse para cumplir los requisitos de facturación electrónica obligatoria.