Los sistemas de IVA funcionan de modo que las empresas recaudan el impuesto devengado por cuenta de los Estados. Sin embargo, esto genera una carga administrativa cuyos costes distan de ser insignificantes. Cabe destacar que estos costes varían considerablemente de un mercado a otro.
Las empresas que operan en varios países pueden encontrarse con reglas de registro, frecuencias de declaración, requisitos de facturación, sistemas de información digital y obligaciones de documentación distintos en cada jurisdicción. La creciente adopción de la facturación electrónica y de la información de operaciones en tiempo real también está cambiando la naturaleza del cumplimiento del IVA: cada vez más, las empresas deben integrar los requisitos fiscales en sus sistemas contables y comerciales.
Comprender tanto los requisitos como el coste total del cumplimiento del IVA exige, por tanto, mirar más allá del importe de IVA que las empresas acaban pagando a los Estados.
¿Qué se considera un coste de cumplimiento del IVA?
Antes de profundizar en los costes de cumplimiento del IVA, a menudo llamados los costes ocultos de la tributación, conviene distinguir entre los costes de cumplimiento fiscal y la carga de cumplimiento fiscal. Los costes de cumplimiento miden la carga de cumplimiento en términos monetarios. La carga de cumplimiento en sí es un concepto más amplio, cualitativo y multidimensional.
En esencia, los costes de cumplimiento del IVA incluyen tanto los gastos directos de cumplir las obligaciones fiscales como los recursos que la empresa debe dedicar a gestionarlas. Los costes más visibles son los externos, como los honorarios de asesores fiscales, contables, representantes fiscales o proveedores de servicios de cumplimiento que preparan los registros, las declaraciones y otras presentaciones. Las empresas que operan en varias jurisdicciones se ven especialmente afectadas, ya que también pueden necesitar asesores locales que conozcan las reglas de IVA y los procedimientos administrativos de cada país.
El segundo nivel de los costes de cumplimiento del IVA es interno. Incluye recopilar los datos de las operaciones, determinar el tratamiento de IVA adecuado, conciliar los registros contables, revisar las facturas y preparar la información. Aun externalizando estas tareas, los equipos internos de finanzas y fiscalidad deben comprender de forma plena y clara todas las cuestiones de IVA para garantizar el cumplimiento de la normativa.
La adopción e implementación de tecnología es otra categoría de coste cada vez más importante. Suele incluir software y sistemas de contabilidad y ERP, motores fiscales (tax engines), soluciones de facturación electrónica y sistemas capaces de transmitir los datos de las operaciones a la administración tributaria. Desde las pequeñas empresas hasta las grandes compañías internacionales, la tecnología es uno de los principales motores de crecimiento, pero también de coste.
Principales factores de los costes de cumplimiento del IVA
El coste de cumplimiento del IVA más destacado es la propia complejidad del sistema del IVA. Reglas distintas, tipos de IVA aplicables, exenciones, regímenes especiales, la inversión del sujeto pasivo (reverse charge) y las diferentes reglas de localización (place of supply) pueden obligar a las empresas a realizar un análisis detallado a nivel de cada operación.
Otro factor importante es la frecuencia de declaración. Las empresas obligadas a presentar declaraciones de IVA mensuales soportan más costes que las que declaran trimestral, semestral o anualmente. Los costes de la frecuencia de declaración también dependen del volumen de operaciones: cuanto mayor es el volumen, mayores son los costes. Esto es especialmente cierto para las empresas que operan en varias jurisdicciones.
Los requisitos de registro pueden aumentar los costes de forma notable. Una empresa en expansión internacional puede tener que vigilar los umbrales de registro del IVA, determinar cuándo debe registrarse una empresa no residente en un país concreto y determinar qué documentos de registro del IVA son necesarios. Los umbrales y las reglas de IVA siguen cambiando en todo el mundo, por lo que las empresas también deben seguir la evolución legislativa.
En la última década, la digitalización se ha convertido en un factor de coste importante. Aunque la facturación electrónica y la información digital pueden automatizar parte del cumplimiento del IVA y reducir el trabajo manual y los errores, la diversidad de estándares técnicos, modelos de transmisión y requisitos de información puede obligar a las empresas a adaptar sus sistemas a cada mercado.
El coste de los errores de IVA
Los errores de IVA son un coste de cumplimiento aparte. Pueden convertir una obligación ordinaria en una carga financiera. Un tratamiento de IVA incorrecto puede dar lugar a impuesto pagado de menos, intereses, sanciones y trabajo administrativo adicional para corregir el error.
Los errores de IVA van desde cuestiones relativamente sencillas, como aplicar un tipo de IVA incorrecto o declarar fuera de plazo, hasta asuntos más complejos relativos a exenciones, lugar de realización, recuperación del IVA soportado u operaciones transfronterizas. Con el aumento de la vigilancia, el control y la recopilación de datos, los errores pueden hacerse visibles para la administración tributaria mucho antes.
Sin embargo, pagar sanciones e intereses de IVA es solo una parte de los costes. Los errores de IVA también implican destinar recursos a corregir los datos subyacentes, preparar declaraciones rectificativas, responder a los requerimientos de la administración tributaria y revisar los procesos internos. Todo ello puede generar costes adicionales e inesperados.
Costes indirectos que las empresas suelen pasar por alto
Además de los costes de cumplimiento ya comentados, otros costes menos visibles pueden resultar igual de gravosos. El tiempo del personal es un ejemplo. Los equipos de finanzas, contabilidad, ventas y TI pueden intervenir en el cumplimiento del IVA, sobre todo cuando los datos de las operaciones están incompletos o los sistemas no capturan automáticamente la información necesaria para la declaración.
Mantenerse al día de los tipos de IVA aplicables, las reglas de facturación, las exenciones, los requisitos de registro y las obligaciones de información digital resulta cada vez más exigente. Ahora bien, la formación requiere tanto tiempo del personal como inversión económica por parte de la empresa.
También existen costes de oportunidad. Dedicar tiempo o dinero a los requisitos de cumplimiento del IVA o a corregir errores de IVA significa que la empresa no puede destinar esos recursos a otras actividades del negocio.
Cómo pueden las empresas reducir los costes de cumplimiento del IVA
Reducir los costes de cumplimiento del IVA no implica necesariamente reducir el control. En muchos casos, el objetivo debería ser que el cumplimiento sea más sistemático y menos dependiente de la intervención manual. Un paso es crear una lista global de comprobación del cumplimiento del IVA.
La automatización de ciertos procesos, como la determinación del IVA, la facturación, la contabilidad y la declaración, puede ser rentable. Esto también encaja con la creciente adopción e implantación de la facturación electrónica y la información digital. El seguimiento continuo de los cambios legislativos ha sido y sigue siendo esencial, porque los requisitos de cumplimiento del IVA pueden evolucionar con rapidez.
En última instancia, el coste del cumplimiento del IVA no depende solo de las propias reglas fiscales, sino también de la eficiencia con que una empresa puede traducir esas reglas en procesos repetibles. Para las compañías que operan a escala internacional, combinar controles globales estandarizados, requisitos locales de cada país y la tecnología adecuada ayuda a contener los costes manteniendo un cumplimiento del IVA preciso y puntual.
