Checklist de cumplimiento del IVA para nuevos mercados

No es ningún secreto que las normas y regulaciones del IVA difieren notablemente entre jurisdicciones. Con 176 países en todo el mundo que aplican un régimen de IVA, las empresas que entran en nuevos mercados se enfrentan a múltiples retos para entender si deben registrarse y cuándo, cómo completar el proceso de registro de IVA y qué otros requisitos de cumplimiento deben satisfacer.

Por ello, las empresas deben realizar una evaluación de IVA específica del país antes de iniciar sus actividades comerciales. La siguiente lista de verificación global de cumplimiento del IVA ofrece un marco práctico para identificar y gestionar los principales requisitos de IVA al entrar en un nuevo mercado.

Comprenda su exposición al IVA

El primer paso es determinar si entrar en el nuevo mercado genera una obligación de IVA. Para ello hay que analizar qué vende la empresa, dónde se encuentran sus clientes, si estos son empresas o consumidores, dónde se almacenan y expiden los bienes y si la empresa tiene algún tipo de presencia física o económica en el país.

La naturaleza del suministro también es importante. El tratamiento del IVA puede variar según si la operación implica bienes, servicios, servicios digitales, importaciones o exportaciones. El principio de destino determina, por lo general, qué sistema de IVA tiene la potestad tributaria sobre una operación.

Las empresas también deben examinar si generan una presencia sujeta a gravamen mediante inventario local, empleados, agentes, almacenes, acuerdos de logística (fulfillment) u otras actividades. En el caso de los negocios online, conviene revisar los acuerdos con marketplaces y plataformas, dada la tendencia de los gobiernos a imponer las obligaciones de recaudación del IVA a las plataformas en lugar de al vendedor subyacente.

Las ventas transfronterizas B2C también pueden estar sujetas a regímenes especiales diseñados para simplificar el cumplimiento. En la UE, por ejemplo, la One Stop Shop (OSS) permite a las empresas que reúnan los requisitos declarar y pagar el IVA de determinadas entregas B2C transfronterizas mediante un único registro y una única declaración.

Verifique los requisitos de registro de IVA

Una vez identificada la posible exposición al IVA, la empresa debe determinar si tiene que registrarse a efectos del IVA. Los umbrales de registro son específicos de cada país y pueden variar según el tipo de empresa, operación o cliente.

Es importante señalar que los umbrales de registro de IVA nacionales no protegen necesariamente a una empresa extranjera frente a la obligación de registro. Algunos países aplican distintas reglas de registro de IVA para empresas extranjeras, de modo que un proveedor extranjero puede tener obligación de registrarse a efectos del IVA aunque sus ventas se sitúen por debajo del umbral aplicable a las empresas nacionales.

Por tanto, la evaluación del registro debe abarcar el umbral aplicable, las reglas especiales para empresas extranjeras, la fecha límite para completar el registro y si el registro voluntario es posible o conveniente. Las empresas también deben determinar qué documentos de registro de IVA se exigen. Por último, las empresas deben determinar si necesitan un representante de IVA local o un representante fiscal. Algunas jurisdicciones exigen que las empresas no residentes designen un representante.

Mapee sus operaciones

Antes de entrar en el mercado debe realizarse un mapeo del IVA a nivel de operación. El objetivo es determinar el tratamiento del IVA de cada tipo relevante de operación que la empresa prevé realizar.

El análisis debe distinguir entre operaciones B2B y B2C, ya que el lugar de tributación, las obligaciones de recaudación del IVA, los requisitos de facturación y la posible aplicación de la inversión del sujeto pasivo (reverse charge) pueden variar. Las operaciones nacionales deben evaluarse por separado de las transfronterizas, y los bienes deben analizarse, por lo general, de forma separada de los servicios y los servicios digitales.

Las empresas que venden online deben prestar especial atención a los servicios digitales y a las operaciones a través de marketplaces. El uso de una plataforma online puede influir en quién es responsable de recaudar el IVA, emitir las facturas y declarar las operaciones.

Construya el marco de cálculo del IVA y de facturación

Una vez mapeadas las operaciones, la empresa debe establecer las reglas que sus sistemas de contabilidad, ERP, e-commerce y facturación utilizarán para calcular el IVA.

Esto significa identificar los tipos de IVA estándar, reducido, cero o especiales aplicables y determinar qué bienes y servicios están exentos o fuera del ámbito del IVA. Las empresas también deben establecer cuándo se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (reverse charge) e identificar las operaciones en las que es el cliente, y no el proveedor, quien debe liquidar el IVA.

A continuación, los requisitos de facturación deben incorporarse al proceso operativo. La empresa debe determinar cuándo las facturas son obligatorias, qué información deben contener, cuándo deben emitirse y cómo tratar las notas de crédito, las notas de débito, las correcciones y las operaciones en moneda extranjera.

La facturación electrónica debe evaluarse por separado y no tratarse simplemente como una versión electrónica de una factura convencional. Como cada vez más países exigen facturas electrónicas estructuradas, las empresas deben gestionar la validación (clearance) a través de plataformas gubernamentales, la notificación en tiempo real o la transmisión de los datos de las facturas a las autoridades tributarias. Estos requisitos también evolucionan con rapidez. Por ejemplo, la reforma del IVA ViDA de la UE introduce de forma progresiva requisitos más amplios de reporte digital y facturación electrónica, con obligaciones importantes previstas para julio de 2030.

Elabore el calendario de cumplimiento

Registrarse a efectos del IVA, cumplir los requisitos de facturación o de facturación electrónica y aplicar los tipos de IVA correctos son solo una parte del cumplimiento del IVA. Las empresas deben crear un calendario de cumplimiento específico del país antes de iniciar actividades sujetas a gravamen.

El calendario debe identificar los plazos de presentación de la declaración de IVA, los plazos de pago del IVA, los plazos relacionados con el registro, los plazos de facturación electrónica o reporte digital como el Standard Audit File for Tax (SAF-T), y cualquier otra obligación adicional de reporte estadístico o transaccional que resulte aplicable.

Según la jurisdicción, las declaraciones de IVA pueden ser mensuales, trimestrales o seguir otro ciclo de presentación. Pueden aplicarse plazos distintos a los pagos del IVA, las devoluciones, los estados recapitulativos u otras obligaciones de declaración.

Un calendario de cumplimiento centralizado debe incluir la persona responsable, el período de declaración, el plazo legal, el plazo de revisión interna, la fecha de pago y la confirmación de que la presentación o el pago se han realizado. Esto reduce el riesgo de que una empresa cumpla operativamente pero incumpla una obligación administrativa recurrente.

Reglas de conservación de registros de IVA

Antes de entrar en un nuevo mercado, las empresas deben determinar qué registros de IVA deben conservarse, cómo deben mantenerse y durante cuánto tiempo deben conservarse. Entre los registros relevantes se incluyen las facturas de venta y de compra, las notas de crédito y de débito, las declaraciones de IVA, los cálculos del IVA, la documentación de importación y exportación, las pruebas que respaldan las operaciones con tipo cero o exentas, los números de IVA de los clientes, los registros que justifican el lugar de suministro, los registros de pago y la documentación relativa a las operaciones con inversión del sujeto pasivo (reverse charge).

Implemente la gobernanza del IVA

El último paso para cualquier empresa que entra en un nuevo mercado es entender cómo construir un marco de control de impuestos indirectos. Esto incluye definir quién es responsable del registro de IVA, la clasificación de operaciones, la configuración de facturas, la preparación de la declaración, la aprobación de pagos, la conciliación, la conservación de registros y el seguimiento de los cambios legislativos. Los tipos de IVA, los umbrales, las reglas de facturación y los regímenes digitales cambian con frecuencia. Por ello, las empresas necesitan una estructura clara de seguimiento y responsabilidad. Una de las principales herramientas para lograrlo es un rastreador de facturación electrónica actualizado.

Lista de verificación de cumplimiento del IVA para el go-live

Esta lista de verificación de cumplimiento del IVA refleja principios generales de cumplimiento del IVA. Los requisitos son específicos de cada país y cambian con frecuencia. Confirme siempre las reglas vigentes antes de basarse en esta lista para un mercado concreto.