Checklist de cumplimiento del IVA para entrar en un nuevo país

No es ningún secreto que las normas y la regulación del IVA difieren notablemente de una jurisdicción a otra. Con 176 países en todo el mundo que aplican un régimen de IVA, las empresas que entran en nuevos mercados se enfrentan a múltiples retos para entender si deben registrarse y cuándo, cómo completar el proceso de registro a efectos de IVA y qué otros requisitos de cumplimiento deben cumplir.

Por ello, las empresas deben realizar una evaluación del IVA específica para cada país antes de iniciar su actividad comercial. El siguiente checklist global de cumplimiento del IVA ofrece un marco práctico para identificar y gestionar los principales requisitos de IVA al entrar en un nuevo mercado.

Comprende tu exposición al IVA

El primer paso es determinar si la entrada en el nuevo mercado genera una obligación de IVA. Esto exige analizar qué vende la empresa, dónde están sus clientes, si son empresas o consumidores, dónde se almacenan y se expiden las mercancías y si la empresa tiene algún tipo de presencia física o económica en el país.

La naturaleza de la entrega también es importante. El tratamiento del IVA puede variar según si la operación consiste en bienes, servicios, servicios digitales, importaciones o exportaciones. El principio de destino determina, por lo general, qué país tiene la potestad tributaria sobre una operación.

Las empresas también deben examinar si generan una presencia imponible a través de inventario local, empleados, agentes, almacenes, acuerdos de fulfillment u otras actividades. En el caso de los negocios online, conviene revisar los acuerdos con marketplaces y plataformas, dada la tendencia de los gobiernos a imponer la obligación de recaudar el IVA a las plataformas en lugar de al vendedor subyacente.

Las ventas transfronterizas B2C también pueden estar sujetas a regímenes especiales diseñados para simplificar el cumplimiento. En la UE, por ejemplo, el One Stop Shop (OSS) permite a las empresas que reúnen los requisitos declarar y pagar el IVA de determinadas entregas transfronterizas B2C mediante un único sistema de registro y declaración.

Revisa los requisitos de registro a efectos de IVA

Una vez identificada la posible exposición al IVA, la empresa debe determinar si tiene que registrarse a efectos de IVA. Los umbrales de registro son específicos de cada país y pueden variar según el tipo de empresa, de operación o de cliente.

Es importante destacar que los umbrales de registro a efectos de IVA nacionales no protegen necesariamente a una empresa extranjera frente a la obligación de registrarse. Algunos países aplican distintas normas de registro de IVA para empresas extranjeras, lo que significa que un proveedor extranjero puede tener la obligación de registrarse a efectos de IVA incluso cuando sus ventas están por debajo del umbral aplicable a las empresas nacionales.

Por tanto, la evaluación del registro debe abarcar el umbral aplicable, las normas especiales para empresas extranjeras, la fecha límite para completar el registro y si el registro voluntario es posible o conveniente. Las empresas también deben determinar qué documentos de registro a efectos de IVA se exigen. Por último, las empresas deben determinar si necesitan un representante de IVA local o un representante fiscal. Algunas jurisdicciones exigen que las empresas no residentes designen a un representante.

Mapea tus operaciones

Antes de entrar en el mercado conviene realizar un ejercicio de mapeo del IVA a nivel de operación. El objetivo es determinar el tratamiento a efectos de IVA de cada tipo de operación relevante que la empresa prevé realizar.

El análisis debe distinguir entre operaciones B2B y B2C, ya que el lugar de tributación, las obligaciones de recaudación del IVA, los requisitos de facturación y la posible aplicación del reverse charge pueden diferir. Las operaciones nacionales deben evaluarse por separado de las transfronterizas, y los bienes deben analizarse, en general, por separado de los servicios y los servicios digitales.

Las empresas que venden online deben prestar especial atención a los servicios digitales y a las operaciones a través de marketplaces. El uso de una plataforma online puede afectar a quién es responsable de recaudar el IVA, emitir las facturas y declarar las operaciones.

Construye el marco de cálculo del IVA y de facturación

Una vez mapeadas las operaciones, la empresa debe establecer las reglas que utilizarán sus sistemas de contabilidad, ERP, e-commerce y facturación para calcular el IVA.

Esto implica identificar el tipo general, los tipos reducidos, el tipo cero o los tipos especiales de IVA aplicables y determinar qué bienes y servicios están exentos o no sujetos a IVA. Las empresas también deben establecer cuándo se aplica el mecanismo de reverse charge e identificar las operaciones en las que el cliente, y no el proveedor, es responsable de liquidar el IVA.

A continuación, los requisitos de facturación deben incorporarse al proceso operativo. La empresa debe determinar cuándo la factura es obligatoria, qué información debe contener, cuándo deben emitirse las facturas y cómo deben gestionarse las notas de crédito, las notas de débito, las correcciones y las operaciones en moneda extranjera.

La facturación electrónica debe evaluarse por separado y no tratarse simplemente como una versión electrónica de una factura convencional. Como cada vez más países exigen facturas electrónicas estructuradas, las empresas deben gestionar la validación previa (clearance) a través de plataformas gubernamentales, el reporte en tiempo real o la transmisión de los datos de la factura a las autoridades fiscales. Estos requisitos también evolucionan con rapidez. Por ejemplo, la reforma del IVA ViDA de la UE está introduciendo requisitos de reporte digital y facturación electrónica progresivamente más amplios, con obligaciones importantes previstas para julio de 2030.

Elabora el calendario de cumplimiento

Registrarse a efectos de IVA, cumplir los requisitos de facturación o de facturación electrónica y aplicar los tipos de IVA correctos son solo una parte del cumplimiento del IVA. Las empresas deben crear un calendario de cumplimiento específico para cada país antes de iniciar sus actividades sujetas a IVA.

El calendario debe identificar los plazos de presentación de las declaraciones de IVA, los plazos de pago del IVA, los plazos relacionados con el registro, los plazos de facturación electrónica o de reporte digital como el Standard Audit File for Tax (SAF-T), y cualquier otra obligación de reporte estadístico o de operaciones que resulte aplicable.

Según la jurisdicción, las declaraciones de IVA pueden ser mensuales, trimestrales o estar sujetas a otro ciclo de presentación. Pueden aplicarse plazos distintos a los pagos de IVA, las devoluciones, los estados recapitulativos u otras obligaciones de reporte.

Un calendario de cumplimiento centralizado debe incluir el responsable, el periodo de declaración, el plazo legal, el plazo de revisión interna, la fecha de pago y la confirmación de que la presentación o el pago se ha completado. Esto reduce el riesgo de que una empresa cumpla operativamente pero incumpla una obligación administrativa recurrente.

Reglas de conservación de registros del IVA

Antes de entrar en un nuevo mercado, las empresas deben determinar qué registros de IVA deben conservarse, cómo deben mantenerse y durante cuánto tiempo deben conservarse. Entre los registros relevantes se incluyen las facturas de venta y de compra, las notas de crédito y de débito, las declaraciones de IVA, los cálculos del IVA, la documentación de importación y exportación, la prueba que respalda las operaciones a tipo cero o exentas, los números de IVA de los clientes, los registros que acreditan el lugar de realización, los registros de pago y la documentación relativa a las operaciones con reverse charge.

Implementa la gobernanza del IVA

El último paso para cualquier empresa que entra en un nuevo mercado es entender cómo construir un marco de control de la fiscalidad indirecta. Esto incluye definir quién es responsable del registro a efectos de IVA, la clasificación de las operaciones, la configuración de las facturas, la preparación de las declaraciones, la aprobación de los pagos, la conciliación, la conservación de registros y el seguimiento de los cambios normativos. Los tipos de IVA, los umbrales, las reglas de facturación y los regímenes digitales cambian con frecuencia. Por ello, las empresas necesitan una estructura clara de seguimiento y rendición de cuentas. Una de las principales herramientas para lograrlo es un rastreador de facturación electrónica actualizado.

Checklist de cumplimiento del IVA para la puesta en marcha

Este checklist de cumplimiento del IVA refleja principios generales de cumplimiento del IVA. Los requisitos son específicos de cada país y cambian con frecuencia. Confirma siempre las normas vigentes antes de basarte en este checklist para un mercado concreto.