Es gibt unterschiedliche Gründe dafür, warum, wann und wie ein Wirtschaftsakteur das vorgesehene Verfahren durchlaufen sollte oder kann, um ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen zu werden. Kurz gesagt lassen sich die Faktoren im allgemeinsten Ansatz in zwei Kategorien unterteilen. Diese Voraussetzungen ergeben sich aus dem jeweiligen nationalen Rechtsrahmen.

Dieser Logik folgend lassen sich die Voraussetzungen für eine umsatzsteuerliche Registrierung vereinfacht in zwei Gruppen einteilen: verpflichtende Gründe (wenn der Auslöser für die Registrierung z. B. das Erreichen eines bestimmten Schwellenwerts ist) und freiwillige Gründe (wenn sich der Wirtschaftsakteur freiwillig umsatzsteuerlich registrieren möchte).

Das Verfahren und die Anforderungen der umsatzsteuerlichen Registrierung unterscheiden sich von Land zu Land und können Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen stellen.

Umsatzsteuerliche Registrierung

Die umsatzsteuerliche Registrierung ist erst dann abgeschlossen, wenn der Antragsteller eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält – auch bekannt als USt-IdNr. oder umsatzsteuerliche Registrierungsnummer. Unternehmen müssen eine solche Nummer beantragen, sobald ihr Umsatz einen bestimmten Schwellenwert erreicht.

Sobald die steuerpflichtige Person die USt-IdNr. erhalten hat, sollte sie diese in allen steuerrechtlich vorgesehenen Situationen ordnungsgemäß verwenden.

Wer muss sich umsatzsteuerlich registrieren?

Unternehmen können sich freiwillig umsatzsteuerlich registrieren, wenn die steuerpflichtige Person den Vorsteuerabzug geltend machen möchte. Dafür muss die betreffende Partei zuvor umsatzsteuerlich registriert worden sein.

Neben den Fällen der freiwilligen Registrierung gibt es zahlreiche weitere Situationen, in denen Wirtschaftsakteure das Verfahren der umsatzsteuerlichen Registrierung durchlaufen müssen. Dies geschieht aus verschiedenen, von den örtlichen Steuervorschriften definierten Gründen. In der Regel ist der Hauptauslöser für die Pflichtregistrierung das Erreichen des festgelegten Schwellenwerts.

Die Messzeiträume für diese Schwellenwerte können unterschiedlich sein. In den meisten Fällen umfassen sie folgende Zeiträume:

  • Zwölf Monate
  • Kalenderjahr
  • Geschäfts- oder Wirtschaftsjahr und
  • Sonstige

Wie hoch sind die Schwellenwerte für die umsatzsteuerliche Registrierung?

Zur Veranschaulichung betrachten wir die Schwellenwerte und Auslöser für die umsatzsteuerliche Registrierung in den folgenden beiden Ländern.

Die festgelegten Schwellenwerte, die eine verpflichtende umsatzsteuerliche Registrierung auslösen, unterscheiden sich von Land zu Land. Im Vereinigten Königreich (beispielhaft) müssen sich Unternehmen umsatzsteuerlich registrieren, wenn ihr Umsatz in den letzten 12 Monaten über 90.000 GBP lag oder wenn der erwartete Umsatz den genannten Schwellenwert in den nächsten 30 Tagen überschreiten wird.

In Deutschland erlaubt es die Abgabenordnung ortsansässigen Unternehmen, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen und sich nicht umsatzsteuerlich registrieren zu lassen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Die wesentlichen Voraussetzungen sind, dass der Umsatz des Kleinunternehmens im Vorjahr weniger als 22.000 EUR betrug und der voraussichtliche Umsatz für das laufende Jahr unter 50.000 EUR liegt.

Wie läuft die umsatzsteuerliche Registrierung ab?

Der Prozess der umsatzsteuerlichen Registrierung umfasst mehrere wesentliche Schritte (einige davon werden im Folgenden erläutert):

  1. Bestimmen Sie, wann und wo Sie sich umsatzsteuerlich registrieren müssen. Wie bereits erwähnt, sollten Unternehmen den Umsatzschwellenwert für jedes Land kennen, in dem sie tätig sind, um zu wissen, wann sie sich dort umsatzsteuerlich registrieren müssen.
  2. Bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen vor – wie beim Schwellenwert können sich auch die für einen Registrierungsantrag benötigten Unterlagen von Land zu Land unterscheiden. Üblich sind jedoch die Unternehmensidentifikationsnummer sowie Unternehmensangaben wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und ein Nachweis der Geschäftstätigkeit.
  3. Beantragen Sie die umsatzsteuerliche Registrierung – je nach nationaler Gesetzgebung kann der Antrag entweder online über ein Steuerportal oder offline, also durch Einreichung eines Papierformulars bei der Finanzbehörde, gestellt werden.
  4. Warten Sie auf Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – der Registrierungsprozess kann nach der Antragstellung einige Tage bis mehrere Wochen dauern. Daher müssen Unternehmen wissen, wann sie den Schwellenwert überschreiten, und ihre Anträge rechtzeitig einreichen.

Welche Strafen drohen bei Versäumnis der Registrierung?

Unternehmen, die sich nicht umsatzsteuerlich registrieren, können mit empfindlichen Strafen rechnen. Dazu zählen Bußgelder auf Grundlage der nicht abgeführten Umsatzsteuer, das Auftreten als nicht umsatzsteuerlich registrierte steuerpflichtige Person und vieles mehr.

Strafen und Bußgelder unterscheiden sich von Land zu Land – von vergleichsweise „gering“ bis hin zu empfindlich – und können Unternehmen in die Insolvenz treiben.

Fazit

Die umsatzsteuerliche Registrierung ist erst dann abgeschlossen, wenn der Antragsteller seine eindeutige USt-IdNr. von der Finanzbehörde erhält.

Dieser Prozess umfasst die Bestimmung des richtigen Zeitpunkts und Landes, die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen und die Antragstellung online oder offline. Nach der Antragstellung warten Unternehmen auf ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, was einige Tage bis mehrere Wochen dauern kann.

Wichtig zu wissen: Ein Versäumnis der Registrierung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, darunter Bußgelder auf Grundlage der nicht abgeführten Umsatzsteuer, die sich zwischen den Ländern erheblich unterscheiden und im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen können. Das unterstreicht, wie wichtig es ist, den Prozess der umsatzsteuerlichen Registrierung zu verstehen und einzuhalten.