Sales & use tax de Washington : taux, nexus et conformité

Notions de base du sales and use tax à Washington

Sales tax

Les règles du sales tax à Washington prévoient que cette taxe s'applique aux ventes au détail de biens meubles corporels (biens corporels) et de services tels que l'installation, la réparation, le nettoyage, la modification, l'amélioration, la construction et la décoration. À cela s'ajoute le fait que le sales tax s'applique aux transactions portant sur les produits numériques.

Les règles et réglementations de Washington imposent des sales taxes étatiques et locaux sur les transactions taxables. Le Department of Revenue de l'État doit percevoir l'ensemble des sales taxes collectés.

Use tax

Lorsqu'un vendeur au détail enregistré ne collecte pas le sales tax, la responsabilité du paiement de la taxe est transférée au consommateur. Le consommateur doit reverser le use tax pour les biens et services utilisés à Washington. La structure du use tax est identique à celle du sales tax et se compose de taux étatiques et locaux.

Taux du sales and use tax à Washington

Le sales and use tax à l'échelle de l'État de Washington est de 6,50 %. Les taux locaux du sales and use tax varient d'une ville ou d'un district à l'autre, mais, une fois combinés au taux étatique du sales and use tax, ils atteignent en moyenne 9,38 %. Il existe neuf taux municipaux et 12 taux de comté de sales and use tax.

Déterminer quel taux local du sales and use tax s'applique peut s'avérer difficile. Les vendeurs au détail peuvent donc utiliser l'application Washington Sales Tax Rate Lookup, spécialement conçue et développée pour calculer rapidement et facilement les taux applicables.

Une information est toutefois cruciale pour déterminer le taux applicable : l'adresse et le code postal du consommateur. Les vendeurs au détail devraient donc obtenir ces informations auprès du consommateur lorsqu'ils reçoivent un bon de commande portant sur des biens ou services taxables.

Transactions exonérées

Outre le fait de savoir quels biens corporels et services sont taxables, les vendeurs au détail doivent également savoir quelles transactions sortent du champ du sales and use tax. La longue liste des transactions exonérées est répartie en sept groupes : produits agricoles, biens de production, ventes entre États, activités publiques, achats liés à la santé, reports et crédits, et autres.

Le dernier groupe, désigné comme les autres exonérations de sales and use tax, comprend les services personnels et professionnels, les logiciels informatiques sur mesure, les ventes occasionnelles, les journaux, les aliments, les ingrédients alimentaires ainsi que les organisations artistiques et culturelles.

Règles de nexus à Washington

De manière générale, aux États-Unis, les règles et réglementations du sales and use tax prévoient quelques types de nexus pertinents pour l'obligation des vendeurs au détail de facturer, collecter et reverser la taxe. À Washington, il existe trois types de nexus : physique, économique et de place de marché.

Avant l'introduction du nexus économique, l'État de Washington disposait de règles relatives au nexus par lien (click-through nexus), abrogées en 2019.

Nexus physique

Le nexus physique signifie qu'un vendeur au détail a une présence physique à Washington et doit, à ce titre, s'enregistrer aux fins du sales and use tax. La présence physique peut être établie par la détention de salariés, de biens immobiliers ou meubles corporels, ou d'un stock de marchandises dans l'État.

S'agissant du stock de marchandises, même s'il est détenu par le facilitateur de place de marché ou un autre tiers, cela suffit à créer un nexus physique.

D'autres activités pertinentes pour établir un nexus physique sont la location ou le crédit-bail de biens meubles corporels, le recours à des agents ou représentants tiers, la sollicitation de ventes dans l'État, l'installation ou l'assemblage de biens, ainsi que la construction, l'installation, la réparation ou l'entretien de biens immobiliers ou meubles corporels.

En outre, la fourniture de services tels que l'acceptation de retours ou la formation aux produits, qu'ils soient assurés ou non par des salariés ou des représentants, suffit à établir une présence physique à Washington.

Nexus économique

Le nexus économique a été introduit en 2018 à la suite de l'arrêt Wayfair. En vertu des règles du nexus économique, si des vendeurs au détail, principalement hors de l'État ou à distance, ont une présence économique suffisante dans l'État, ils doivent facturer, collecter et reverser le sales tax.

Le seuil initial d'établissement d'un nexus économique était de 100 000 USD ou plus de ventes au détail livrées ou rattachées à des consommateurs de Washington, ou 200 transactions annuelles avec des consommateurs de Washington au cours de l'année civile en cours ou précédente. Toutefois, en 2019, le seuil de transactions a été supprimé, ne laissant subsister que 100 000 USD de ventes brutes annuelles au cours de l'année civile en cours ou précédente comme critère pertinent pour établir une présence économique.

Nexus de place de marché

Les facilitateurs de place de marché qui réalisent ou facilitent des ventes auprès de consommateurs à Washington doivent s'enregistrer au sales tax dès lors que leurs ventes brutes combinées dans l'État dépassent 100 000 USD, ou lorsqu'ils comptent des vendeurs de place de marché ayant une présence physique à Washington.

Biens et services taxables à Washington

Comme indiqué précédemment, les ventes au détail de biens corporels et de services déterminés sont soumises au sales and use tax. Les biens corporels sont ceux qui peuvent être vus, pesés, mesurés, ressentis ou touchés de toute autre manière perceptible par les sens, y compris l'électricité, l'eau, le gaz, la vapeur et les logiciels informatiques préécrits. Seuls les biens corporels expressément exonérés ne sont pas soumis au sales and use tax.

Les services de détail taxables comprennent les services de construction, d'installation, de nettoyage et de réparation, l'aménagement paysager et l'entretien des espaces verts, la fourniture de biens corporels, les machines avec opérateur et les services personnels tels que le coaching personnel.

Transactions groupées et test de l'objet principal

Dans le cas des transactions groupées, c'est-à-dire celles qui comprennent des composantes taxables et non taxables, elles sont soumises au sales and use tax si l'une de leurs composantes serait, selon les règles générales, soumise au sales and use tax.

Un test de l'objet principal (true object test) permet de déterminer si la composante principale de la transaction est un service non taxable ou des biens corporels. Si ce test révèle que la composante principale est un service non taxable, la transaction est non taxable, indépendamment de la fourniture de biens corporels.

Il importe néanmoins de noter que toutes les combinaisons de services et de biens corporels ne peuvent pas être régies par les règles générales. Le test de l'objet principal devrait donc être appliqué à toutes les transactions groupées afin de déterminer si le sales and use tax s'applique.

Cadre applicable au commerce électronique

Les vendeurs de commerce électronique, tels que les vendeurs à distance ou hors de l'État situés dans un autre État américain ou à l'étranger et n'ayant pas de présence physique à Washington, doivent s'enregistrer aux fins du sales tax auprès du Department of Revenue dès lors que leurs ventes brutes dépassent 100 000 USD. Toutefois, les villes et comtés de Washington ont eux aussi des obligations d'enregistrement. Les vendeurs de commerce électronique peuvent donc éprouver certaines difficultés à mener à bien le processus d'enregistrement.

Néanmoins, une fois le processus d'enregistrement achevé, les vendeurs de commerce électronique doivent collecter et reverser le sales tax étatique et local.

Règles applicables aux places de marché

À partir de 2020, les vendeurs de place de marché peuvent être tenus de s'enregistrer au sales tax s'ils réalisent plus de 100 000 USD de ventes brutes, c'est-à-dire des ventes via des places de marché et des ventes directes aux consommateurs via leurs propres sites web. Les ventes exonérées sont également prises en compte dans le calcul du seuil.

Une fois que les vendeurs de place de marché dépassent le seuil, ils doivent collecter et reverser le sales tax pour le reste de l'année en cours et l'année suivante.

Toutefois, si le vendeur de place de marché ne vend des biens corporels et des services que par l'intermédiaire d'un facilitateur de place de marché, il n'est pas tenu de collecter et de reverser le sales tax, dès lors qu'il peut prouver que le facilitateur s'acquitte de cette obligation pour son compte.

En outre, les vendeurs de place de marché devraient recevoir un rapport mensuel sur les informations relatives aux ventes brutes pour l'ensemble des ventes réalisées à Washington pour leur compte, dans les 15 jours suivant la fin du mois.

Biens et services numériques

Le sales and use tax s'applique aux produits numériques et aux biens, quelle que soit la manière dont ils sont transmis ou consultés. Autrement dit, si un produit numérique peut être téléchargé, diffusé en streaming et consulté sur la base d'un abonnement, il est taxable. Les biens numériques comprennent les données, les faits, les informations, les sons, les images et toute combinaison de ces éléments transférée par voie électronique.

Outre les produits et biens numériques, les services numériques automatisés, y compris les logiciels, les données, les informations ou des fonctionnalités ou services supplémentaires tels que les salons de discussion ou les fonctions multijoueurs, entrent également dans le champ des règles et réglementations du sales and use tax.

Les logiciels préécrits, désignés par la législation de Washington comme des logiciels à accès distant (remote access software, RAS), auxquels les consommateurs peuvent accéder à distance en payant le droit d'y accéder et de les utiliser, sont soumis au sales and use tax.

En outre, les législateurs de Washington ont prévu des règles de taxation pour les codes numériques qui permettent aux consommateurs d'obtenir un ou plusieurs produits numériques. Pour qu'un code soit considéré comme numérique, il doit donner accès à des produits numériques bénéficiant du même traitement fiscal. La fourniture de codes numériques est traitée de la même manière que les produits numériques sous-jacents. Toutefois, si le code numérique donne droit à des produits numériques n'ayant pas le même traitement fiscal, il n'est pas considéré comme numérique.

Place de marché numérique

Les règles relatives aux facilitateurs de place de marché ont été introduites en 2020. Ces règles rendent les places de marché en ligne redevables de la collecte et du reversement du sales tax pour le compte des vendeurs de place de marché qui utilisent les plateformes pour proposer et vendre des biens corporels et des services aux consommateurs de Washington.

Opérateur de plateforme numérique

Pour être qualifié de facilitateur de place de marché, l'opérateur de plateforme numérique doit avoir conclu des accords avec des vendeurs de place de marché pour faciliter la vente de leurs biens moyennant une rémunération, et communiquer l'offre et l'acceptation directement ou indirectement avec le vendeur et l'acheteur.

Outre ces deux exigences, la place de marché doit exercer directement ou indirectement l'une des activités supplémentaires suivantes : traitement des paiements, services d'exécution ou de stockage des commandes, mise en vente des biens, fixation des prix, valorisation de la marque des ventes, prise de commandes, fourniture de services à la clientèle et acceptation ou assistance en matière de retours ou d'échanges.

Si l'opérateur de plateforme numérique remplit toutes les conditions et réalise ou facilite des ventes auprès de consommateurs à Washington pour un montant dépassant le seuil de 100 000 USD de ventes brutes combinées, il doit s'enregistrer aux fins du sales and use tax.

Le facilitateur de place de marché doit également s'enregistrer si ne serait-ce qu'un seul vendeur de place de marché a un nexus physique à Washington. Le facilitateur de place de marché est responsable de la déclaration de l'ensemble des ventes réalisées par les vendeurs de place de marché. Obligation supplémentaire, les facilitateurs de place de marché doivent fournir à leurs vendeurs des informations sur l'ensemble des ventes mensuelles qu'ils facilitent pour leur compte.

Obligations de déclaration et de paiement à Washington

Une fois que les assujettis ont achevé leur processus d'enregistrement, le Department of Revenue leur transmet certaines informations, dont la fréquence de déclaration. En fonction du revenu d'activité annuel estimé.

Des déclarations annuelles, trimestrielles ou mensuelles peuvent être exigées en fonction du revenu brut annuel estimé. Des limites différentes s'appliquent selon les activités. Ainsi, des déclarations trimestrielles sont exigées pour les activités de détail si le revenu brut annuel estimé est compris entre 0 et 60 000 USD, et des déclarations mensuelles doivent être déposées si le revenu estimé dépasse 60 000 USD.

Des limites différentes sont définies pour les services. Ainsi, les déclarations annuelles sont obligatoires lorsque le revenu brut estimé est compris entre 0 et 60 000 USD, les déclarations trimestrielles sont exigées lorsque le montant est compris entre 60 000 et 100 000 USD, et les déclarations mensuelles sont déposées lorsque le montant dépasse 100 000 USD.

Outre le revenu brut estimé, la fréquence de déclaration peut être fixée en fonction du montant de la taxe due. Si la taxe est inférieure à 1 050 USD, une déclaration annuelle est exigée. Si la dette fiscale annuelle est comprise entre 1 050 et 4 800 USD, l'assujetti doit déposer des déclarations trimestrielles. Si la dette fiscale annuelle dépasse 4 800 USD, une déclaration mensuelle est exigée.

Toutes les déclarations doivent être déposées par voie électronique auprès du Department of Revenue. Elles sont dues le 25 du mois suivant la période de référence pour les déclarations mensuelles, à la fin du mois suivant le trimestre fiscal pour les déclarations trimestrielles, et le 15 avril pour les déclarations annuelles.

Sanctions en cas de non-respect des obligations de sales and use tax

Si l'assujetti effectue un paiement tardif, le Department of Revenue (DOR) applique une pénalité de retard de 9 %. Toutefois, si le paiement tardif reste impayé, le DOR peut appliquer une pénalité de 19 % après le dernier jour du mois suivant la date d'échéance, et une pénalité de 29 % si le paiement est dû depuis plus de deux mois. Dans tous les cas, une pénalité minimale de 5 USD est prévue pour les paiements tardifs.

Outre la pénalité, un intérêt annuel de 7 % peut être calculé sur le montant dû.