Mit dem Fortschritt der Gesellschaften entwickelten sich auch die Methoden der Dokumentation weiter. Von Tontafeln, die in der Antike verwendet wurden, gingen die Aufzeichnungssysteme zu Papierrechnungen über, die seit Jahrhunderten gängige Praxis sind. Eine Papierrechnung ist ein Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer festhält. In ihrer einfachsten Form enthält sie Informationen über den Verkäufer, die erbrachte Dienstleistung oder die verkauften Waren, den Preis, die Zahlungsart und die Steuern.

Obwohl diese papierbasierten Systeme effektiv waren, wiesen sie inhärente Ineffizienzen auf, die in der Regel unmittelbar mit menschlichen Fehlern zusammenhängen, da sie manuelle Dateneingabe, Bearbeitung und Speicherung erfordern. Sowohl Unternehmen als auch Regierungen erkannten, dass Papierrechnungen den Anforderungen einer schnelllebigen, globalisierten Wirtschaft nicht mehr gerecht werden konnten. So entstand eine neue Form der Rechnung.

Im Gegensatz zu herkömmlichen oder digitalen Rechnungen wie PDFs oder digitalen Bildern werden elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und ausgetauscht, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese moderne Form der Rechnung reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler drastisch.

Die elektronische Rechnungsstellung stellt eine der modernsten und technologisch am weitesten entwickelten Formen der digitalen Meldung auf Transaktionsebene dar.

Ursprünge der elektronischen Rechnungsstellung

Die ersten Länder, die die elektronische Rechnungsstellung einführten, waren lateinamerikanische Länder. Chile, Brasilien, Argentinien und Mexiko waren die ersten, die umfassende, gut strukturierte Systeme für die elektronische Rechnungsstellung implementierten. Diese Länder erkannten das Potenzial, Technologie zu nutzen, um ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme zu automatisieren und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Die europäischen Länder verstanden schnell die Vorteile dieses Systems und begannen bald, es nach und nach einzuführen, wobei Dänemark und Finnland die Vorreiter waren. Im Jahr 2014 wurde Italien das erste europäische Land, das die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen verpflichtend machte.

Seit 2020 haben alle Mitgliedstaaten einen Rahmen entwickelt, der dem Europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Nun arbeiten immer mehr Länder weltweit daran, die elektronische Rechnungsstellung nicht nur für B2G-, sondern auch für B2B-Transaktionen verpflichtend zu machen. Heute liegt die Zahl der Länder mit irgendeinem System zur elektronischen Rechnungsstellung deutlich über 100, wobei sich die Mehrheit nur auf B2G-Transaktionen bezieht.

Positive Seiten der elektronischen Rechnungsstellung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, wenn es um die Entwicklung von Steuerüberwachungsinstrumenten für die Steuerbehörden und andere angeschlossene öffentliche Institutionen geht, auf die die steuerlichen Aufsichtspflichten übertragen werden. Dank der Automatisierung wird die Überwachung weniger zeitaufwendig und effektiver.

Der Wechsel von der papierbasierten Rechnungsstellung zur elektronischen Rechnungsstellung macht den operativen und den Compliance-Teil der täglichen Geschäftstätigkeit weniger belastend und kostspielig. Darüber hinaus minimieren diese Systeme Fehler und verbessern das Cashflow-Management, indem sie schnellere Zahlungszyklen ermöglichen und Echtzeit-Einblicke in offene Rechnungen bieten.

Risiken und Herausforderungen

Die Implementierung digitaler Meldesysteme wie der elektronischen Rechnungsstellung bringt im Vergleich zu „traditionellen“ Arten der Steuermeldung, die seit Jahrzehnten verwendet werden, neue Herausforderungen und sensible Punkte mit sich. Die Einrichtung eines qualitativ hochwertigen Datenschutzsystems ist ein notwendiger technischer Ansatzpunkt, bevor die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt wird.

In einigen Regionen, insbesondere in Entwicklungsländern, stellen eine unzureichende digitale Infrastruktur und ein begrenzter Internetzugang erhebliche Hindernisse für die Sicherheit und Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung dar.

Die relevante Herausforderung, mit der grenzüberschreitend tätige Unternehmen konfrontiert sind, ist die Fragmentierung der Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung und der damit verbundenen Anforderungen, die von den nationalen Behörden festgelegt werden.

Um besser mit der Fragmentierung und den damit verbundenen Kosten für die Entwicklung einer konformen Lösung gemäß den lokalen Anforderungen umzugehen, suchen einerseits international tätige Unternehmen, internationale Verbände und einige nationale Behörden nach der Etablierung weltweit akzeptabler Standards als Weg, um die nie endenden Herausforderungen im Hinblick auf die Compliance-Kosten in diesem Bereich zu bewältigen.

Initiativen wie das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) der Europäischen Union zielen darauf ab, interoperable Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung zu schaffen, die länderübergreifend genutzt werden können, um den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung

Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung ist eng mit neuen Technologien und der weiteren Verbesserung der rechtlichen Vorschriften und der Standardisierung auf globaler Ebene verbunden. Technologien wie KI, Blockchain, Robotic Process Automation (RPA) und Big Data tragen dazu bei, Anomalien in Rechnungsdaten zu erkennen, Verarbeitungssysteme für die elektronische Rechnungsstellung zu verbessern, Betrug zu bekämpfen und die vorausschauende Steuermeldung zu entwickeln.

Außerdem können Daten aus der elektronischen Rechnungsstellung in neuen Bereichen genutzt werden, wie z. B. für digitale Mehrwertsteuererklärungen, Informationen zum Güterverkehr, E-Rechnungsdaten für die Emissionsberichterstattung und die Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette.

Fazit

Diese Art der digitalen Meldung bringt viele Vorteile für verschiedene Interessengruppen mit sich. Der Sprung von der langsamen, fehleranfälligen manuellen Arbeit hin zum schnellen Tempo der Automatisierung ist zweifellos einer der Punkte, der die Relevanz der elektronischen Steuermeldung hervorhebt. Die anfängliche Investition sollte die Vorteile nicht verschleiern, die sich kurzfristig ergeben werden, da die Implementierung ihre Vorteile im Vergleich zu traditionellen Buchhaltungs- und Meldesystemen zeigt.

Die elektronische Rechnungsstellung hilft Regierungen weltweit, Steuerbetrug zu bekämpfen und mehr Kontrolle über die Mehrwertsteuer (MwSt.) zu haben. Diese Systeme befinden sich noch in einem frühen Stadium, und Regierungen sowie internationale Organisationen arbeiten daran, sie zu standardisieren und zu verbessern. Zusammen mit Technologien wie KI, Blockchain, Robotic Process Automation (RPA) und Big Data müssen die Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung noch weiterentwickelt und für die Nutzung in neuen Bereichen erschlossen werden.