What did the New York Court of Appeals decide about VMS fees?

The Court of Appeals held that fees charged for access to vendor management software are taxable because they constitute licenses to use prewritten software under New York sales tax law.

Why were VMS access fees considered taxable in New York?

The court agreed with tax authorities that providing customers with access to the VMS amounted to licensing prewritten software, which New York treats as a taxable sale even when the software is accessed remotely.

Did the company argue that it was providing services rather than software?

Yes, the company argued that its primary business was matchmaking between buyers and suppliers of temporary labor and that the software merely supported those services, but the court rejected that characterization.

How did the court apply the “true object” or primary function test?

The court found that the Tax Appeals Tribunal correctly applied the true object test and concluded that the software licenses were a central component of the transaction, not incidental to non-taxable services.

What role did customer contracts play in the court’s decision?

The court relied heavily on contract language and website disclosures showing that customers were explicitly granted a limited license to access and use the VMS, supporting the conclusion that software licensing was being sold.

What does this ruling mean for other businesses using VMS or similar platforms?

Businesses with similar models should review their New York sales and use tax obligations carefully, as fees for access to proprietary platforms may be treated as taxable software sales rather than non-taxable services.

Gericht in New York bestätigt Umsatzsteuer auf Vendor-Management-Software

Das New Yorker Berufungsgericht hat eine Entscheidung in einem Fall getroffen, in dem es darum ging, ob Gebühren für den Zugang zu Vendor-Management-Software (VMS) der Umsatzsteuer unterliegen, wenn die Software selbst ein zentraler Bestandteil des Kaufs durch den Kunden ist. Der an diesem Rechtsstreit beteiligte Steuerpflichtige betrieb eine proprietäre Technologieplattform, die Kunden mit Anbietern von Zeitarbeitskräften und Aushilfskräften zusammenbrachte und diese Beziehungen mit Dienstleistungen wie Personalmanagement, Mitarbeiterbindung und Rechnungsstellung unterstützte.

Hintergrund des Falls und Entscheidung des Gerichts

Im Jahr 2016 führte das Department of Taxation and Finance (DTF) eine Steuerprüfung durch und stellte fest, dass die für den Zugang zu VMS erhobenen Gebühren eine Lizenz zur Nutzung vorgefertigter Software darstellen, die nach New Yorker Recht als steuerpflichtiger Verkauf behandelt wird, selbst wenn der Zugriff auf die Software aus der Ferne erfolgt. Infolgedessen erließ das DTF einen Steuerbescheid für nicht gezahlte Umsatz- und Gebrauchssteuern.

Der Steuerpflichtige legte gegen den Steuerbescheid bei der Steuerbeschwerdeabteilung Einspruch ein und argumentierte, dass sein VMS weder vorgefertigte Software noch der eigentliche Gegenstand seiner Verkäufe sei und dass sein eigentliches Geschäft darin bestehe, eine Vermittlungsdienstleistung zwischen Käufern und Anbietern von Zeitarbeitskräften und Aushilfskräften anzubieten.

Die Steuerberufungsabteilung kam zu dem Schluss, dass der Steuerpflichtige Lizenzen für vorgefertigte Software verkauft habe und dass diese Lizenzen ein zentraler und kein nebensächlicher Teil seines Geschäfts seien. Daher wies sie die Berufung zurück. Dies wurde auch vom Steuerberufungsgericht bestätigt, das betonte, dass der Zugriff auf das VMS ein Kernelement des Angebots des Steuerpflichtigen sei.

Letztendlich gelangte der Streit vor das Berufungsgericht, wo der Steuerpflichtige seine Aktivitäten weiterhin als nicht steuerpflichtige Dienstleistungen darstellte, die mithilfe von Technologie erbracht wurden. Nach sorgfältiger Prüfung der vom Steuerpflichtigen vorgelegten Unterlagen, darunter Kundenverträge, die den Kunden ausdrücklich eine beschränkte Lizenz zur Nutzung und zum Zugriff auf das VMS gewährten, sowie ähnlicher Formulierungen auf der Website des Unternehmens, wies das Gericht das Argument zurück, dass es sich bei dem VMS nicht um vorgefertigte Software handele.

Der Steuerpflichtige machte außerdem geltend, dass nach New Yorker Recht die Prüfung der Hauptfunktion oder des tatsächlichen Zwecks anzuwenden sei, da seine Transaktionen Software mit ansonsten nicht steuerpflichtigen Dienstleistungen bündelten. In diesen Punkten räumte das Berufungsgericht ein, dass die Prüfung des tatsächlichen Zwecks in New York häufig angewendet wird, wenn Transaktionen mehrere Dienstleistungen umfassen. Dennoch kam es zu dem Schluss, dass das Steuerberufungsgericht diese Analyse korrekt angewendet hatte, und stellte fest, dass die Softwarelizenzen nicht nebensächlich für die erbrachten Dienstleistungen waren.

Fazit

Das Gericht bestätigte, dass die für VMS-Lizenzen berechneten Gebühren nach New Yorker Recht steuerpflichtige Verkäufe von materiellen beweglichen Gütern darstellten, und wies alle Argumente des Steuerpflichtigen zurück. Steuerpflichtige, die ähnliche Transaktionen und Geschäftsvorgänge tätigen, sollten die Auslegung der geltenden New Yorker Umsatz- und Gebrauchssteuerregeln in diesem Urteil sorgfältig prüfen und beurteilen, inwieweit dieses Urteil auf sie zutrifft.

Quelle: Beeline.com, Inc. gegen Steuerberufungsgericht des Staates New York