La velocidad a la que se desarrolla la tecnología ha influido notablemente en la adopción por parte de las empresas de herramientas y software automatizados, que hacen que el cumplimiento del IVA sea más sencillo y rápido. En una época en la que los gobiernos de todo el mundo han implantado medidas de cumplimiento del IVA más estrictas, la automatización se ha convertido en un medio esencial para que las empresas cumplan los requisitos y se mantengan a la vanguardia.

En este artículo analizaremos el auge de la automatización de las declaraciones de IVA, sus ventajas y retos, y cómo pueden las empresas encontrar el equilibrio entre la automatización y los procesos manuales.

El surgimiento de la automatización de las declaraciones de IVA

La necesidad de una forma automatizada de cumplimentar y presentar las declaraciones de IVA se aprecia desde varios aspectos interrelacionados. Con países que implantan sistemas fiscales digitales, como el Suministro Inmediato de Información (SII) en España o Making Tax Digital (MTD) en el Reino Unido, la automatización de las declaraciones de IVA se ha convertido en una necesidad para las empresas.

Las regulaciones implantadas por los gobiernos nacionales suelen exigir a las empresas que presenten las declaraciones de IVA por vía electrónica, lo que ha generado una necesidad creciente de sistemas automatizados capaces de gestionar cálculos complejos y garantizar que el IVA se declara con exactitud.

A medida que más empresas operan en varias jurisdicciones y mercados dentro de la economía digital, preparar y presentar correctamente las declaraciones de IVA a tiempo se ha convertido en uno de los principales retos. Por eso la automatización se ha convertido en una tendencia creciente, no solo entre las grandes corporaciones, sino también entre las pequeñas y medianas empresas.

Por tanto, tanto los gobiernos nacionales como las empresas necesitan la automatización de las declaraciones de IVA para simplificar su cumplimiento.

Ventajas de la automatización de las declaraciones de IVA

La simplificación y el ahorro de tiempo son las primeras ventajas que vienen a la mente al pensar en la automatización de las declaraciones de IVA. Dado que la mayoría de las herramientas y el software automatizados incluyen todas las fórmulas necesarias para calcular con precisión y eficiencia los importes de IVA que deben figurar en las declaraciones, esto supone un alivio considerable para las empresas.

No tener que calcularlo todo manualmente ni introducir todos los datos elimina la posibilidad de error humano al preparar las declaraciones de IVA. En última instancia, los errores en las declaraciones de IVA pueden acarrear problemas administrativos adicionales, como presentar declaraciones rectificativas o incluir datos corregidos en la siguiente declaración de IVA.

La automatización garantiza el cumplimiento de los plazos de presentación. El sistema puede realizar su seguimiento y avisar o alertar a las partes interesadas clave de que las declaraciones de IVA deben presentarse, lo que reduce aún más el riesgo de costosas multas.

Por último, la automatización puede ayudar a las empresas a lograr una mejor escalabilidad. Las empresas en crecimiento que se expanden a nuevos mercados se enfrentan al reto de gestionar el cumplimiento del IVA en varias jurisdicciones con distintos tipos de IVA aplicables, requisitos de presentación y plazos. Un sistema automatizado de declaraciones de IVA puede gestionar estas complejidades de forma más eficiente y garantizar el cumplimiento de la normativa local sin necesidad de introducir datos ni intervenir manualmente.

Retos y limitaciones de la automatización de las declaraciones de IVA

A pesar de sus numerosas ventajas, la automatización de las declaraciones de IVA no está exenta de retos y limitaciones. El coste de implantar un sistema automatizado de declaraciones de IVA puede ser la primera barrera para muchas pequeñas e incluso medianas empresas.

Aunque los beneficios a largo plazo, como una mayor precisión y el ahorro de tiempo, son evidentes, el coste inicial de implantación puede superar lo que determinadas empresas pueden permitirse. Las empresas pueden necesitar invertir en software, en la integración con los sistemas contables y en servicios de consultoría para garantizar una transición fluida de los sistemas manuales a los automatizados de preparación y presentación de declaraciones de IVA. Esto puede suponer un obstáculo para las empresas, sobre todo para las pequeñas con recursos limitados.

Todo uso de la tecnología plantea retos, como la dependencia de esta y los errores que pueden surgir durante su funcionamiento. Los sistemas automatizados requieren mantenimiento, actualizaciones y supervisión periódicos para garantizar su correcto funcionamiento. Al implantar la solución informática, las empresas deben tener en cuenta las caídas del sistema y los problemas que pueden producirse durante el proceso de sincronización de datos, lo que en última instancia puede provocar retrasos o inexactitudes en la declaración del IVA.

En cuanto a las actualizaciones, las empresas deben asegurarse de que su sistema automatizado de IVA sea adaptable a los cambios en la normativa del IVA. Las normas del IVA cambian constantemente, y el sistema debe poder integrar las actualizaciones sin problemas y sin interrumpir las operaciones diarias.

Un reto adicional puede ser destinar recursos a formar al personal clave para que utilice correctamente las herramientas y el software automatizados.

Por último, la seguridad y la privacidad de los datos son siempre las principales preocupaciones al implantar sistemas automatizados, incluidos los de declaraciones de IVA. Los datos financieros sensibles que se intercambian entre los sujetos pasivos, las administraciones tributarias y los proveedores externos de soluciones de IVA están siempre expuestos al riesgo de ciberataques y filtraciones de datos.

Cómo encontrar el equilibrio adecuado en la automatización del IVA

Entonces, ¿cómo podemos equilibrar los aspectos positivos y negativos del sistema automatizado de declaraciones de IVA? Aunque los sistemas automatizados pueden contribuir a la precisión y la eficiencia, las empresas deben plantearse contar con un equipo de profesionales que supervise el proceso y resuelva cualquier discrepancia. La supervisión humana garantiza que el sistema funcione correctamente y que las operaciones específicas o complejas se gestionen adecuadamente.

Otro aspecto que conviene considerar es el alcance de la automatización. Mientras que algunas empresas pueden beneficiarse de una solución totalmente automatizada, otras pueden encontrar que un enfoque híbrido se ajusta mejor a sus necesidades y posibilidades, como automatizar las tareas rutinarias y gestionar manualmente las más complejas.

Conclusión

Las empresas deben evaluar todos los aspectos de sus operaciones y determinar qué solución es la mejor para automatizar los requisitos de presentación de las declaraciones de IVA. Asimismo, deben tener en cuenta las funcionalidades que ofrecen las soluciones de software o en la nube, sobre todo las relativas a la flexibilidad, la integración con las plataformas contables existentes y la capacidad de cumplir los requisitos en distintas jurisdicciones, es decir, la capacidad de escalar a medida que crece el negocio.

En definitiva, las empresas deben plantearse automatizar sus procesos de declaración de IVA. Esto es especialmente cierto si se tiene en cuenta que el panorama fiscal mundial evoluciona con rapidez, y supervisar y adaptarse a estos cambios supone un reto importante. Las empresas que invierten en soluciones de automatización estarán mejor situadas para adaptarse a las nuevas regulaciones y mantener el cumplimiento del IVA.

Fuente: Suministro Inmediato de Información (SII), Introducción a Making Tax Digital, PwC - Automatización de las declaraciones de IVA, PwC - Solución automatizada de IVA, Deloitte