La velocidad a la que avanza la tecnología ha impulsado enormemente la adopción de herramientas y software de automatización por parte de las empresas, algo que hace que el cumplimiento del IVA sea más sencillo y rápido. En una época en la que los gobiernos de todo el mundo aplican medidas de cumplimiento del IVA cada vez más estrictas, la automatización se ha convertido en un recurso esencial para que las empresas cumplan los requisitos y se mantengan a la vanguardia.

En este artículo analizamos el auge de la automatización de las declaraciones de IVA, sus ventajas y retos, y cómo las empresas pueden encontrar el equilibrio entre la automatización y los procesos manuales.

El surgimiento de la automatización de las declaraciones de IVA

La necesidad de una forma automatizada de cumplimentar y presentar las declaraciones de IVA se explica por varios factores interrelacionados. Con países que implantan sistemas tributarios digitales, como el Suministro Inmediato de Información (SII) en España o Making Tax Digital (MTD) en el Reino Unido, la automatización de las declaraciones de IVA se ha vuelto imprescindible para las empresas.

La normativa que aprueban los gobiernos nacionales suele exigir que las empresas presenten las declaraciones de IVA de forma electrónica, lo que ha disparado la necesidad de sistemas automatizados capaces de gestionar cálculos complejos y garantizar que el IVA se declara con exactitud.

A medida que más empresas operan en varias jurisdicciones y mercados dentro de la economía digital, preparar y presentar correctamente las declaraciones de IVA en plazo se ha convertido en uno de los mayores retos. Por eso la automatización es una tendencia al alza, no solo entre las grandes corporaciones, sino también entre las pymes.

En definitiva, la automatización de las declaraciones de IVA es una necesidad tanto para los gobiernos nacionales como para las empresas a la hora de simplificar el cumplimiento del IVA.

Ventajas de la automatización de las declaraciones de IVA

La simplificación y el ahorro de tiempo son las primeras ventajas que vienen a la mente al pensar en la automatización de las declaraciones de IVA. Dado que la mayoría de las herramientas y programas automatizados incluyen todas las fórmulas necesarias para calcular con precisión y eficacia los importes de IVA que deben figurar en las declaraciones, esto supone un gran alivio para las empresas.

No tener que calcularlo todo a mano ni introducir todos los datos manualmente elimina el riesgo de error humano al preparar las declaraciones de IVA. Al fin y al cabo, los errores en una declaración de IVA pueden generar problemas administrativos adicionales, como presentar declaraciones rectificativas o incluir los datos corregidos en la siguiente declaración.

La automatización garantiza el cumplimiento de los plazos de presentación. El sistema puede controlarlos y avisar o alertar a las personas clave de que se acerca el vencimiento de las declaraciones de IVA, lo que reduce aún más el riesgo de sanciones costosas.

Por último, la automatización ayuda a las empresas a lograr una mejor escalabilidad. Las empresas en crecimiento que se expanden a nuevos mercados se enfrentan al reto de gestionar el cumplimiento del IVA en varias jurisdicciones, con distintos tipos impositivos, obligaciones de presentación y plazos. Un sistema automatizado de declaraciones de IVA puede gestionar esa complejidad de forma más eficiente y garantizar el cumplimiento de las normas locales sin intervención manual.

Retos y limitaciones de la automatización de las declaraciones de IVA

A pesar de sus muchas ventajas, la automatización de las declaraciones de IVA no está exenta de retos y limitaciones. El coste de implantar un sistema automatizado de declaraciones de IVA puede ser la primera barrera para muchas pequeñas e incluso medianas empresas.

Aunque los beneficios a largo plazo, como una mayor exactitud y el ahorro de tiempo, son evidentes, el coste inicial de puesta en marcha puede superar lo que algunas empresas pueden permitirse. Las compañías quizá tengan que invertir en software, en su integración con los sistemas contables y en servicios de consultoría para asegurar una transición fluida de los sistemas manuales a los automatizados de preparación y presentación de declaraciones de IVA. Esto puede ser un obstáculo para las empresas, sobre todo para las pequeñas con recursos limitados.

Todo uso de la tecnología plantea desafíos, incluida la dependencia de ella y los fallos que pueden surgir durante su funcionamiento. Los sistemas automatizados requieren mantenimiento, actualizaciones y supervisión periódicos para garantizar su correcto funcionamiento. Al implantar la solución informática, las empresas deben tener en cuenta las caídas del sistema y los problemas que pueden surgir durante la sincronización de datos, que en última instancia pueden provocar retrasos o inexactitudes en la declaración del IVA.

En cuanto a las actualizaciones, las empresas deben asegurarse de que su sistema de IVA automatizado sea capaz de adaptarse a los cambios en la normativa del IVA. Las normas del IVA cambian constantemente, y el sistema debe poder integrar las actualizaciones sin fricciones y sin interrumpir la operativa diaria.

Otro reto añadido puede ser destinar recursos a formar al personal clave para que utilice correctamente las herramientas y el software automatizados.

Por último, la seguridad y la privacidad de los datos son siempre cuestiones prioritarias al implantar sistemas automatizados, incluidos los de declaraciones de IVA. Los datos financieros sensibles que se intercambian entre los sujetos pasivos, las administraciones tributarias y los proveedores externos de soluciones de IVA están siempre expuestos al riesgo de ciberataques y filtraciones de datos.

Cómo encontrar el equilibrio en la automatización del IVA

Entonces, ¿cómo equilibrar los pros y los contras de un sistema automatizado de declaraciones de IVA? Aunque los sistemas automatizados pueden contribuir a la exactitud y la eficiencia, las empresas siguen necesitando un equipo de profesionales que supervise el proceso y resuelva cualquier discrepancia. La supervisión humana garantiza que el sistema funcione correctamente y que las operaciones concretas o complejas se traten de forma adecuada.

Otro aspecto a tener en cuenta es el alcance de la automatización. Mientras que algunas empresas pueden beneficiarse de una solución totalmente automatizada, otras encontrarán que un enfoque híbrido se adapta mejor a sus necesidades y posibilidades, por ejemplo automatizando las tareas rutinarias y gestionando manualmente las más complejas.

Conclusión

Las empresas deben evaluar todos los aspectos de su operativa y determinar qué solución es la mejor para automatizar la cumplimentación y presentación de las declaraciones de IVA. Además, conviene que valoren las funcionalidades que ofrecen el software o las soluciones en la nube, en especial las relativas a la flexibilidad, la integración con las plataformas contables existentes y la capacidad de cumplir requisitos en distintas jurisdicciones; es decir, la capacidad de escalar a medida que el negocio crece.

En definitiva, las empresas deben plantearse automatizar sus procesos de declaración de IVA. Esto es especialmente cierto si tenemos en cuenta que el panorama fiscal mundial evoluciona con rapidez y que vigilar y adaptarse a esos cambios supone un reto considerable. Las empresas que inviertan en soluciones de automatización estarán mejor posicionadas para adaptarse a las nuevas normativas y mantener el cumplimiento del IVA.

Fuente: Suministro Inmediato de Información (SII), Overview of Making Tax Digital, PwC - Automating VAT returns, PwC - Automated VAT Solution, Deloitte