El entorno de la facturación electrónica en la UE ha experimentado cambios significativos en los últimos años. Sin embargo, la forma en que las empresas gestionan la facturación electrónica está a punto de sufrir una transformación fundamental en los próximos años. Como parte de la iniciativa VAT in the Digital Age (ViDA), la UE avanza hacia la facturación electrónica obligatoria en todos los países de la UE. Cabe destacar que algunos países de la UE ya han introducido regímenes nacionales de facturación electrónica, mientras que otros están desarrollando y programando el lanzamiento de regímenes similares.

Estos cambios marcan una transición importante, no solo una actualización técnica, sino también un cambio en la forma en que las empresas interactúan con las autoridades tributarias, gestionan los datos financieros y garantizan el cumplimiento transfronterizo. Por estas razones, las empresas deben prepararse con antelación, no solo para evitar riesgos de incumplimiento, sino también para obtener eficiencias operativas, una mejor visibilidad del flujo de caja y una gobernanza financiera más sólida.

Comprender el marco de facturación electrónica de la UE

Dada la rápida digitalización de todas las operaciones empresariales, la UE promueve la facturación electrónica obligatoria para alcanzar su objetivo de modernizar la recaudación del VAT, reducir el fraude y aumentar la transparencia. La iniciativa ViDA, concretamente el primer pilar, establece normas armonizadas para la notificación digital en tiempo real de las transacciones mediante facturas electrónicas estructuradas.

En el núcleo del marco de la UE se encuentra el concepto de interoperabilidad. La UE exige la emisión y recepción de facturas electrónicas en formatos que cumplan con normas europeas, como la EN 16931, garantizando la compatibilidad transfronteriza. Esto contribuye a la armonización, que en última instancia debería reducir la fragmentación dentro de la UE. No obstante, como suele ocurrir, los países de la UE conservaron cierta flexibilidad en la implementación de los sistemas nacionales, lo que significa que las empresas aún deberán prestar mucha atención a las normas específicas de cada país.

A partir del 1 de julio de 2030, la facturación electrónica estructurada y la notificación digital en tiempo real serán obligatorias para las transacciones B2B dentro de la UE. En consecuencia, el mecanismo de notificación resumida existente, el EC Sales List, se eliminará progresivamente.

Principales retos y riesgos de cumplimiento

Pasar de un sistema a otro no suele ser una tarea sencilla. Por lo tanto, la transición a la facturación electrónica obligatoria no está exenta de retos y plantea riesgos fundamentales si no se gestiona adecuadamente. Dado que ViDA no anula la autonomía nacional, la fragmentación sigue siendo el problema. Al permitir que los países de la UE establezcan sus propios requisitos, como formatos, reglas de validación de mensajes, canales de transmisión y períodos de conservación, las empresas que operan en múltiples jurisdicciones pueden enfrentarse a un mosaico de obligaciones.

Además, la calidad y la exhaustividad de los datos no son negociables, lo que significa que hay poco margen para el error o la omisión. Asimismo, los campos ausentes o incoherentes pueden provocar rechazos, retrasos o señales de alerta de incumplimiento, que podrían derivar en auditorías fiscales y, en última instancia, en sanciones e intereses.

El riesgo relacionado con los sistemas y la integración es otro reto que las empresas deben afrontar. Algunos problemas habituales en este ámbito son los ERP, las plataformas de facturación o un sistema intragrupo que no admiten los formatos estructurados requeridos o que carecen de API para el intercambio automatizado con los sistemas de la autoridad tributaria.

Por último, los cambios normativos y los plazos cambiantes son problemas adicionales para las empresas a la hora de cumplir con estas normas y reglamentos. Aunque el plazo de implementación existe a nivel de la UE, el hecho de que los países de la UE dispongan de cierto nivel de flexibilidad al exigir el uso de facturas electrónicas da lugar a aplazamientos en la implementación, cambios en el momento en que determinadas categorías de sujetos pasivos quedan sometidas a estas normas, o cambios en los requisitos.

Pasos hacia el cumplimiento de la facturación electrónica en la UE

Para superar los retos que se les plantean, las empresas deben trabajar de forma deliberada para desarrollar un enfoque estructurado y por fases, en lugar de dejarlo todo para el último momento.

Evaluar los procesos de facturación actuales

Ante todo, las empresas deben comprender claramente cómo funciona su proceso de facturación. La evaluación del proceso de facturación actual incluye la recopilación de datos sobre el ciclo de vida de la factura, desde la emisión hasta la aprobación, la transmisión, el archivo y la conciliación. Otra parte esencial de este paso es identificar qué parte del sistema utilizado ya puede generar datos de factura estructurados y cuál requerirá actualizaciones o sustitución.

La evaluación de la calidad de los datos maestros es igualmente importante. Las empresas necesitan determinar los identificadores de clientes y proveedores, las direcciones, los números de VAT y las clasificaciones fiscales, y garantizar el uso coherente de dichos identificadores. El proceso de evaluación debe ser fundamental, ya que el análisis de brechas proporciona datos e información valiosos. Lo que las partes interesadas clave que realizan la evaluación deben tener siempre presente es que ningún sistema de facturación electrónica estructurado puede rescatar datos defectuosos.

De las normas de la UE a las obligaciones locales

Como se ha destacado anteriormente, ViDA solo establece la base, y los países de la UE pueden imponer normas técnicas o de procedimiento locales que superen la norma de la UE. Las empresas deben supervisar la legislación y los requisitos de cada jurisdicción, incluidos el formato de mensaje requerido, los protocolos o redes de transporte aceptables, las ventanas de tiempo, las reglas de validación, las políticas de archivo y conservación, y los procedimientos de gestión de excepciones.

Además, el sistema nacional de facturación electrónica establecido antes de 2024 tendrá que armonizarse con las normas de la UE antes del 1 de enero de 2035. Esto crea otra capa de retos para las empresas, ya que se espera que determinados países de la UE avancen a un ritmo más lento hacia la armonización. Esto deja a las empresas con más complejidades de cumplimiento.

Un enfoque práctico para este asunto sería desarrollar una matriz de obligaciones por país, que orientará las decisiones relativas a la tecnología, el diseño de procesos y la formación del personal.

Elegir la tecnología adecuada

Sobre la base del análisis de brechas y la matriz de jurisdicciones, la tarea principal de la tecnología adecuada es conectar el sistema de facturación actual con las redes de facturación electrónica requeridas. Algunos de los criterios clave que deben tenerse en cuenta incluyen la interoperabilidad, el cumplimiento de las normas, la escalabilidad, la gestión de errores, el registro de auditoría, la seguridad y la flexibilidad para gestionar los cambios requeridos y necesarios.

Además, las empresas deben considerar la integración con sus sistemas ERP o de contabilidad existentes. La solución más adecuada suele ser la que traduce los metadatos internos de las facturas en mensajes de factura electrónica estructurados y gestiona los reintentos, los errores de validación y el seguimiento del estado.

Desarrollar capacidades internas para el cumplimiento

Determinar la brecha entre las funcionalidades actuales y las necesarias del sistema, así como elegir la tecnología más adecuada, no garantiza el éxito. Una parte integral de cualquier plan u hoja de ruta de cumplimiento exitoso es alinear y formar al personal y a las partes interesadas clave de los distintos equipos, incluidos los de fiscalidad, legal y TI.

Las empresas deben definir y establecer funciones y responsabilidades claras para la implementación del sistema de facturación electrónica. Algunas de las funciones y responsabilidades más críticas incluyen aprobar las plantillas de facturas, validar las asignaciones, supervisar los registros de rechazos, escalar los problemas de cumplimiento y actualizar las normas a medida que evolucionan los mandatos.

Además, las empresas deben invertir en la formación del personal, la transferencia de conocimientos y la adaptación de la gestión para pasar de un sistema predominantemente manual a una forma de operar más automatizada, supervisada y centrada en los datos en el día a día del negocio.

Si es necesario, y en particular en situaciones específicas, se recomienda que las empresas contraten asesores externos o especialistas fiscales para interpretar las normas de la UE o nacionales, o para impartir formación a las partes interesadas clave. Esta es una buena práctica cuando la empresa se expande a un nuevo país de la UE.

Probar y supervisar

Una vez completados todos los pasos anteriores y con el sistema en funcionamiento, hay un paso más que toda empresa responsable da. Antes de la puesta en marcha, es aconsejable probar el sistema ejecutando un piloto o simulaciones que impliquen casos empresariales cotidianos.

Por lo tanto, las empresas deben probar todo el ciclo de facturación, desde la emisión hasta la transmisión, el rechazo, la corrección, el archivo y la conciliación. Algunos indicadores clave en el proceso de prueba incluyen las tasas de rechazo, la latencia y el volumen de excepciones. Según los resultados de las pruebas, puede ser necesario tomar medidas adicionales, como ajustar de forma iterativa las asignaciones, las reglas o los flujos de trabajo para optimizar el rendimiento.

Una vez que el sistema está en funcionamiento, la supervisión continua es esencial. Desarrollar circuitos de retroalimentación y configurar el sistema para que alerte sobre rechazos, anomalías de tendencia o cambios normativos ayudará a mantener el sistema y a garantizar el cumplimiento. Por lo tanto, las empresas deben establecer políticas internas para revisar y ajustar periódicamente sus flujos de trabajo de facturación electrónica.

Conclusión

La facturación electrónica marca una nueva era en el cumplimiento del VAT, ya que la facturación se convierte en un proceso profundamente integrado, en tiempo real e intensivo en datos. Si bien las autoridades tributarias obtendrán datos clave de forma más rápida y eficiente, corresponde a las empresas garantizar que todos los datos se intercambien de forma correcta, precisa y puntual.

Para las empresas que operan en la UE o comercian dentro de ella, la preparación no es opcional, sino una responsabilidad y una obligación. Todo el proceso de preparación debe diseñarse para construir una hoja de ruta ágil de implementación de la facturación electrónica, no solo para evaluar el estado actual y garantizar una transición fácil a los próximos requisitos, sino también para supervisar de cerca los mandatos en evolución y adaptarse a cualquier nuevo requisito.