KSeF en Pologne : Ce que le système national de facturation électronique signifie pour les entreprises et les cabinets d'avocats (explication de l'échéance de 2026)

Qu'est-ce que KSeF et pourquoi a-t-il été introduit ?

Krajowy System e-Faktur (KSeF), ou Système national de facturation électronique, est la plateforme de facturation électronique centralisée de la Pologne, développée pour simplifier l'émission, la livraison et le stockage de factures électroniques structurées. La mise en œuvre de ce système a été annoncée en 2023, avec le projet initial de faire en sorte que toutes les entreprises immatriculées à la TVA utilisent le système KSeF pour émettre et recevoir des factures électroniques d'ici juillet 2024.

Calendrier de mise en œuvre du KSeF : report de 2024 et nouvelles échéances de 2026

Cependant, la mise en œuvre a été reportée et la date finale à laquelle la première phase sera achevée est le 1er février 2026, date à laquelle les grands assujettis, c'est-à-dire ceux dont le chiffre d'affaires dépasse 200 millions de PLN (environ 47 millions d'euros), seront tenus d'émettre et de recevoir des factures électroniques pour les transactions interentreprises. À partir du 1er avril 2026, toutes les entreprises, en plus de celles mentionnées ci-dessus, devront se conformer aux règles et exigences en matière de facturation électronique.

La seule exemption est prévue pour les micro-entreprises, celles dont les ventes totales ne dépassent pas 10 000 PLN (environ 2 350 EUR) par mois en 2026, qui ne seront pas tenues de se conformer aux règles de facturation électronique avant le 1er janvier 2027.

Bien qu'il y ait eu quelques spéculations sur un nouveau report de la mise en œuvre du KSeF, le 31 mars 2025, le ministère polonais des finances a publié une réponse à une enquête parlementaire confirmant le calendrier de mise en œuvre.

Calendrier de mise en œuvre du KSeF:

Comment fonctionne le KSeF : Soumission, validation et stockage des factures électroniques

Le KSeF est conçu de telle sorte qu'au lieu que les entreprises envoient leurs factures directement à leurs partenaires commerciaux, les factures sont d'abord soumises au KSeF, où elles sont validées et horodatées. Une fois cette procédure achevée, la facture devient disponible pour l'émetteur et le destinataire par le biais du système. Toutes les factures électroniques seront stockées dans le système pour une durée maximale de 10 ans.

KSeF vs. TVA européenne à l'ère numérique (ViDA) : Les défis de l'alignement futur

Étant donné que le KSeF est un système national de facturation électronique, on peut se demander comment il s'alignera sur le paquet TVA à l'ère numérique (ViDA) de l'UE. Dans le cadre du paquet ViDA, qui vise à normaliser la facturation électronique dans l'UE en exigeant que les factures pour les transactions transfrontalières intra-UE B2B suivent le format EN 16931, le gouvernement polonais pourrait devoir mettre à jour le KSeF pour répondre à ces exigences également.

Si le ministère des finances ne procède pas aux ajustements nécessaires après l'entrée en vigueur des règles obligatoires de l'UE en matière de facturation électronique interentreprises, les assujettis pourraient se retrouver dans une situation où ils devraient utiliser deux systèmes distincts : l'un pour les transactions nationales dans le cadre du KSeF et l'autre pour les transactions transfrontalières dans le cadre de ViDA. Cela créerait en fin de compte une pression financière et administrative supplémentaire.

Néanmoins, étant donné que la facturation électronique obligatoire dans le cadre de la ViDA est prévue pour juillet 2030, la date finale pour l'harmonisation des systèmes nationaux de facturation électronique avec la norme de l'UE et le système de facturation électronique intra-UE étant fixée au 1er janvier 2035, il faut s'attendre à ce que le KSeF soit mis à jour pour répondre à toutes les exigences.

L'impact du KSeF sur les cabinets d'avocats en Pologne

Si le cadre du KSeF aura un impact sur toutes les entreprises en Pologne, certains secteurs sont confrontés à des ajustements particulièrement complexes. C'est le cas du secteur juridique. Les cabinets d'avocats sont confrontés à un défi unique : nombre d'entre eux utilisent encore d'anciens systèmes de facturation sur site qui ne sont pas conçus pour l'échange de données en temps réel ou les normes XML.

Karolina Šilingienė, associée chez Crespect (logiciel de gestion des cabinets juridiques alimenté par l'IA), explique :

"Nous constatons que de nombreux cabinets d'avocats s'appuient encore sur des systèmes construits il y a plus de dix ans. Ils n'ont jamais été conçus pour gérer l'échange de données en direct, et les adapter à KSeF sera à la fois coûteux et risqué."

En conséquence, les cabinets peuvent rencontrer des difficultés pour assurer une intégration transparente, la sécurité des données et le respect des délais.

Le point de vue de Crespect : comment les technologies juridiques peuvent faciliter la transition

S'appuyant sur l'expérience de Crespect en matière de modernisation des opérations juridiques, Karolina Šilingienė souligne que la transition vers le KSeF n'est pas seulement un défi de conformité - c'est une opportunité pour les cabinets d'avocats de moderniser et de rationaliser leurs opérations.

Dans le même temps, les attentes des clients augmentent. Les clients des cabinets juridiques exigent de plus en plus une facturation transparente et flexible, qu'il s'agisse d'un suivi détaillé du temps, de rapports clairs ou de structures d'honoraires prévisibles. Si les cabinets d'avocats s'appuient sur des solutions manuelles pour respecter les obligations du KSeF, ils risquent d'ajouter des frais administratifs qui érodent la rentabilité et détournent les avocats de leur travail principal.

"Les clients sont plus exigeants que jamais en ce qui concerne la transparence de la facturation. Si la mise en conformité avec le KSeF entraîne un surcroît de travail manuel, les entreprises risquent de perdre un temps précieux qu'elles pourraient consacrer à leurs clients", ajoute Karolina.

Pour répondre à ces défis, les solutions juridiques natives dans le nuage telles que Crespect offrent une alternative à l'épreuve du temps aux systèmes traditionnels obsolètes. Hébergé en toute sécurité sur Amazon Web Services (AWS), Crespect est conçu pour évoluer de manière transparente et s'adapter à l'évolution des réglementations du KSeF et de l'UE en matière de facturation électronique. Contrairement aux anciens outils sur site qui nécessitent des correctifs ou des remplacements coûteux, l'infrastructure en nuage permet des mises à jour rapides de la conformité, garantissant que les entreprises restent conformes avec un minimum d'interruption.

Meilleures pratiques pour les cabinets d'avocats se préparant au KseF

Le travail de Crespect avec les cabinets d'avocats qui modernisent leurs processus de facturation a permis de dégager quelques bonnes pratiques :

• Planification précoce de l'intégration : Évaluer comment les flux de facturation existants s'alignent sur les exigences structurées de KSeF en matière de facturation électronique et identifier les lacunes dès le début.

• L'automatisation d'abord : La conformité manuelle n'est pas évolutive - la génération automatisée de factures et les connexions API sécurisées réduisent les risques et permettent d'économiser des heures facturables.

• Formation du personnel : La conformité n'est pas seulement technique ; les avocats et le personnel de soutien doivent comprendre les nouveaux flux de travail pour que l'expérience du client reste fluide.

Aspects techniques : Formats, API et options d'intégration

Le KSeF est conçu pour émettre, recevoir, valider et stocker des factures électroniques structurées au format FA(3) XML. En outre, le ministère polonais des finances a décidé d'utiliser la spécification d'interopérabilité commerciale (BIS) Billing 3.0 de Peppol pour la facturation électronique.

La norme BIS Billing garantit que les factures électroniques sont cohérentes, lisibles par machine et peuvent être facilement échangées entre différents systèmes. En outre, le gouvernement polonais a élaboré le guide de mise en œuvre Peppol Core Invoice Usage Specifications (CIUS) BIS Billing 3.0, adapté pour inclure les termes commerciaux nationaux et répondre aux exigences fiscales locales, en particulier pour les factures corrigées.

Pour l'intégration avec les systèmes existants, tels que les ERP, le ministère des finances publie une documentation sur les API. Un environnement de test dédié sera disponible le 30 septembre 2025, ce qui donnera aux entreprises le temps d'adapter leurs systèmes. L'API est fournie au format OpenAPI 3.0.4 (JSON), accompagnée d'une documentation interactive qui couvre les points de terminaison, les paramètres, les schémas, les codes de réponse et les exemples d'appels. Un guide de l'intégrateur a également été publié, décrivant les principales caractéristiques de KSeF 2.0 et fournissant des scénarios d'utilisation pratiques pour les développeurs.

Le KSeF étant un développeur de système national de facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA, les entreprises étrangères ou non-résidentes qui ne sont pas assujetties à la TVA en Pologne sont exemptées des règles de facturation électronique B2B[KŠ3].

Compte tenu de la portée et de l'importance de la mise en œuvre du système KSeF, le ministère des finances a décidé de reporter les sanctions pour non-conformité jusqu'à la fin de l'année 2026, ce qui donne aux entreprises un délai supplémentaire pour ajuster leurs systèmes afin de remplir correctement leurs obligations[KŠ4]. [ KŠ4]

Recommandations de Crespect aux entreprises

Pour les cabinets d'avocats qui se préparent au KSeF, Karolina recommande une approche structurée :

1. effectuer une analyse des lacunes - comparer les processus de facturation actuels aux exigences du KSeF afin d'identifier les lacunes éventuelles des systèmes existants.

2) Évaluer l'état de préparation technologique - Déterminer si les systèmes de gestion des pratiques juridiques ou de facturation existants peuvent gérer le XML structuré et l'échange d'API en direct. Si ce n'est pas le cas, il convient d'envisager des alternatives basées sur le cloud.

3) Engager les partenaires informatiques et de conformité dès le début - Attendre la dernière minute conduit souvent à des solutions de contournement coûteuses ou à des mises en œuvre précipitées.

4) Donner la priorité à la sécurité et à la fiabilité - Veiller à ce que tout partenaire d'intégration (interne ou externe) adhère à des normes de sécurité élevées, compte tenu de la sensibilité des données clients et financières.

5. éviter les pièges courants - Les erreurs les plus fréquentes sont la sous-estimation de la complexité de l'intégration, la négligence de la formation du personnel et le fait de supposer que des outils gouvernementaux temporaires suffisent pour une utilisation professionnelle.

"Si les entreprises considèrent le KSeF comme une simple case à cocher, elles passeront à côté d'une opportunité plus importante. Avec les bons systèmes, cela peut devenir un véritable catalyseur d'efficacité et de transparence", souligne Karolina Šilingienė.

En abordant la transition KSeF de manière proactive, les cabinets d'avocats peuvent transformer un mandat de conformité en une opportunité : des processus rationalisés, une plus grande transparence de la facturation et une base numérique plus solide pour la croissance future.

À propos de Crespect

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Crespect est un système de gestion de cabinet juridique alimenté par l'IA avec un CRM intégré, conçu pour gérer et développer les entreprises juridiques. Un outil qui rend les tâches quotidiennes faciles, rapides et intuitives pour tous les utilisateurs du cabinet d'avocats.

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