En août 2023, le président de la République de Pologne a signé la loi modifiant la taxe sur les biens et services, incluant la mise en place de l'usage obligatoire des factures électroniques. Conformément à ce plan, toutes les entreprises établies en Pologne, y compris les PME, doivent adopter le système KSeF.

Le calendrier prévu était que, à compter de juillet 2024, toutes les entreprises immatriculées à la TVA utiliseraient le système KSeF pour émettre et recevoir des factures électroniques. Les entreprises exonérées de TVA, quant à elles, seraient soumises à la même obligation à partir de janvier 2025.

Le déroulement de la mise en place de la réglementation

Le 27 novembre 2023, le ministère polonais des Finances (MoF) a annoncé l'ouverture de consultations sur deux actes d'application relatifs à l'application généralisée du KSeF à partir du 1er juillet 2024. À cette même occasion, le MoF a publié un projet de règlement sur l'utilisation du Système national de facturation électronique ainsi qu'un projet de règlement modifiant le règlement relatif à l'émission des factures. La première consultation était prévue le 18 décembre 2023.

La mise en œuvre du KSeF a été reportée début 2024 en raison de nombreuses erreurs critiques détectées dans le système. S'en sont suivies plusieurs consultations tenues du 16 février au 1er mars 2024, qui ont abouti à des modifications supplémentaires du système, annoncées le 3 avril 2024, ainsi qu'à de nouvelles consultations en avril sur le projet de solutions juridiques relatives au KSeF obligatoire.

Après avoir clôturé les consultations publiques et achevé un audit externe du KSeF, le MoF a annoncé que la mise en œuvre du système se ferait en deux phases.

Le cadre réglementaire actuel

Le 5 juin 2024, le président de la République de Pologne a signé des modifications de la loi sur la TVA, prolongeant ainsi officiellement le délai de mise en œuvre du KSeF obligatoire et confirmant qu'elle se déroulerait en deux phases :

  1. 1er février 2026 - les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 200 millions de PLN (environ 46 millions d'EUR) en 2025,
  2. 1er avril 2026 - toutes les autres entreprises.

Par ailleurs, le MoF a mis à disposition la version de production de l'application mobile KSeF, qui permet d'émettre des factures de base dans le KSeF et de les corriger sur smartphone, ainsi que de consulter les factures reçues et émises.

À la suite de cette annonce, le MoF et l'Administration nationale des recettes (KAS) ont tenu une nouvelle réunion de consultation sur le KSeF afin de présenter l'ensemble des résultats des consultations précédentes, de publier un calendrier et de discuter avec les participants des étapes de simplification et d'introduction de nouvelles fonctionnalités du système, telles que :

  • permettre l'envoi de pièces jointes aux factures pour les secteurs émettant des factures au périmètre de données complexe,
  • la modification de la structure logique des factures électroniques, notamment en ce qui concerne les règles d'indication de l'échéance de paiement,
  • l'harmonisation des environnements KSeF - mise en œuvre complète des fonctionnalités « métier » - émission de factures dans le KSeF selon le modèle cible, mais sans modifier les obligations des contribuables.

Conclusion

Tout au long de ce processus, de l'annonce du plan de mise en œuvre du système KSeF jusqu'au calendrier définitif, la Pologne a fait preuve d'une forte détermination à poursuivre ses projets et à associer le public et les acteurs qui ressentiront le plus ces changements.

Le calendrier actuel permet à toutes les entreprises d'adopter ces changements et leur accorde un délai supplémentaire pour se préparer à répondre aux exigences de facturation électronique obligatoire.