Vérifier la validité des numéros de TVA est l'une des principales recommandations lors des transactions avec de nouveaux clients commerciaux, sous-traitants ou partenaires. En développant le VAT Information Exchange System (VIES), l'UE a créé un outil pratique permettant de vérifier si un numéro de TVA émis par un pays de l'UE est valide, notamment pour le commerce transfrontalier de biens et de services au sein du marché unique.

Bien que le système ait été bien conçu, en raison de l'évolution des modèles commerciaux — notamment avec l'essor du commerce électronique, de l'économie numérique et de la croissance du commerce intra-UE — le système VIES a présenté de nombreuses limites, ce qui a conduit l'UE à décider de développer davantage le système dans le cadre du paquet "VAT in the Digital Age" (ViDA). Dans l'ensemble, VIES joue un rôle clé tant dans l'application fiscale que dans la diligence raisonnable commerciale.

Ce qu'est VIES et comment il fonctionne

VIES a été lancé en 1993, en même temps que le Marché unique de l'UE, lorsque les contrôles douaniers aux frontières intérieures ont été supprimés. À l'époque, la réforme a remplacé les contrôles douaniers physiques par un système de contrôle basé sur la TVA pour le commerce intra-UE, réduisant considérablement les charges administratives pour les entreprises en éliminant environ 60 millions de documents douaniers par an.

Dans le cadre du nouveau système établi, les biens fournis depuis un pays de l'UE ont été exonérés de TVA dans le pays de départ, à condition que l'acheteur soit un assujetti dans un autre pays de l'UE et qu'il comptabilise la TVA dans son propre pays. Comme l'exonération dépend du statut du client, les fournisseurs avaient besoin d'un outil ou d'un mécanisme permettant une confirmation rapide que leurs partenaires commerciaux sont des assujettis à la TVA dûment enregistrés et que leurs numéros d'identification de TVA sont valides.

Cela a conduit au lancement de VIES, un outil informatique de l'UE permettant de vérifier si les entités commerciales impliquées dans des transactions intra-UE sont correctement enregistrées à des fins de TVA. Plus précisément, VIES est une base de données en ligne qui inclut des informations clés telles que le numéro d'identification de TVA, le nom enregistré du commerçant et son adresse. Les autorités fiscales de toute l'UE utilisent également VIES comme point d'accès central pour vérifier ces informations et confirmer que les transactions sont effectuées correctement.

Il est à noter que le système ne stocke pas toutes les données de manière centralisée. Au lieu de cela, le système fonctionne en accédant et en compilant les informations provenant des bases de données nationales de TVA tenues par chaque pays de l'UE. En termes plus techniques, le système envoie une demande en temps réel via une connexion sécurisée à la base de données nationale de TVA concernée dans le pays de l'UE où le numéro de TVA a été émis.

Si le numéro existe dans la base de données, le système renvoie un statut "Valide". En revanche, lorsque le numéro n'est pas trouvé, un statut "Non valide" est affiché. Cela indique que le numéro de TVA fourni n'est pas enregistré ou ne peut pas être confirmé.

Principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent VIES

En général, les entreprises utilisent VIES pour assurer la conformité lors des échanges transfrontaliers au sein de l'UE. Toutefois, cette application large peut être réduite à quelques raisons spécifiques. L'une des situations clés dans lesquelles les entreprises utilisent VIES est lors de l'application du mécanisme de TVA à taux zéro aux livraisons intracommunautaires, ou plus simplement, aux livraisons B2B intra-UE.

Ces règles permettent à un fournisseur d'appliquer un taux de TVA zéro lorsque des biens ou services sont vendus à un client commercial dans un autre pays de l'UE, mais uniquement si ce client est dûment enregistré à des fins de TVA et dispose d'un numéro d'identification de TVA valide. Le rôle de VIES dans ce cas est de confirmer que ce numéro de TVA est valide au moment de la transaction. En plus de rassurer le fournisseur, la vérification sert également de preuve importante pour les autorités fiscales en cas de contrôle fiscal ou de vérification de conformité.

Compte tenu du fait que la vérification des numéros de TVA avant l'émission de factures est l'une des mesures les plus recommandées dans la prévention des fraudes, telles que la fraude Missing Trader Intra-Community (MTIC), VIES sert également d'outil pour les entreprises afin de réduire le risque d'être impliquées dans des chaînes frauduleuses et de se protéger d'une responsabilité potentielle lors des contrôles.

Une autre raison majeure pour laquelle les entreprises utilisent VIES est qu'il fait partie des procédures de conformité standard dans les systèmes de comptabilité et ERP. De nombreuses entreprises intègrent la validation de la TVA dans leurs procédures de facturation pour s'assurer que les données client sont correctes avant qu'une transaction ne soit finalisée. Ce faisant, ces entreprises réduisent les erreurs administratives.

Enfin, VIES est un outil précieux dans le processus de diligence raisonnable. Lors d'un contrôle fiscal, les entreprises peuvent utiliser les vérifications VIES comme preuve qu'elles ont agi de bonne foi lors de l'application de la TVA à taux zéro, et qu'elles ont pris des mesures raisonnables pour vérifier le statut TVA de leur client.

Limitations du système VIES

Bien que le système soit pratique, il n'est pas sans limites. Premièrement, le système n'est aussi précis que les bases de données nationales de TVA sur lesquelles il s'appuie. Par conséquent, si la base de données d'un certain pays de l'UE est obsolète ou indisponible en raison de maintenance, la réponse VIES peut être incomplète ou indisponible. Par exemple, une entreprise nouvellement enregistrée peut ne pas apparaître immédiatement dans le système, même si elle est légalement enregistrée. Ou bien, les entreprises qui ont été récemment radiation peuvent encore apparaître comme valides pendant une courte période.

De plus, VIES ne fournit pas d'informations détaillées sur les assujettis. Essentiellement, une validation réussie confirme uniquement qu'un numéro de TVA existe et est actif. Cependant, il ne fournit pas de détails commerciaux supplémentaires tels que la taille de l'entreprise, la situation financière ou l'historique des échanges, qui sont tous importants pour une diligence raisonnable globale.

Avenir du partage des données TVA dans l'UE

Au fur et à mesure que les règles et réglementations de TVA de l'UE évoluent en réponse à l'évolution du monde des affaires, VIES, tel que nous le connaissons aujourd'hui, sera également mis à jour dans le cadre de ViDA. La Commission européenne conçoit l'architecture globale d'un système VIES centralisé, tout en définissant les exigences de mise en œuvre et les données spécifiques que les administrations fiscales nationales devront lui soumettre.

En 2026, la Commission publiera deux Règlements d'exécution sur le VIES central afin de définir le format de message électronique commun et d'établir les droits et autorisations d'accès. Ainsi, la conception détaillée du VIES central devrait être finalisée en 2026, et le développement du système est prévu pour débuter en janvier 2027. Une fois cela accompli, une phase de test impliquant les pays de l'UE est prévue pour débuter en janvier 2029, et un nouveau portail VIES Central est programmé pour être lancé en juillet 2030, lorsque les pays de l'UE commenceront à soumettre des données au VIES central.

Source : European Data, European Commission, Your Europe, VATabout - VAT Fraud in Online Sales: Key Risks and Prevention Tips, VATabout - EU - How to Stay Off the Tax Authorities' Watchlist: Key Risk Indicators Explained, Implementation Strategy - ViDA, VATabout - EU ViDA 2026 Work Programme and VAT Changes