Unternehmen in der gesamten Europäischen Union (EU) sehen sich unterschiedlichen Meldevorschriften und -anforderungen gegenüber. Einige gelten nur lokal in einem oder wenigen EU-Mitgliedstaaten, während andere EU-weit umgesetzt werden. Die Zusammenfassende Meldung (ZM, engl. EC Sales List/ESL) und die Intrastat-Meldung sind zwei Meldungen, die auf EU-Ebene eingeführt wurden.

Die Einhaltung der Meldepflichten für ZM und Intrastat kann jedoch komplex sein, vor allem aufgrund der unterschiedlichen Regelungen in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten. In diesem Artikel erläutern wir die wesentlichen Merkmale jeder Meldung, was sie voneinander unterscheidet und wie die EU-Mitgliedstaaten sie ausgestalten.

Die EU-Zusammenfassende Meldung (ZM) verstehen

Zweck der ZM ist es, den Steuerbehörden zusätzliche Informationen zur Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Transaktionen zwischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen bereitzustellen und sicherzustellen, dass diese von allen Beteiligten ordnungsgemäß erhoben und erklärt wird. Damit verringert die ZM den Spielraum für Umsatzsteuerbetrug und gewährleistet die Richtigkeit der Umsatzsteuererklärungen.

ZM, auch zusammenfassende Meldungen genannt, sind Steuererklärungen, die jedes umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen abgeben muss, sofern es innergemeinschaftliche Lieferungen tätigt. In der Regel enthält die ZM nur Angaben zu Verkäufen in einen anderen EU-Mitgliedstaat. Einige EU-Länder wie Spanien oder Polen verlangen jedoch auch Angaben zu Einkäufen aus anderen EU-Ländern.

In der gesamten EU gelten unterschiedliche Regeln in Bezug auf die Abgabehäufigkeit und die Schwellenwerte der ZM.

Abgabehäufigkeit und Schwellenwerte der EU-ZM

Nach der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie sind ZM vierteljährlich abzugeben, wobei es jedem Mitgliedstaat freisteht, das Verfahren für die Abgabe festzulegen. Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie lässt jedoch auch monatliche ZM zu. Dies führt dazu, dass es in einigen EU-Ländern nur monatliche ZM gibt, in anderen vierteljährliche und in manchen sogar unterschiedliche Abgaberegeln je nach Wert der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen.

Spanien ist beispielsweise einer der EU-Mitgliedstaaten mit einer vierteljährlichen ZM-Pflicht. Eine monatliche ZM ist jedoch erforderlich, wenn die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an andere EU-Mitgliedstaaten in einem der vorangegangenen vier Quartale den Schwellenwert von EUR 50.000 überschreitet. Portugal ist ein weiteres Land mit denselben Regelungen.

Obwohl die deutschen Regelungen denen in Spanien und Portugal ähneln – das heißt, der Schwellenwert von EUR 50.000 für innergemeinschaftliche Lieferungen ist entscheidend dafür, ob Unternehmen monatliche oder vierteljährliche ZM abgeben müssen –, gibt es Regelungen, die Unternehmen die Abgabe jährlicher ZM erlauben. So dürfen Unternehmen eine jährliche ZM abgeben, wenn ihr steuerpflichtiger Umsatz höchstens EUR 200.000 beträgt und ihre grenzüberschreitenden Verkäufe unter EUR 15.000 liegen.

Im Gegensatz dazu verlangt Frankreich ausschließlich monatliche ZM. Schweden legt die Abgabehäufigkeit anhand der Art der Leistung fest. Liefert das Unternehmen nur Waren oder sowohl Waren als auch Dienstleistungen, muss es die ZM monatlich abgeben. Erbringt ein Unternehmen dagegen nur Dienstleistungen, sind vierteljährliche ZM vorgesehen.

Fristen für die Abgabe der EU-ZM

Neben unterschiedlichen Anforderungen an Abgabehäufigkeit und Schwellenwerte gibt es auch unterschiedliche Abgabefristen. In Spanien und Portugal ist sie beispielsweise bis zum 20. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats, in Deutschland bis zum 25. Tag nach dem Meldezeitraum für monatliche und vierteljährliche Meldungen. Jahresmeldungen müssen dagegen bis zum 10. Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats abgegeben werden.

Einige Länder wie Schweden haben je nach Abgabeform unterschiedliche Fristen für die Abgabe der ZM. Werden ZM in Papierform eingereicht, ist die Frist der 20. des Monats, bei elektronischer Abgabe hingegen der 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats.

In der ZM verlangte Angaben

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie enthält eine Liste der Angaben, die eine ZM enthalten muss. Diese umfasst Angaben zum die ZM abgebenden Unternehmen, Angaben zu seinen EU-Kunden und -Abnehmern, die Gesamtwerte aller gelieferten Waren und Dienstleistungen sowie die auf diese Leistungen angewandten Umsatzsteuersätze.

Das EU-Intrastat-System verstehen

Intrastat ist eine statistische Meldung, die Informationen über den Warenverkehr innerhalb des EU-Gebiets liefert. Ähnlich wie die ZM beziehen sich Intrastat-Meldungen auf innergemeinschaftliche Transaktionen. Sie enthalten jedoch detailliertere Angaben zu Menge und Warennummern (Zollcodes), Incoterm, Beförderungsart sowie den Regionen des Versands und der Ankunft.

Abgabehäufigkeit und Schwellenwerte des EU-Intrastat

Intrastat-Meldungen sind erst dann abzugeben, wenn die maßgeblichen Schwellenwerte überschritten werden. Diese Schwellenwerte variieren zwischen den EU-Mitgliedstaaten und umfassen Schwellenwerte für Eingänge in das Land und Versendungen aus dem Land. Zur weiteren Komplexität dieser Meldepflichten trägt bei, dass die Schwellenwerte für Eingänge und Versendungen in einigen Ländern unterschiedlich festgelegt sind.

Zu den Ländern mit gleichen Schwellenwerten für Eingänge und Versendungen zählen Finnland, wo beide Schwellenwerte EUR 800.000 betragen, und Rumänien mit RON 1 Million.

Einige EU-Mitgliedstaaten wie Spanien haben Regelungen, die je nach Wert der Eingänge und Versendungen die Abgabe einer regulären oder einer detaillierteren Intrastat-Meldung vorsehen. Liegt der Wert der Eingänge und Versendungen eines Unternehmens über EUR 6 Millionen, werden detailliertere Intrastat-Meldungen verlangt. Sobald der Schwellenwert von EUR 400.000 für Eingänge und Versendungen überschritten wird, ist eine Standard-Intrastat-Meldung abzugeben.

Deutschland ist ein Beispiel für ein Land mit unterschiedlichen Schwellenwerten für Eingänge und Versendungen. Der Schwellenwert für Eingänge beträgt EUR 800.000 und für Versendungen EUR 500.000.

Es gibt jedoch einen erleichternden Umstand für Unternehmen: In allen EU-Mitgliedstaaten werden Intrastat-Meldungen monatlich abgegeben.

Fristen für die Abgabe der Intrastat-Meldungen

Die Fristen für die Abgabe der Intrastat-Meldung unterscheiden sich von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat. In Polen und Finnland ist sie bis zum 10. Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats. In Spanien ist sie bis zum 12. Tag des auf den Meldemonat folgenden Monats. Die Tschechische Republik hat je nachdem, ob die Intrastat-Meldung in Papierform oder elektronisch abgegeben wird, unterschiedliche Fristen.

Kombinierte Intrastat-/ZM-Meldung in Italien

Bevor wir die wesentlichen Unterschiede zwischen ZM und Intrastat erläutern, ist wichtig zu erwähnen, dass es in Italien eine besondere Intrastat-Meldung gibt, die sowohl die ZM- als auch die Intrastat-Abgabe umfasst und als Declarations summary lists of intra-community transactions bezeichnet wird.

Diese Meldung enthält Angaben zu innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren und Dienstleistungen sowie zu Einkäufen von Waren und Dienstleistungen. Die Intrastat-/ZM-Meldung muss bis zum 25. Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats elektronisch beim Zoll eingereicht werden. Steuerpflichtige mit Zugang zu den telematischen Diensten Entratel oder Fisconline der Steuerbehörde (Revenue Agency) können Intrastat-Meldungen jedoch auch über diese Portale einreichen.

Hinsichtlich der Abgabehäufigkeit wird die kombinierte Intrastat-Meldung vierteljährlich abgegeben, es sei denn, der Wert der erbrachten oder bezogenen Leistungen übersteigt EUR 50.000. In diesem Fall sind monatliche Intrastat-/ZM-Meldungen verpflichtend.

Unterschiede zwischen EU-ZM und Intrastat

Die ZM wird den Steuerbehörden als Steuererklärung übermittelt, während die Intrastat-Meldung als statistische Meldung beim Zoll eingereicht wird. Intrastat enthält keine Angaben zu erbrachten Dienstleistungen, sondern nur zu Waren, während die ZM sowohl Lieferungen von Waren als auch Dienstleistungen erfasst. Die ZM bezieht sich hauptsächlich auf getätigte Verkäufe von Waren und Dienstleistungen – mit einigen Ausnahmen, in denen auch Einkäufe erfasst werden –, während sich Intrastat sowohl auf Eingänge als auch auf Versendungen bezieht.

Hinsichtlich der Abgabehäufigkeit können ZM monatlich, vierteljährlich oder jährlich erforderlich sein, während Intrastat-Meldungen ausschließlich monatlich abgegeben werden.

Im Gegensatz zur ZM, die ab der ersten innergemeinschaftlichen Lieferung unabhängig von deren Wert abzugeben ist, entsteht die Pflicht zur Abgabe einer Intrastat-Meldung erst mit Überschreiten der Schwellenwerte.

Fazit

Von unterschiedlichen Schwellenwerten bis hin zu Abgabefristen können diese Meldepflichten für all jene zum Problem werden, die keine Ressourcen investieren, um ihre Pflichten nach diesen Regeln zu verstehen.

Unternehmen, die an innergemeinschaftlichen Transaktionen beteiligt sind, müssen daher die Vorschriften und Regelungen zu ZM und Intrastat genau beachten und deren Einhaltung sicherstellen. Sie müssen sich zudem über die länderspezifischen Schwellenwerte, Fristen und Meldevorschriften auf dem Laufenden halten. Für die Nichteinhaltung der Fristen und Anforderungen sind Bußgelder und Sanktionen vorgesehen.

Quelle: EU VAT Directive, Swedish Tax Agency - EC Sales List, VATabout - Country Guide - VAT in Spain, VATabout - Country Guide - VAT in Portugal, VATabout - Country Guide - VAT in France, VATabout - Country Guide - VAT in Germany, Finland Customs - Intrastat