Situationen, in denen Kunden eine Rechnung nicht bezahlen und Leistende die Umsatzsteuer bereits abgeführt haben, obwohl das zugrunde liegende Entgelt nie vereinnahmt wurde, sind leider häufiger, als es Unternehmen lieb ist. Der Forderungsausfall kann daher erhebliche umsatzsteuerliche Folgen für Unternehmen haben, die Waren oder Dienstleistungen auf Kredit liefern. EU-weite Umsatzsteuervorschriften sehen einen Mechanismus vor, um die Bemessungsgrundlage unter bestimmten Umständen zu mindern, sodass Unternehmen die mit unbezahlten oder teilweise unbezahlten Umsätzen verbundene Umsatzsteuer zurückerhalten können.

Die zentrale Bestimmung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie ist Artikel 90, der eine Berichtigung der Umsatzsteuer verlangt, wenn das Entgelt für eine Leistung nachträglich gemindert wird oder ausfällt. Für uneinbringliche Forderungen im Besonderen verfügen die EU-Länder jedoch über einen Ermessensspielraum, um abweichende Regeln oder Bedingungen festzulegen – weshalb die umsatzsteuerliche Behandlung unbezahlter Rechnungen innerhalb der EU erheblich variieren kann.

Das Verständnis dieser Regeln und der unterschiedlichen Ansätze in den EU-Ländern ist für EU-weit tätige Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie finanzielle Belastungen erheblich erhöhen oder verringern können.

Was gilt umsatzsteuerlich als Forderungsausfall?

Allgemein gesprochen liegt ein umsatzsteuerlicher Forderungsausfall vor, wenn der tatsächlich von einem Leistenden vereinnahmte Betrag geringer ist als das Entgelt, auf dessen Grundlage die Umsatzsteuer ursprünglich berechnet wurde. Hauptursachen für die Diskrepanz sind die Insolvenz von Kunden, eine unbezahlt gebliebene Rechnung, die nur teilweise Vereinnahmung der Rechnung oder eine nachträgliche Vereinbarung der Parteien, die Forderung zu mindern oder zu stornieren.

Wichtig ist insbesondere die Unterscheidung zwischen einer echten Nichtzahlung und einem freiwilligen kaufmännischen Rabatt oder einer Preisminderung. Artikel 90 erfasst ausdrücklich Stornierung, Verweigerung, vollständige oder teilweise Nichtzahlung sowie nachträgliche Preisminderungen, doch jedes EU-Land bestimmt die Bedingungen und Verfahren, unter denen die Bemessungsgrundlage berichtigt werden kann.

Insgesamt soll die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie die Neutralität der Umsatzsteuer wahren. Das bedeutet, dass Unternehmen die wirtschaftliche Last der Umsatzsteuer auf ein Entgelt, das sie letztlich nicht erhalten, grundsätzlich nicht tragen sollen. Dennoch bedeutet dies nicht, dass eine unbezahlte Rechnung automatisch ein Recht auf Rückerstattung der Umsatzsteuer begründet.

Umsatzsteuerliche Behandlung in ausgewählten EU-Ländern

Wie bereits erläutert, ist zwar das grundlegende EU-Prinzip gemeinsam, die Umsetzung unterscheidet sich jedoch zwischen den EU-Ländern.

Deutschland: Umsatzsteuerregeln bei uneinbringlichen Entgelten

Nach deutschem Umsatzsteuerrecht wird die Bemessungsgrundlage gemindert, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist. Genauer gesagt: Führt der Steuerpflichtige eine steuerpflichtige Leistung aus, weist Umsatzsteuer aus, stellt aber später fest, dass das vereinbarte Entgelt nicht eingezogen werden kann, so darf er die ursprünglich für diesen Umsatz erklärte Umsatzsteuer berichtigen und mindern.

Die deutschen Regeln unterscheiden zwischen einer lediglich unbezahlten Forderung und einem uneinbringlich gewordenen Entgelt. Eine bloß überfällige Rechnung bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Leistende seine Umsatzsteuerschuld sofort mindern kann. Eine Forderung gilt als uneinbringlich, wenn nach objektiver Würdigung der Umstände überwiegend wahrscheinlich ist, dass der Kunde den geschuldeten Betrag nicht zahlen wird.

Das bedeutet, dass der Leistende nicht zwangsläufig abwarten muss, bis die Forderung förmlich ausgebucht ist oder der Kunde ein Insolvenzverfahren eröffnet. Die Beurteilung kann früher erfolgen, wenn ausreichende Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass eine Beitreibung unwahrscheinlich ist.

Frankreich: Umsatzsteuerregeln bei uneinbringlichen Forderungen

In Frankreich ist die Berichtigung möglich, wenn die Forderung endgültig uneinbringlich ist oder ein Gericht die Insolvenz des Kunden förmlich festgestellt hat. Zudem muss der Leistende nachweisen, dass die Forderung nicht beigetrieben werden kann, und die entsprechenden Berichtigungsrechnungen ausstellen, um die ursprünglich erklärte Umsatzsteuer anzupassen.

Bei Leistungen an Kunden, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, kann eine Forderung unter bestimmten Umständen als endgültig uneinbringlich gelten, etwa wenn der Kunde ohne Hinterlassung einer neuen Anschrift verschwunden ist, verstorben ist oder mit einem gestohlenen Scheck bezahlt hat.

Zypern: Mechanismus der Berichtigung bei uneinbringlichen Forderungen

Die Berichtigung ist möglich, wenn eine Person Waren oder Dienstleistungen geliefert, die Umsatzsteuer erklärt und abgeführt hat und das unbezahlte Entgelt anschließend ganz oder teilweise als uneinbringliche Forderung in ihren Buchhaltungsunterlagen ausbucht. Der Leistende muss zudem die erforderlichen Schritte zur Beitreibung der Forderung unternommen haben. Darüber hinaus müssen seit dem Datum des Umsatzes mindestens 12 Monate vergangen sein, bevor der Leistende zur Geltendmachung der Umsatzsteuererstattung berechtigt ist.

Um die Berichtigung zu erhalten, muss der Leistende einen Antrag beim Commissioner einreichen; der erstattungsfähige Betrag entspricht der Umsatzsteuer, die auf das tatsächlich uneinbringlich gewordene Entgelt entfällt.

Dänemark: Umsatzsteuerberichtigung bei uneinbringlichen Forderungen

In Dänemark kann der Leistende die umsatzsteuerfreie Bemessungsgrundlage grundsätzlich berichtigen, sobald der Verlust feststeht. Dies kann in Situationen wie der Insolvenz des Kunden, einem gerichtlichen oder außergerichtlichen Vergleich mit Gläubigern, einer erfolglosen Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher oder einem gerichtlich angeordneten Verkauf, der nicht zur Beitreibung der Forderung führt, der Fall sein. Entscheidend ist, dass der Verlust hinreichend feststeht und nicht lediglich überfällig ist.

Die dänischen Regeln haben zudem eine gewisse Flexibilität für kleine Forderungsausfälle eingeführt. Ein Leistender darf seine Umsatzsteuer berichtigen, wenn er im Verhältnis zur Höhe der Forderung ausreichende Schritte zu deren Beitreibung unternommen hat. Damit wird anerkannt, dass umfangreiche Beitreibungs- oder Gerichtsverfahren bei relativ geringen Beträgen wirtschaftlich möglicherweise nicht gerechtfertigt sind.

Italien: Mechanismus der Berichtigung bei uneinbringlichen Forderungen

Angenommen, ein Umsatz wurde in Rechnung gestellt und die Umsatzsteuer abgeführt, doch der Kunde wird später zahlungsunfähig und der geschuldete Betrag ist ganz oder teilweise voraussichtlich nicht beitreibbar. In diesem Fall kann der Leistende die Bemessungsgrundlage mindern und eine Gutschrift ausstellen, um die Umsatzsteuer zu berichtigen. Wichtig ist, dass der Leistende nicht abwarten muss, bis das Insolvenzverfahren endet und der endgültig beigetriebene Betrag feststeht.

Die Berichtigung kann daher bereits geltend gemacht werden, sobald das betreffende Insolvenz- oder ein ähnliches amtliches Verfahren eröffnet wird. Dies ermöglicht es dem Leistenden, die auf den unbezahlten Betrag entfallende Umsatzsteuer relativ früh zurükzuerhalten, statt möglicherweise mehrere Jahre bis zum Abschluss des Insolvenzverfahrens zu warten.

Spanien: Voraussetzungen der Berichtigung bei uneinbringlichen Forderungen

In Spanien ist die Berichtigung möglich, sobald die Forderung als rechtlich uneinbringlich gilt und die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die wichtigste zeitliche Voraussetzung ist, dass seit dem Entstehen der Umsatzsteuer ein Jahr vergehen muss, ohne dass der Leistende die Zahlung ganz oder teilweise erhalten hat. KMU haben jedoch eine flexiblere Option: Ein Unternehmen, dessen Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 6 Millionen EUR nicht überschritten hat, kann die Forderung bereits nach sechs Monaten als uneinbringlich behandeln.

Der Leistende muss die uneinbringliche Forderung zudem in seinen vorgeschriebenen Buchhaltungs- oder Steuerunterlagen erfassen. Darüber hinaus muss der Kunde grundsätzlich ein Unternehmer oder Gewerbetreibender sein. Ist der Kunde kein Unternehmer oder Gewerbetreibender, muss die umsatzsteuerfreie Bemessungsgrundlage des Umsatzes 50 EUR übersteigen.

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist, dass der Leistende förmliche Schritte zur Beitreibung der Forderung unternommen haben muss. Dazu zählen die Erhebung einer gerichtlichen Klage, eine notarielle Zahlungsaufforderung oder ein anderes Verfahren, das zuverlässig belegt, dass der Leistende die Zahlung vom Schuldner verlangt hat.

Wird ein Kunde für insolvent erklärt und bezieht sich die betreffende Forderung auf Umsätze, deren Umsatzsteuer vor der Insolvenzerklärung entstanden ist, können die normalen Berichtigungsregeln für uneinbringliche Forderungen anschließend nicht angewendet werden. Stattdessen kann die Bemessungsgrundlage nur nach den besonderen Bestimmungen gemindert werden, die für vom Insolvenzverfahren betroffene Forderungen gelten.

Häufige Compliance-Risiken für multinationale Unternehmen

Eines der wichtigsten Compliance-Risiken besteht in der Annahme, dass es EU-weit einen einheitlichen Ansatz für die Umsatzsteuer bei uneinbringlichen Forderungen gibt. Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, können mit unterschiedlichen Definitionen einer uneinbringlichen Forderung, Nachweisanforderungen, Fristen und Meldeverfahren konfrontiert sein.

Ein weiteres erhebliches Risiko ist die Vernachlässigung von Fristen. Ein Unternehmen mag eine Rechnung als wirtschaftlich uneinbringlich erkennen, muss aber möglicherweise dennoch eine vorgeschriebene Frist abwarten oder bestimmte Beitreibungsverfahren abschließen, bevor es die Umsatzsteuer berichtigen kann.

Ebenso wichtig ist die Dokumentation. Unternehmen sollten Rechnungen, Zahlungsnachweise, Korrespondenz mit Kunden, Beitreibungsnachweise, Insolvenzunterlagen und die die Berichtigung stützenden Berichtigungsrechnungen aufbewahren.

Abschließende Gedanken

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie legt ein gemeinsames Prinzip für die Berichtigung bei uneinbringlichen Forderungen fest, doch ihre praktische Anwendung bleibt EU-weit fragmentiert – mit unterschiedlichen Bedingungen, Nachweisanforderungen und Fristen. Multinationale Unternehmen sollten daher einen pauschalen Ansatz vermeiden: die lokalen Anforderungen in jeder Rechtsordnung verfolgen, eine sorgfältige Dokumentation führen und Fristen genau überwachen, da das Versäumen einer vorgeschriebenen Frist das Recht auf Berichtigung verwirken kann. Die Umsatzsteuerberichtigung bei uneinbringlichen Forderungen als laufende Compliance-Aufgabe statt als einmalige Übung zu behandeln, hilft Unternehmen, die Umsatzsteuer zurückzuerhalten, auf die sie Anspruch haben, und zugleich Streitigkeiten mit den Steuerbehörden zu vermeiden.