Während die verpflichtende E-Rechnung für den grenzüberschreitenden EU-Handel im Jahr 2030 eingeführt wird, ist die deutsche E-Rechnung bereits am 1. Januar 2025 in Kraft getreten. Für in Deutschland ansässige Unternehmen besteht Handlungsbedarf.

1. Was ist eine „E-Rechnung“?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format …

■     … muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Grundlage hierfür ist die CEN-Norm 16931. Dabei handelt es sich um ein Datenmodell, das die Kernelemente der Rechnung definiert. Neben den aus § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes bekannten Pflichtangaben legen mehr als 150 sogenannte Geschäftsbegriffe zahlreiche (potenzielle) weitere Rechnungselemente fest (z. B. Mandatsreferenz für Lastschriftverfahren, Skontobedingungen und Fälligkeit der Kaufpreiszahlung).

■     … oder kann bilateral zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass ein solches vereinbartes Format die richtige und vollständige Extraktion der nach § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, das der CEN-Norm 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Unter anderem erfüllen die „X-Rechnung“ (die sich für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland etabliert hat) und die „ZUGFeRD-Rechnung“ (Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) die Anforderungen der Norm. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums bleibt auch das EDI-Format (Electronic Data Interchange) mit entsprechenden Anpassungen weiterhin anwendbar.

2. Wann ist eine E-Rechnung verpflichtend?

Eine Rechnung ist als E-Rechnung auszustellen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

■     ein Umsatz zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen

■     bei einem Umsatz, der in Deutschland steuerbar ist (d. h. der umsatzsteuerliche Leistungsort liegt in Deutschland) und der nicht nach § 4 Nr. 8-29 des deutschen Umsatzsteuergesetzes befreit ist (Finanzwesen, Versicherung, Sozialwesen usw.).

„Herkömmliche“ Rechnungen (d. h. E-Mail, Word, PDF, …) können weiterhin verwendet werden, wenn:

■     der Leistende und/oder der Empfänger nicht in Deutschland ansässig ist (Hinweis: Viele Unternehmen sind in Deutschland umsatzsteuerlich registriert, ohne hier ansässig zu sein),

■     oder: der Empfänger ist kein Unternehmer (B2C).

■     oder: es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung (maximal 250 €)

■     oder: es handelt sich um einen Fahrausweis im Personenverkehr (Flugzeug, Bahn, Bus, …).

Es gibt keine Ausnahmen für Rechnungen, die keine Umsatzsteuer ausweisen, wie etwa

■     Reiseleistungen (nach Art. 306 der EG-Mehrwertsteuerrichtlinie / Differenzbesteuerung)

■     Umsätze, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen (Art. 194, 196 der EG-Mehrwertsteuerrichtlinie).

Es gibt auch keine Ausnahme für nullbesteuerte Umsätze (keine Umsatzsteuer bei bestehendem Vorsteuerabzugsrecht), wie etwa

■     innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen,

■     Ausfuhren,

■     Umsätze im Zusammenhang mit der gewerblichen Seeschifffahrt,

■     Leistungen im Bereich der Import- und Exportlogistik.

Zur Vereinfachung können Lieferungen von Kleinunternehmern, die von der Umsatzsteuer befreit sind (§ 19 des deutschen Umsatzsteuergesetzes), ebenfalls mit einer „herkömmlichen“ Rechnung oder Gutschrift abgerechnet werden.

3. Zeitplan

Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 „empfangsbereit“ für E-Rechnungen sein, d. h. E-Rechnungen ihrer Vertragspartner akzeptieren, sofern diese von E-Rechnungen Gebrauch machen. „Empfangsbereit“ bedeutet, dass ein Unternehmen eine E-Mail-Adresse bereitstellt, an die der Aussteller die E-Rechnung senden kann. Der Empfänger ist nicht verpflichtet, die E-Rechnungen automatisch in der Buchhaltung zu verarbeiten. Es besteht kein Recht, eingehende E-Rechnungen abzulehnen, und keine Pflicht des Ausstellers, sie auf Wunsch des Kunden durch eine herkömmliche Rechnung zu ersetzen. Für Zwecke des Vorsteuerabzugs muss der Empfänger E-Rechnungen ordnungsgemäß validieren und archivieren, sodass sie dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden können. Sofern die E-Rechnung nicht in einem Hybridformat (Kombination aus Datendatei und PDF) empfangen wird, muss die E-Rechnung zudem visualisiert werden, um den Inhalt lesen und verstehen zu können.

Hinsichtlich der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt eine allgemeine Übergangsfrist bis Ende 2026. Das bedeutet, dass für 2025 und 2026 die heutigen Regelungen angewendet werden können. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 800.000 € nicht übersteigt, verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027.

4. Handlungsbedarf im Jahr 2024

Für die Erstellung, Übermittlung, den Empfang, die Validierung und – gegebenenfalls – die Visualisierung und automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen sind geeignete Softwarelösungen erforderlich. Dies ist keine steuerliche, sondern eine technische Frage, die es zu lösen gilt.

Hinsichtlich der Ausstellung von Rechnungen (und Gutschriften) besteht kein unmittelbarer Handlungsbedarf, da die herkömmliche Rechnungsstellung noch mindestens zwei weitere Jahre (bis Ende 2026) angewendet werden kann. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Kunden E-Rechnungen verlangen.

Hinsichtlich des Empfangs von Rechnungen (und Gutschriften) besteht ab dem 1. Januar 2025 die Notwendigkeit, „empfangsbereit“ zu sein, für den Fall, dass der Vertragspartner beabsichtigt, herkömmliche Rechnungen durch E-Rechnungen zu ersetzen. Der Empfänger muss sicherstellen, dass die E-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert und lesbar gemacht werden können, damit sie in der Buchhaltung des Unternehmens korrekt behandelt werden.

5. Ausblick

Die E-Rechnung ist lediglich eine vorbereitende Maßnahme für ein später geplantes Echtzeit-Meldesystem. Das bedeutet, dass E-Rechnungen zeitnah (innerhalb weniger Tage) an eine Plattform übermittelt werden, sodass die Finanzbehörden prüfen können, ob erklärte Vorsteuerbeträge ordnungsgemäß erklärt und gezahlt wurden. Anders als auf EU-Ebene ist nicht bekannt, wann dies in Deutschland eingeführt wird.

Mit der Einführung der E-Rechnung und des geplanten Meldesystems steht Deutschland im Einklang mit den entsprechenden Plänen auf EU-Ebene. Dort werden E-Rechnungen jedoch für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen eingeführt. Die neuen Regelungen treten Mitte 2030 in Kraft.

Wortlaut der deutschen Gesetzgebung