VIES erklärt: Leitfaden zur Überprüfung von EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Die Überprüfung der Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern gehört zu den wichtigsten Empfehlungen im Umgang mit neuen Geschäftskunden, Auftragnehmern oder Partnern. Mit der Entwicklung des Systems zum Austausch von Mehrwertsteuerinformationen (VIES) schuf die EU ein praktisches Instrument zur Überprüfung der Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die von einem EU-Land vergeben wurden, insbesondere für den grenzüberschreitenden Handel mit Waren und Dienstleistungen innerhalb des Binnenmarktes.

Obwohl das System gut konzipiert war, wies das VIES-System aufgrund von Veränderungen in den Geschäftsmodellen, insbesondere durch den Aufstieg des E-Commerce, die digitale Wirtschaft und das Wachstum des innergemeinschaftlichen Handels, viele Einschränkungen auf, was zur Entscheidung der EU führte, das System im Rahmen des Pakets „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) weiterzuentwickeln. Insgesamt spielt VIES sowohl bei der Steuerdurchsetzung als auch bei der wirtschaftlichen Sorgfaltspflicht eine Schlüsselrolle.

Was VIES ist und wie es funktioniert

VIES wurde 1993 parallel zum EU-Binnenmarkt eingeführt, als die Zollkontrollen an den Binnengrenzen abgeschafft wurden. Damals ersetzte die Reform physische Zollkontrollen durch ein mehrwertsteuerbasiertes Kontrollsystem für den innergemeinschaftlichen Handel, wodurch der Verwaltungsaufwand für Unternehmen durch den Wegfall von rund 60 Millionen Zolldokumenten pro Jahr erheblich reduziert wurde.

Nach dem neu geschaffenen System wurden Waren, die aus einem EU-Land geliefert wurden, im Abgangsland von der Mehrwertsteuer befreit, sofern der Käufer ein Steuerpflichtiger in einem anderen EU-Land ist und die Mehrwertsteuer in seinem eigenen Land abführt. Da die Befreiung vom Status des Kunden abhängt, benötigten Lieferanten ein Instrument oder einen Mechanismus, mit dem sie schnell überprüfen können, ob ihre Geschäftspartner mehrwertsteuerpflichtige Steuerpflichtige sind und ob ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummern gültig sind.

Dies führte zur Einführung von VIES, einem IT-Tool der EU, mit dem überprüft werden kann, ob an innergemeinschaftlichen Transaktionen beteiligte Unternehmen ordnungsgemäß für die Mehrwertsteuer registriert sind. Genauer gesagt ist VIES eine Online-Datenbank, die wichtige Informationen wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den eingetragenen Namen des Händlers und dessen Adresse enthält. Steuerbehörden in der gesamten EU nutzen VIES zudem als zentralen Zugangspunkt, um diese Informationen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Transaktionen ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Bemerkenswert ist, dass das System nicht alle Daten zentral speichert. Stattdessen greift das System auf Informationen aus den nationalen Mehrwertsteuerdatenbanken der einzelnen EU-Länder zu und stellt diese zusammen. Technisch ausgedrückt sendet das System über eine sichere Verbindung eine Echtzeitanfrage an die zuständige nationale Mehrwertsteuerdatenbank des EU-Landes, in dem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausgestellt wurde.

Wenn die Nummer in der Datenbank vorhanden ist, gibt das System den Status „Gültig“ zurück. Wird die Nummer hingegen nicht gefunden, wird der Status „Ungültig“ angezeigt. Dies bedeutet, dass die angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht registriert ist oder nicht bestätigt werden kann.

Wichtige Gründe, warum Unternehmen VIES nutzen

Im Allgemeinen nutzen Unternehmen VIES, um die Einhaltung der Vorschriften beim grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU sicherzustellen. Diese breite Anwendung lässt sich jedoch auf einige wenige spezifische Gründe eingrenzen. Eine der wichtigsten Situationen, in denen Unternehmen VIES nutzen, ist die Anwendung eines Nullsatzmechanismus für innergemeinschaftliche Lieferungen, oder einfach ausgedrückt, für B2B-Lieferungen innerhalb der EU.

Diese Vorschriften erlauben es einem Lieferanten, einen Mehrwertsteuersatz von null anzuwenden, wenn Waren oder Dienstleistungen an einen Geschäftskunden in einem anderen EU-Land verkauft werden, jedoch nur, wenn dieser Kunde ordnungsgemäß für die Mehrwertsteuer registriert ist und über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt. Die Rolle von VIES besteht in diesem Fall darin, zu bestätigen, dass diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zum Zeitpunkt der Transaktion gültig ist. Neben der Absicherung des Lieferanten dient die Überprüfung auch als wichtiger Nachweis für die Steuerbehörden im Falle einer Steuerprüfung oder Compliance-Kontrolle.

Da die Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern vor der Rechnungsstellung eine der am meisten empfohlenen Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung ist, beispielsweise gegen den innergemeinschaftlichen „Missing-Trader“-Betrug (MTIC), dient VIES Unternehmen auch als Instrument, um das Risiko zu verringern, in betrügerische Ketten verwickelt zu werden, und sich vor potenzieller Haftung bei Prüfungen zu schützen.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Unternehmen VIES nutzen, ist die Einbindung in die Standard-Compliance-Verfahren in Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Viele Unternehmen integrieren die Umsatzsteuer-Validierung in ihre Rechnungsstellungsabläufe, um sicherzustellen, dass die Kundendaten korrekt sind, bevor eine Transaktion abgeschlossen wird. Auf diese Weise reduzieren diese Unternehmen administrative Fehler.

Schließlich ist VIES ein wertvolles Instrument im Due-Diligence-Prozess. Im Falle einer Steuerprüfung können Unternehmen VIES-Prüfungen als Nachweis dafür nutzen, dass sie bei der Anwendung des Nullsatzes in gutem Glauben gehandelt und angemessene Schritte unternommen haben, um den Mehrwertsteuerstatus ihrer Kunden zu überprüfen.

Einschränkungen des VIES-Systems

Das System ist zwar praktisch, aber nicht ohne Einschränkungen. Erstens ist das System nur so genau wie die nationalen Mehrwertsteuerdatenbanken, auf die es sich stützt. Wenn also die Datenbank eines bestimmten EU-Landes veraltet oder aufgrund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar ist, kann die VIES-Antwort unvollständig oder nicht verfügbar sein. Beispielsweise erscheint ein neu registriertes Unternehmen möglicherweise nicht sofort im System, obwohl es rechtmäßig registriert ist. Oder Unternehmen, die kürzlich abgemeldet wurden, erscheinen möglicherweise noch für kurze Zeit als gültig.

Darüber hinaus liefert VIES keine detaillierten Informationen zu Steuerpflichtigen. Im Wesentlichen bestätigt eine erfolgreiche Validierung lediglich, dass eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer existiert und aktiv ist. Es werden jedoch keine zusätzlichen Unternehmensdaten wie Unternehmensgröße, Finanzlage oder Handelshistorie bereitgestellt, die alle für eine umfassende Sorgfaltsprüfung wichtig sind.

Zukunft des Austauschs von Mehrwertsteuerdaten in der EU

Da sich die EU-Mehrwertsteuervorschriften und -regelungen als Reaktion auf die sich wandelnde Geschäftswelt weiterentwickeln, wird auch das VIES, wie wir es heute kennen, im Rahmen von ViDA aktualisiert. Die Europäische Kommission entwirft die Gesamtarchitektur eines zentralisierten VIES-Systems und definiert gleichzeitig die Umsetzungsanforderungen sowie die spezifischen Daten, die die nationalen Steuerverwaltungen an das System melden müssen.

Im Jahr 2026 wird die Kommission zwei Durchführungsverordnungen zum zentralen VIES veröffentlichen, um das gemeinsame elektronische Nachrichtenformat zu definieren und Zugriffsrechte sowie Berechtigungen festzulegen. Somit soll die detaillierte Konzeption des zentralen VIES im Jahr 2026 abgeschlossen sein, und der Beginn der Systementwicklung ist für Januar 2027 geplant. Nach dessen Abschluss soll im Januar 2029 eine Testphase unter Beteiligung der EU-Länder beginnen, und im Juli 2030 soll ein neues zentrales VIES-Portal in Betrieb genommen werden, ab dem die EU-Länder mit der Übermittlung von Daten an das zentrale VIES beginnen werden.

Quelle: European Data, Europäische Kommission, Ihr Europa, VATabout – Mehrwertsteuerbetrug im Online-Handel: Hauptrisiken und Tipps zur Vorbeugung, VATabout – EU – So vermeiden Sie, auf die Beobachtungsliste der Steuerbehörden zu geraten: Wichtige Risikoindikatoren erklärt, Implementierungsstrategie – ViDA, VATabout – EU ViDA-Arbeitsprogramm 2026 und Änderungen im Bereich der Mehrwertsteuer