Die Einführung der One-Stop-Shop-Verfahren hat die steuerliche Meldung für Verkäufer innerhalb und außerhalb der EU deutlich zugänglicher gemacht. Der wesentliche Vorteil ist die Möglichkeit, verschiedene Arten von Transaktionen in den Kategorien Fernverkauf und grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen zu melden – alle im B2C-Bereich.

Mit dem Wachstum des E-Commerce und dem Bedarf an schlanken Umsatzsteuerprozessen wurde der OSS am 1. Juli 2021 eingeführt, um ein breiteres Spektrum an Waren und Dienstleistungen abzudecken. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die OSS-Verfahren, insbesondere auf das Unions- und das Nicht-Unionsverfahren, aus der Perspektive der Anbieter außerhalb der EU.

Die OSS-Verfahren verstehen

Das OSS-System besteht aus drei vereinfachten Verfahren, die interessierte Parteien freiwillig nutzen können. Diese Verfahren sind:

  1. Unionsverfahren;
  2. Nicht-Unionsverfahren;
  3. Einfuhrverfahren, auch als IOSS bekannt.

Unionsverfahren

Das Unionsverfahren erlaubt es Steuerpflichtigen innerhalb und außerhalb der EU, die Umsatzsteuer auf Waren und Dienstleistungen, die an Verbraucher in allen EU-Mitgliedstaaten erbracht werden, über eine einzige elektronische Registrierung zu erklären und abzuführen.

Nicht-Unionsverfahren

Das Nicht-Unionsverfahren erlaubt es außerhalb der EU ansässigen Steuerpflichtigen, ihre grenzüberschreitenden B2C-Dienstleistungen nach der Registrierung über ein einziges vereinfachtes Verfahren zu melden.

Einfuhrverfahren (IOSS)

Der Import One Stop Shop (IOSS) ist speziell für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer auf Waren konzipiert, die mit einem Wert von höchstens EUR 150 in die EU eingeführt werden. Er ermöglicht es Lieferanten und Marktplätzen, solche Transaktionen abzuwickeln, indem sie die Umsatzsteuer am Verkaufsort von den Kunden erheben und über eine vereinfachte Erklärung anmelden.

Dieses Verfahren wird in einem gesonderten Leitfaden ausführlich behandelt.

Voraussetzungen für Anbieter außerhalb der EU

Wer darf das Unionsverfahren nutzen?

Anbieter außerhalb der EU ohne feste Niederlassung in der EU können das Unionsverfahren nutzen, um die Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren zu erklären und abzuführen. Erteilt ein EU-Mitgliedstaat einem Anbieter außerhalb der EU eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kann sich dieser dennoch für das Unionsverfahren registrieren. Nach der Registrierung ist das Unionsverfahren zu nutzen, um die Steuern auf alle relevanten Lieferungen zu melden.

Der auf die Lieferungen anwendbare Umsatzsteuersatz bestimmt sich nach der Bestimmungslandregel.

Betreiber digitaler Plattformen außerhalb der EU, die steuerlich als fiktiver Lieferant (Deemed Supplier) behandelt werden, können sich für das Unionsverfahren registrieren, um die EU-Umsatzsteuer zu erklären und abzuführen auf:

  • innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und
  • bestimmte inländische Lieferungen von Waren, sofern die Lieferung über die elektronische Schnittstelle vermittelt wird und sich die Waren sowie der Kunde im selben Mitgliedstaat befinden.

Wer kann das Nicht-Unionsverfahren nutzen?

Grundsätzlich kann das Nicht-Unionsverfahren nur von einem Steuerpflichtigen genutzt werden, der sein Unternehmen nicht in der EU betreibt und dort keine feste Niederlassung hat und der Dienstleistungen an Nichtsteuerpflichtige (B2C) erbringt. Diese Anbieter außerhalb der EU können sich in jedem beliebigen Mitgliedstaat für das Nicht-Unionsverfahren registrieren. Sie sollten die Steuerpflichtregeln zum Ort der Leistung nach dem Bestimmungslandprinzip beachten.

Registrierung

Der Registrierungsprozess für diese beiden OSS-Verfahren besteht für Anbieter außerhalb der EU aus mehreren verpflichtenden Schritten:

  1. Prüfung der Voraussetzungen
  2. Wahl eines Mitgliedstaats der Identifizierung (MSI)
  3. Zugriff auf das Portal der Steuerbehörde des MSI
  4. Ausfüllen des Registrierungsformulars mit den erforderlichen Angaben
  5. Einreichen des Registrierungsformulars
  6. Erhalt der Bestätigung.

Umsatzsteuererklärungen im OSS

Nach der Registrierung für ein Unions- oder Nicht-Unionsverfahren müssen Anbieter außerhalb der EU bis zum Ende des Monats, der auf das Ende des Meldezeitraums folgt, elektronisch eine vierteljährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.

Unabhängig davon, ob in diesem Quartal Lieferungen erbracht wurden, muss eine Umsatzsteuererklärung abgegeben werden. Wurden in einem Kalenderquartal keine Lieferungen erbracht, ist eine Nullmeldung einzureichen.

Die fällige Umsatzsteuer wird an die Steuerbehörde des MSI gezahlt. Anbieter außerhalb der EU sollten sicherstellen, dass die Zahlungen mit dem Abgabetermin zusammenfallen. Der MSI kann bei ausbleibender oder verspäteter Zahlung Zinsen und Sanktionen verhängen. Als letzte Sanktion können Unternehmen vom registrierten Verfahren ausgeschlossen werden.

Umgekehrt können Überzahlungen erstattet werden, doch Verfahren und Fristen können von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat variieren.

Aufbewahrungsregeln und Prüfung

Im Rahmen des OSS-Systems sollten Verkäufer besonders darauf achten, die vorgeschriebenen Unterlagen aufzubewahren, die für die Buchführungs- und Meldeanforderungen relevant sind. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen beträgt zehn Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Transaktion stattgefunden hat.

Auf Verlangen der jeweiligen Steuerbehörde müssen diese Aufzeichnungen in einem lesbaren elektronischen Format verfügbar sein. Um die von den Unternehmen aufbewahrten Aufzeichnungen zu erhalten, sollte der interessierte Mitgliedstaat zunächst einen förmlichen Antrag beim Mitgliedstaat der Identifizierung stellen. Der MSI informiert den Anbieter über den Antrag und stellt detaillierte Anweisungen zur Einreichung der erforderlichen Unterlagen bereit.

Diese Anweisungen umfassen das Format, die Übermittlungsmethode und die Einreichungsfristen. Der Anbieter sollte die angeforderten Aufzeichnungen anschließend zusammenstellen und elektronisch an den MSI übermitteln, der sie an den MSC weiterleitet.

Stellen die Anbieter diese Aufzeichnungen nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt einer Erinnerung des MSI bereit, wird dies als beharrlicher Verstoß gegen die Regeln des Verfahrens gewertet und führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Fazit

Die OSS-Verfahren vereinfachen die Umsatzsteuer-Compliance für Anbieter außerhalb der EU, die im grenzüberschreitenden E-Commerce innerhalb der EU tätig sind, erheblich. Beide Verfahren verschlanken die Prozesse der umsatzsteuerlichen Registrierung, Meldung und Zahlung und erfordern vierteljährliche Umsatzsteuererklärungen sowie eine detaillierte Aufzeichnung.

Dieses effiziente System hilft Anbietern außerhalb der EU, die EU-Umsatzsteueranforderungen effizienter zu bewältigen, verbessert ihren Zugang zum EU-Markt und stellt die Einhaltung der Steuervorschriften sicher.

Quelle: EU VAT Directive, European Commission