Die Einführung der One-Stop-Shop-Verfahren hat die steuerliche Meldung für Verkäufer aus der EU und aus Drittländern deutlich zugänglicher gemacht. Der wesentliche Vorteil besteht in der Möglichkeit, verschiedene Arten von Umsätzen innerhalb der Kategorien Fernverkäufe und grenzüberschreitende Dienstleistungen zu melden – alles im Rahmen von B2C.

Mit dem Wachstum des E-Commerce und dem Bedarf an schlankeren Umsatzsteuerprozessen wurde der OSS am 1. Juli 2021 eingeführt, um ein breiteres Spektrum an Waren und Dienstleistungen abzudecken. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die OSS-Verfahren, insbesondere auf das Union- und das Nicht-Union-Verfahren, aus der Perspektive von Lieferanten aus Drittländern.

Die OSS-Verfahren verstehen

Das OSS-System besteht aus drei vereinfachten Verfahren, die von interessierten Parteien freiwillig genutzt werden können. Diese Verfahren sind:

  1. Union-Verfahren;
  2. Nicht-Union-Verfahren;
  3. Import-Verfahren, auch bekannt als IOSS.

Union-Verfahren

Das Union-Verfahren ermöglicht es steuerpflichtigen Personen aus der EU und aus Drittländern, die Umsatzsteuer auf Waren und Dienstleistungen, die an Verbraucher in allen EU-Mitgliedstaaten geliefert werden, über eine einzige elektronische Registrierung zu erklären und zu entrichten.

Nicht-Union-Verfahren

Das Nicht-Union-Verfahren erlaubt es außerhalb der EU ansässigen steuerpflichtigen Personen, ihre grenzüberschreitenden B2C-Dienstleistungen nach der Registrierung über ein einziges vereinfachtes Verfahren zu melden.

Import-Verfahren (IOSS)

Der Import One Stop Shop (IOSS) ist speziell für die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer auf in die EU eingeführte Waren mit einem Wert von höchstens 150 EUR konzipiert. Er ermöglicht es Lieferanten und Marktplätzen, solche Umsätze zu erleichtern, indem sie die Umsatzsteuer beim Verkauf vom Kunden erheben und über eine vereinfachte Erklärung anmelden.

Dieses Verfahren wird in einem gesonderten Leitfaden ausführlich behandelt.

Voraussetzungen für Lieferanten aus Drittländern

Wer darf das Union-Verfahren nutzen?

Lieferanten aus Drittländern ohne feste Niederlassung in der EU können das Union-Verfahren nutzen, um die Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren zu erklären und zu entrichten. Erteilt ein EU-Mitgliedstaat Lieferanten aus Drittländern eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, können sie sich dennoch für das Union-Verfahren registrieren. Nach der Registrierung ist das Union-Verfahren zur Meldung der Steuern auf alle relevanten Lieferungen zu verwenden.

Der auf Lieferungen anwendbare Umsatzsteuersatz bestimmt sich nach dem Bestimmungslandprinzip.

Betreiber digitaler Plattformen aus Drittländern, die aus steuerlicher Sicht als fiktiver Lieferer behandelt werden, können sich für das Union-Verfahren registrieren, um die EU-Umsatzsteuer zu erklären und zu entrichten auf:

  • innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und
  • bestimmte inländische Lieferungen von Waren, bei denen die Lieferung über die elektronische Schnittstelle erleichtert wird und sich die Waren und der Kunde im selben Mitgliedstaat befinden.

Wer darf das Nicht-Union-Verfahren nutzen?

Grundsätzlich darf das Nicht-Union-Verfahren nur von einer steuerpflichtigen Person genutzt werden, die ihr Unternehmen nicht in der EU errichtet hat und dort keine feste Niederlassung besitzt und Dienstleistungen an nicht steuerpflichtige Personen (B2C) erbringt. Diese Lieferanten aus Drittländern können sich in jedem Mitgliedstaat für das Nicht-Union-Verfahren registrieren. Sie sollten die Besteuerungsregeln zum Ort der Leistung nach dem Bestimmungslandprinzip beachten.

Registrierung

Der Registrierungsprozess für diese beiden OSS-Verfahren umfasst für Lieferanten aus Drittländern mehrere verpflichtende Schritte:

  1. Prüfung der Voraussetzungen
  2. Auswahl eines Mitgliedstaats der Identifizierung (MSI)
  3. Zugriff auf das Portal der Steuerbehörde des MSI
  4. Ausfüllen des Registrierungsformulars mit den erforderlichen Angaben
  5. Einreichung des Registrierungsformulars
  6. Erhalt der Bestätigung.

Umsatzsteuererklärungen im OSS

Nach der Registrierung für ein Union- oder Nicht-Union-Verfahren sollten Lieferanten aus Drittländern bis zum Ende des Monats, der auf das Ende des Meldezeitraums folgt, elektronisch eine vierteljährliche Umsatzsteuererklärung einreichen.

Unabhängig davon, ob in diesem Quartal Lieferungen getätigt wurden, ist eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Wurden während eines Kalenderquartals keine Lieferungen getätigt, ist eine Nullmeldung einzureichen.

Die geschuldete Umsatzsteuer wird an die Steuerbehörde des MSI entrichtet. Lieferanten aus Drittländern sollten sicherstellen, dass die Zahlungen mit dem Einreichungsdatum zusammenfallen. Bei Nichtzahlung oder verspäteter Zahlung kann der MSI Zinsen und Strafen erheben. Als letzte Sanktion können Unternehmen von dem registrierten Verfahren ausgeschlossen werden.

Umgekehrt können Überzahlungen erstattet werden, wobei Verfahren und Zeitrahmen von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat variieren können.

Aufbewahrungspflichten und Prüfung

Im Rahmen des OSS-Systems sollten Verkäufer besonders auf die Aufbewahrung der vorgeschriebenen Unterlagen achten, die für die Buchhaltungs- und Meldepflichten relevant sind. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen beträgt zehn Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Umsatz stattgefunden hat.

Auf Verlangen der jeweiligen Steuerbehörde sollten diese Aufzeichnungen in einem lesbaren elektronischen Format zur Verfügung stehen. Um die von Unternehmen aufbewahrten Aufzeichnungen zu erhalten, sollte der interessierte Mitgliedstaat zunächst einen formellen Antrag beim Mitgliedstaat der Identifizierung stellen. Der MSI informiert den Verkäufer über den Antrag und erteilt ausführliche Anweisungen zur Übermittlung der erforderlichen Unterlagen.

Diese Anweisungen umfassen das Format, die Übermittlungsmethode und die Einreichungsfristen. Der Lieferant sollte die angeforderten Aufzeichnungen dann elektronisch zusammenstellen und an den MSI übermitteln, der sie an den MSC weiterleitet.

Stellen die Lieferanten diese Aufzeichnungen nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt einer Erinnerung des MSI zur Verfügung, wird dies als beharrlicher Verstoß gegen die Regeln des Verfahrens gewertet und führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Fazit

Die OSS-Verfahren vereinfachen die Umsatzsteuer-Compliance für Lieferanten aus Drittländern, die grenzüberschreitenden E-Commerce innerhalb der EU betreiben, erheblich. Beide Verfahren straffen die Prozesse für Umsatzsteuerregistrierung, -meldung und -zahlung und erfordern vierteljährliche Umsatzsteuererklärungen sowie eine detaillierte Aufzeichnung.

Dieses effiziente System hilft Lieferanten aus Drittländern, die EU-Umsatzsteueranforderungen effizienter zu bewältigen, verbessert ihren Zugang zum EU-Markt und stellt die Einhaltung der Steuervorschriften sicher.

 

Quelle: EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, Europäische Kommission