Die hohe Kaufkraft der Schweiz macht das Land für digitale Anbieter weltweit attraktiv. Schweizer Konsumenten gehören zu den bestbezahlten der Welt: Beim Medianeinkommen liegt das Land unter den global besten vier, mit einem monatlichen Bruttomedianlohn von CHF 7.024 (rund USD 8.500) bei Vollzeitbeschäftigten.

Damit ausländische Anbieter ihren Steueranteil leisten, erhebt die Schweiz MWST auf digitale Dienstleistungen an Schweizer Kunden. Daraus können Registrierungs- und Compliance-Pflichten entstehen, selbst wenn der Anbieter keine physische Präsenz im Land hat. Besonders relevant ist dies für internationale SaaS-Anbieter, Online-Content-Anbieter, Softwareunternehmen, Streaming-Plattformen und andere digitale Unternehmen, die direkt an Schweizer Kunden verkaufen.

Schweizer MWST-Regeln für digitale Dienstleistungen

Die Schweizer MWST folgt bei Dienstleistungen grundsätzlich dem Bestimmungslandprinzip. Das bedeutet, dass der Ort der Leistung in der Regel dort liegt, wo der Leistungsempfänger ansässig ist. Das Schweizer MWST-Recht benennt ausdrücklich ein breites Spektrum digitaler Dienstleistungen. Dazu zählen digital bereitgestellte Inhalte, Software, Informationen und Online-Dienste, darunter Website-Hosting, Software-Updates, digitale Medien, Datenbanken sowie Online-Spiele und Online-Glücksspiele.

Ein ausländisches Unternehmen, das Software-Abonnements, Cloud-Dienste oder digitale Inhalte an Kunden in der Schweiz verkauft, kann daher MWST-pflichtig in der Schweiz sein, obwohl es selbst über keine Niederlassung in der Schweiz verfügt.

Die Unterscheidung zwischen B2B- und B2C-Umsätzen ist dabei besonders wichtig. Ein ausländisches Unternehmen, das ausschließlich B2B-Leistungen erbringt, kann in der Regel von der Schweizer MWST-Registrierung befreit sein. Für B2C-Leistungen mit digitalen Dienstleistungen gilt diese Befreiung jedoch nicht.

Schweizer MWST-Registrierung für ausländische Anbieter

Nach den seit dem 1. Januar 2018 geltenden Schweizer MWST-Regeln kann ein Unternehmen aufgrund seines weltweiten Umsatzes MWST-pflichtig werden, sofern dieser Umsatz aus steuerbaren oder von der Steuer befreiten Leistungen stammt und mindestens CHF 100.000 pro Jahr erreicht. Diese Regel gilt auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der Schweiz, wenn sie in der Schweiz steuerbare Leistungen erbringen. Somit können auch ausländische digitale Dienstleister in das Schweizer MWST-System fallen, sobald sie in der Schweiz steuerbare Tätigkeiten ausüben.

Hat ein ausländischer digitaler Dienstleister beispielsweise einen weltweiten Umsatz von 450.000 (in USD, EUR oder CHF), von dem 20.000 an private Schweizer Konsumenten fakturiert werden, muss sich der Anbieter in der Schweiz für die MWST registrieren. In jedem Fall liegt der weltweite Umsatz deutlich über dem Schwellenwert von CHF 100.000.

Unternehmen, die in der Schweiz MWST-pflichtig werden, müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) registrieren. Die Registrierung erfolgt online.

Für ausländische Unternehmen gilt eine wichtige zusätzliche Anforderung: Sie müssen einen in der Schweiz ansässigen Steuervertreter bestellen, der ihre verfahrensrechtlichen MWST-Pflichten wahrnimmt. Der Steuervertreter muss eine natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Geschäftssitz in der Schweiz sein. Er muss kein professioneller Steuerberater, Treuhänder oder Anwalt sein; auch eine in der Schweiz ansässige Privatperson kann die Vertretung übernehmen.

Wichtige MWST-Pflichten für digitale Dienstleister

Nach der Registrierung muss ein ausländischer digitaler Dienstleister auf steuerbare Leistungen in der Schweiz die Schweizer MWST berechnen und die betreffenden Umsätze der ESTV melden.

Anwendbare MWST-Sätze

Die meisten gängigen digitalen Dienstleistungen – darunter SaaS, Hosting und elektronisch erbrachte Software – unterliegen grundsätzlich dem MWST-Normalsatz von 8,1 %. Elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne Werbeinhalt unterliegen dagegen dem reduzierten MWST-Satz von 2,6 %.

Einreichung der MWST-Abrechnung

Die Schweizer MWST-Abrechnung ist in der Regel vierteljährlich zu erstellen und über das Online-Portal der ESTV einzureichen. Für die Schweizer MWST registrierte ausländische Unternehmen haben eine vereinfachte Abrechnungsoption: Statt ihren weltweiten Umsatz in Ziffer 200 der MWST-Abrechnung anzugeben, können sie in der Regel nur den in der Schweiz erzielten Umsatz melden.

Nutzt ein ausländisches Unternehmen die vereinfachte Abrechnungsmethode und lautet sein Schweizer Umsatz auf eine Fremdwährung, muss es den Umsatz in Schweizer Franken (CHF) umrechnen. Dabei kann es in der Regel zwischen dem von der ESTV veröffentlichten monatlichen Durchschnittskurs und dem jeweils geltenden Tageskurs wählen.

Aufbewahrungspflichten

Eine weitere wichtige Anforderung ist die Aufbewahrung von Unterlagen. Für Zwecke der Schweizer MWST müssen Unternehmen angemessene Bücher und Aufzeichnungen führen, darunter MWST-Abrechnungen, Verträge, allgemeine Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und Belege zu einzelnen Buchungen. Diese Unterlagen müssen den Schweizer Buchführungs- und Archivierungsvorschriften entsprechen und bei Bedarf vollständig, zugänglich und unverzüglich lesbar sein.

Die Unterlagen sollten grundsätzlich in der Schweiz aufbewahrt werden, dürfen aber im Ausland gelagert werden, sofern das Unternehmen die Schweizer Anforderungen weiterhin vollständig erfüllt. Die übliche Aufbewahrungsfrist für MWST-Unterlagen beträgt 16 Jahre. Darin enthalten sind eine absolute Verjährungsfrist von 10 Jahren sowie zusätzliche sechs Jahre, die speziell für MWST-Zwecke relevant sind. Bei laufenden Verfahren kann sich die Aufbewahrungsfrist um weitere fünf Jahre verlängern.

Bussen bei MWST-Verstößen in der Schweiz

Das Schweizer MWST-Recht sieht je nach Art und Schwere des Verstoßes unterschiedliche Sanktionen vor. Bei verspäteter MWST-Registrierung hängt die Busse von den Umständen ab, darf aber in der Regel CHF 10.000 nicht übersteigen. Bei verspäteter MWST-Zahlung kann ab 2026 ein Verzugszins von 4,0 % pro Jahr anfallen.

Für einzelne Verstöße, die kein Muster vorsätzlicher Nichteinhaltung erkennen lassen, kann eine Busse von bis zu CHF 10.000 pro Verstoß verhängt werden. Wird auf wahrheitsgemäß gemeldete Sachverhalte eine falsche steuerliche Behandlung angewendet, droht bei Vorsatz eine Busse von bis zu CHF 200.000, bei Fahrlässigkeit von bis zu CHF 20.000.

Auch bestimmte Personen innerhalb eines Unternehmens können persönlich haftbar gemacht werden. Nach Schweizer MWST-Recht können Personen wie Verwaltungsratsmitglieder, CFOs oder Finanzleiter für Bussen von über CHF 100.000 persönlich haften. Die ESTV kann zudem Sicherheiten von Mitgliedern des Führungsorgans eines Unternehmens verlangen. Dies gilt, wenn sie zuvor an der Geschäftsführung von mindestens zwei weiteren juristischen Personen beteiligt waren, die innerhalb kurzer Zeit in Konkurs gingen.

So bleiben ausländische digitale Anbieter rechtskonform

Ausländische digitale Dienstleister, die in den Schweizer Markt eintreten, sollten zunächst ihre Leistungen erfassen und bestimmen, welche davon als digitale Dienstleistungen gelten. Im nächsten Schritt gilt es, den Standort und den MWST-Status der Kunden zu ermitteln und zu prüfen, ob der Schwellenwert von CHF 100.000 weltweitem Umsatz erreicht wird oder voraussichtlich erreicht wird.

Registrierungspflichtige Unternehmen sollten einen Schweizer Steuervertreter bestellen und die Registrierung bei der ESTV fristgerecht abschließen. Anschließend sollten ihre Fakturierungs- und Buchhaltungssysteme so eingerichtet werden, dass sie die korrekte Schweizer MWST-Behandlung anwenden und ausreichende Informationen vorhalten, um die Behandlung jeder Transaktion zu belegen.

Digitale Anbieter sollten ihren Schweizer Umsatz zudem laufend überwachen, statt den Schwellenwert nur zum Jahresende zu prüfen. Änderungen im Kundenstamm, die Ausweitung vom B2B- ins B2C-Geschäft oder die Einführung neuer digitaler Produkte können die Schweizer MWST-Position des Unternehmens jeweils verändern.

Für internationale SaaS- und Digitalunternehmen ist die Schweizer MWST-Compliance daher am besten als fortlaufender Prozess zu verstehen und nicht als einmalige Registrierung. Indem sie steuerbare digitale Dienstleistungen korrekt bestimmen, Kundenstatus und Umsatz überwachen, angemessene Unterlagen führen und ihre Melde- und Abrechnungspflichten erfüllen, können ausländische Anbieter das Risiko unerwarteter MWST-Nachforderungen und Bussen verringern.