Es gibt unterschiedliche Gründe dafür, warum, wann und wie ein Wirtschaftsbeteiligter das vorgeschriebene Verfahren durchlaufen sollte oder kann, um ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen zu werden. Vereinfacht gesagt lässt sich am allgemeinsten zwischen zwei Kategorien von Faktoren unterscheiden. Diese Voraussetzungen sind im jeweiligen nationalen Recht festgelegt.

Nach dieser Logik lassen sich die Voraussetzungen, die eine Umsatzsteuer-Registrierung auslösen, einfach ausgedrückt in verpflichtende (wenn der Auslöser der Registrierung z. B. das Erreichen eines bestimmten Schwellenwerts ist) und freiwillige Gründe einteilen (wenn sich der Wirtschaftsbeteiligte freiwillig für die Umsatzsteuer registrieren möchte).

Verfahren und Anforderungen der Umsatzsteuer-Registrierung unterscheiden sich von Jurisdiktion zu Jurisdiktion und können Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen stellen.

 

Umsatzsteuer-Registrierung

Die Umsatzsteuer-Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn der Antragsteller eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält, auch bekannt als USt-Identifikationsnummer, USt-IdNr. oder Steuernummer für Umsatzsteuerzwecke. Unternehmen müssen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, sobald ihr Umsatz einen bestimmten Schwellenwert erreicht.

Sobald der Steuerpflichtige die USt-IdNr. erhalten hat, ist sie in allen gesetzlich vorgesehenen Fällen ordnungsgemäß zu verwenden.

 

Wer muss sich für die Umsatzsteuer registrieren?

Unternehmen können sich freiwillig für die Umsatzsteuer registrieren, wenn der Steuerpflichtige den Vorsteuerabzug geltend machen möchte. Dazu muss die interessierte Partei zuvor umsatzsteuerlich registriert gewesen sein.

Neben den Fällen der freiwilligen Registrierung gibt es zahlreiche weitere Situationen, in denen Wirtschaftsbeteiligte das Verfahren der Umsatzsteuer-Registrierung durchlaufen müssen. Dies geschieht aus verschiedenen, im lokalen Steuerrecht definierten Gründen. In der Regel ist der Hauptauslöser für die verpflichtende Registrierung das Erreichen des festgelegten Schwellenwerts.

Die Messzeiträume für diese Schwellenwerte können unterschiedlich sein. In den meisten Fällen umfassen sie den Zeitraum von:

  • Zwölf Monaten
  • Kalenderjahr
  • Wirtschafts- oder Geschäftsjahr und
  • Sonstige

Wie hoch sind die Schwellenwerte für die Umsatzsteuer-Registrierung?

Betrachten wir zur Veranschaulichung die Schwellenwerte und Auslöser für die Umsatzsteuer-Registrierung in den folgenden beiden Ländern.

Die festgelegten Schwellenwerte, die eine verpflichtende Umsatzsteuer-Registrierung auslösen, sind von Land zu Land unterschiedlich. Im Vereinigten Königreich (beispielhaft) müssen sich Unternehmen für die Umsatzsteuer registrieren, wenn der Umsatz der letzten 12 Monate über GBP 90.000 lag oder wenn der erwartete Umsatz den genannten Schwellenwert in den nächsten 30 Tagen überschreiten wird.

In Deutschland erlaubt die Abgabenordnung inländischen Unternehmen, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen und sich nicht umsatzsteuerlich registrieren zu lassen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Die wesentlichen Voraussetzungen sind, dass der Umsatz des Kleinunternehmers im Vorjahr unter EUR 22.000 lag und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr unter EUR 50.000 liegt.

Wie registriert man sich für die Umsatzsteuer?

Das Verfahren der Umsatzsteuer-Registrierung umfasst mehrere wesentliche Schritte (einige davon werden nachfolgend erläutert):

  1. Bestimmen Sie, wann und wo Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren müssen. Wie oben erwähnt, sollten Unternehmen den Umsatzschwellenwert für jedes Land kennen, in dem sie tätig sind, um zu wissen, wann sie sich dort registrieren müssen.
  2. Erforderliche Unterlagen vorbereiten – wie beim Schwellenwert können auch die für einen Antrag auf Umsatzsteuer-Registrierung benötigten Unterlagen von Land zu Land variieren. Üblich sind jedoch die Unternehmensidentifikationsnummer und Unternehmensangaben wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und ein Nachweis der Geschäftstätigkeit.
  3. Umsatzsteuer-Registrierung beantragen – je nach nationaler Gesetzgebung kann ein Antrag auf Umsatzsteuer-Registrierung entweder online über ein Steuerportal oder offline, das heißt durch Einreichung eines Papierformulars bei der Steuerbehörde, gestellt werden.
  4. Auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer warten – das Verfahren der Umsatzsteuer-Registrierung kann nach Antragstellung einige Tage bis mehrere Wochen dauern. Unternehmen müssen daher wissen, wann sie den Schwellenwert überschreiten werden, und ihre Anträge rechtzeitig einreichen.

 

Welche Sanktionen drohen bei einer versäumten Registrierung?

Unternehmen, die sich nicht für die Umsatzsteuer registrieren, müssen mit erheblichen Sanktionen rechnen. Dazu zählen Bußgelder auf Basis nicht abgeführter Umsatzsteuer, die Behandlung als nicht registrierter Steuerpflichtiger und vieles mehr.

Sanktionen und Bußgelder sind von Land zu Land unterschiedlich, von relativ „gering“ bis schwerwiegend, und können Unternehmen in die Insolvenz treiben.

Fazit

Das Verfahren der Umsatzsteuer-Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn der Antragsteller seine eindeutige USt-IdNr. von der Steuerbehörde erhält.

Dieses Verfahren umfasst die Bestimmung des richtigen Zeitpunkts und der zuständigen Jurisdiktion, die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen sowie die Antragstellung online oder offline. Nach der Antragstellung warten Unternehmen auf ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, was mehrere Tage bis Wochen dauern kann.

Wichtig ist zu beachten, dass eine unterlassene Registrierung schwerwiegende Sanktionen nach sich ziehen kann, darunter Bußgelder auf Basis nicht abgeführter Umsatzsteuer, die je nach Jurisdiktion erheblich variieren und bis zur Insolvenz führen können. Das unterstreicht, wie wichtig es ist, das Verfahren der Umsatzsteuer-Registrierung zu verstehen und einzuhalten.