Mit dem Fortschritt der Gesellschaften entwickelten sich auch die Methoden der Dokumentation weiter. Von Tontafeln, die in der Antike genutzt wurden, wandelten sich die Erfassungssysteme hin zur Papierrechnung, die über Jahrhunderte zum Standard wurde. Eine Papierrechnung ist ein Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer festhält. In ihrer einfachsten Form enthält sie Angaben zum Verkäufer, zur erbrachten Leistung oder verkauften Ware, zum Preis, zur Zahlungsweise und zu den Steuern.

So wirksam sie auch waren – diese papierbasierten Systeme brachten grundsätzliche Ineffizienzen mit sich, die meist unmittelbar mit menschlichen Fehlern zusammenhängen, da sie manuelle Dateneingabe, Bearbeitung und Aufbewahrung erfordern. Sowohl Unternehmen als auch Regierungen erkannten, dass Papierrechnungen den Anforderungen einer schnelllebigen, globalisierten Wirtschaft nicht mehr gerecht werden konnten. So entstand eine neue Form der Rechnung.

Anders als herkömmliche oder digitale Rechnungen wie PDFs oder digitale Bilddateien werden E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und ausgetauscht, das eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese moderne Rechnungsform verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler drastisch.

Die elektronische Rechnungsstellung zählt zu den modernsten und technologisch am weitesten entwickelten Formen der digitalen Meldung auf Transaktionsebene.

Ursprünge der elektronischen Rechnungsstellung

Die ersten Länder, die die E-Rechnung einführten, waren lateinamerikanische Staaten. Chile, Brasilien, Argentinien und Mexiko zählten zu den Ersten, die umfassende, gut strukturierte E-Rechnungssysteme umsetzten. Diese Länder erkannten das Potenzial, mithilfe von Technologie ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme zu automatisieren und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Europäische Länder erkannten die Vorteile dieses Systems rasch und begannen bald, es nach und nach einzuführen – allen voran Dänemark und Finnland. 2014 wurde Italien das erste europäische Land, das die E-Rechnung für B2G-Transaktionen verpflichtend machte.

Seit 2020 haben alle Mitgliedstaaten einen Rahmen entwickelt, der der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Inzwischen arbeiten weltweit immer mehr Länder darauf hin, die E-Rechnung nicht nur für B2G-, sondern auch für B2B-Transaktionen verpflichtend zu machen. Heute liegt die Zahl der Länder mit irgendeiner Form von E-Rechnungssystem deutlich über 100, wobei sich die meisten nur auf B2G-Transaktionen beziehen.

Die Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt vielfältige Vorteile mit sich, wenn es darum geht, Instrumente zur Steuerüberwachung für die Finanzbehörden und andere angebundene öffentliche Einrichtungen zu entwickeln, denen die steuerlichen Aufsichtspflichten übertragen werden. Dank der Automatisierung wird die Überwachung weniger zeitaufwendig und wirksamer.

Der Wechsel von der papierbasierten Rechnung zur E-Rechnung macht den operativen und den Compliance-Teil der täglichen Geschäftstätigkeit weniger aufwendig und kostengünstiger. Darüber hinaus minimieren diese Systeme Fehler und verbessern das Liquiditätsmanagement, indem sie schnellere Zahlungszyklen ermöglichen und in Echtzeit Einblick in offene Rechnungen geben.

Risiken und Herausforderungen

Die Einführung digitaler Meldesysteme wie der elektronischen Rechnungsstellung bringt neue Herausforderungen und sensible Punkte mit sich, verglichen mit den „traditionellen“ Arten der Steuermeldung, die über Jahrzehnte genutzt wurden. Der Aufbau eines hochwertigen Datenschutzsystems ist ein notwendiger technischer Ansatzpunkt, bevor die E-Rechnungslösung ausgerollt wird.

In einigen Regionen, insbesondere in Entwicklungsländern, stellen eine unzureichende digitale Infrastruktur und ein begrenzter Internetzugang erhebliche Hürden für die Sicherheit und Umsetzung der E-Rechnung dar.

Eine wesentliche Herausforderung für grenzüberschreitend tätige Unternehmen ist die Fragmentierung der E-Rechnungssysteme und der damit verbundenen Anforderungen, die von den nationalen Behörden festgelegt werden.

Um der Fragmentierung und den damit verbundenen Kosten für die Entwicklung einer nach lokalen Vorgaben konformen Lösung besser zu begegnen, suchen international tätige Unternehmen auf der einen Seite sowie internationale Verbände und einige nationale Behörden nach der Etablierung weltweit akzeptierter Standards – als Antwort auf die nie endenden Herausforderungen bei den Compliance-Kosten in diesem Bereich.

Initiativen wie das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) der Europäischen Union zielen darauf ab, interoperable E-Rechnungssysteme zu schaffen, die länderübergreifend genutzt werden können, den grenzüberschreitenden Handel vereinfachen und den Verwaltungsaufwand verringern.

Die Zukunft der E-Rechnung

Die Zukunft der E-Rechnung ist eng mit neuen Technologien sowie der weiteren Verbesserung rechtlicher Vorgaben und der Standardisierung auf globaler Ebene verknüpft. Technologien wie KI, Blockchain, Robotic Process Automation (RPA) und Big Data tragen dazu bei, Anomalien in Rechnungsdaten aufzuspüren, Verarbeitungssysteme für E-Rechnungen zu verbessern, Betrug zu bekämpfen und eine vorausschauende Steuermeldung zu entwickeln.

Darüber hinaus können E-Rechnungsdaten in neuen Bereichen genutzt werden, etwa für digitale Umsatzsteuererklärungen, Informationen zum Gütertransport, E-Rechnungsdaten für die Emissionsberichterstattung und die Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette.

Fazit

Diese Art der digitalen Meldung bringt zahlreiche Vorteile für verschiedene Beteiligte. Der Sprung von langsamer, fehleranfälliger Handarbeit hin zum hohen Tempo der Automatisierung ist zweifellos einer der Punkte, die die Bedeutung der elektronischen Steuermeldung herausstellen. Die anfängliche Investition sollte die Vorteile nicht verdecken, die sich schon kurzfristig einstellen, denn die Umsetzung zeigt ihre Vorzüge im Vergleich zu traditionellen Buchhaltungs- und Meldesystemen.

Die E-Rechnung hilft Regierungen weltweit, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Umsatzsteuer besser zu kontrollieren. Diese Systeme stecken noch in den Anfängen, und Regierungen sowie internationale Organisationen arbeiten daran, sie zu standardisieren und zu verbessern. Zusammen mit Technologien wie KI, Blockchain, Robotic Process Automation (RPA) und Big Data müssen E-Rechnungssysteme noch weiterentwickelt und für den Einsatz in neuen Bereichen erschlossen werden.