A medida que las sociedades avanzaban, también lo hacían los métodos de documentación. Desde las tablillas de arcilla empleadas en la Antigüedad, los sistemas de registro evolucionaron hasta la factura en papel, que se ha convertido en una práctica habitual durante siglos. Una factura en papel es un documento comercial que refleja una operación entre un vendedor y un comprador. En su forma más sencilla, recoge información sobre el vendedor, el servicio prestado o los bienes vendidos, el precio, la forma de pago y los impuestos.

Aunque eficaces, estos sistemas basados en papel arrastraban ineficiencias inherentes, por lo general ligadas a errores humanos, ya que exigen la introducción, la manipulación y el almacenamiento manuales de los datos. Tanto las empresas como los gobiernos reconocieron que las facturas en papel ya no podían responder a las exigencias de una economía globalizada y de ritmo acelerado. Así surgió una nueva modalidad de factura.

A diferencia de las facturas tradicionales o digitales, como los PDF o las imágenes digitales, las facturas electrónicas se emiten e intercambian en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático y electrónico. Esta forma moderna de factura reduce drásticamente la posibilidad de error humano.

La facturación electrónica representa una de las formas más modernas y tecnológicamente avanzadas de reporte digital basado en el nivel de la operación.

Los orígenes de la facturación electrónica

Los primeros países en adoptar la facturación electrónica fueron los latinoamericanos. Chile, Brasil, Argentina y México fueron los pioneros en implantar sistemas de facturación electrónica completos y bien estructurados. Estos países reconocieron el potencial de aprovechar la tecnología para automatizar sus sistemas financieros y contables y combatir el fraude fiscal.

Los países europeos comprendieron rápidamente las ventajas de este sistema y pronto empezaron a introducirlo uno tras otro, con Dinamarca y Finlandia a la cabeza. En 2014, Italia se convirtió en el primer país europeo en hacer obligatoria la facturación electrónica en las operaciones B2G.

Desde 2020, todos los Estados miembros han desarrollado un marco que cumple con la Norma Europea de facturación electrónica.

Cada vez son más los países de todo el mundo que trabajan para hacer obligatoria la facturación electrónica no solo en las operaciones B2G, sino también en las B2B. Hoy en día, el número de países con algún sistema de facturación electrónica supera con creces los 100, aunque la mayoría se limita a las operaciones B2G.

Las ventajas de la facturación electrónica

Implantar la facturación electrónica aporta numerosas ventajas a la hora de desarrollar herramientas de control fiscal para las administraciones tributarias y otras instituciones públicas conectadas a las que se transfieren las obligaciones de supervisión tributaria. Gracias a la automatización, el control resulta menos costoso en tiempo y más eficaz.

El paso de la facturación en papel a la electrónica hace que la parte operativa y de cumplimiento de la actividad diaria de la empresa sea menos gravosa y costosa. Además, estos sistemas reducen los errores y mejoran la gestión de la tesorería al permitir ciclos de pago más rápidos y ofrecer información en tiempo real sobre las facturas pendientes.

Riesgos y retos

Implantar sistemas de reporte digital, como la facturación electrónica, plantea nuevos retos y puntos sensibles frente a los tipos «tradicionales» de reporte fiscal utilizados durante décadas. Establecer un sistema de protección de datos de alta calidad es un requisito técnico imprescindible antes de desplegar la solución de facturación electrónica.

En algunas regiones, sobre todo en los países en desarrollo, la insuficiente infraestructura digital y el acceso limitado a internet suponen barreras importantes para la seguridad y la implantación de la facturación electrónica.

El reto más relevante al que se enfrentan las empresas que operan a nivel transfronterizo es la fragmentación de los sistemas de facturación electrónica y de los requisitos asociados que definen las autoridades nacionales.

Para afrontar mejor esta fragmentación y los costes que conlleva desarrollar una solución conforme a los requisitos locales, las empresas que operan a nivel internacional, por un lado, y las asociaciones internacionales y algunas autoridades nacionales, por otro, buscan establecer normas de aceptación mundial como respuesta a los constantes retos que suponen los costes de cumplimiento en este ámbito.

Iniciativas como la red PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) de la Unión Europea aspiran a crear sistemas de facturación electrónica interoperables que puedan utilizarse entre distintos países, simplificando el comercio transfronterizo y reduciendo las cargas administrativas.

El futuro de la facturación electrónica

El futuro de la facturación electrónica está estrechamente ligado a las tecnologías emergentes y a la mejora continua de las regulaciones legales y la estandarización a escala mundial. Tecnologías como la IA, el blockchain, la automatización robótica de procesos (RPA) y el Big Data contribuyen a detectar anomalías en los datos de las facturas, mejorar los sistemas de procesamiento de la facturación electrónica, combatir el fraude y desarrollar un reporte fiscal predictivo.

Además, los datos de la facturación electrónica pueden emplearse en nuevos ámbitos, como las declaraciones de IVA digitales, la información sobre el transporte de mercancías, los datos de las facturas electrónicas para el reporte de emisiones y la trazabilidad en la cadena de suministro.

Conclusión

Este tipo de reporte digital aporta numerosas ventajas para distintos agentes. El salto del trabajo manual, lento y propenso a errores, al ritmo acelerado de la automatización es, sin duda, uno de los factores que realza la relevancia del reporte fiscal electrónico. La inversión inicial no debe eclipsar los beneficios que llegarán a corto plazo, ya que la implantación demuestra sus ventajas frente a los sistemas tradicionales de contabilidad y reporte.

La facturación electrónica ayuda a los gobiernos de todo el mundo a combatir el fraude fiscal y a tener un mayor control sobre el IVA. Estos sistemas se encuentran aún en sus primeras fases, y gobiernos y organizaciones internacionales trabajan para estandarizarlos y mejorarlos. Junto con tecnologías como la IA, el blockchain, la automatización robótica de procesos (RPA) y el Big Data, los sistemas de facturación electrónica todavía tienen mucho recorrido por delante y usos por descubrir en nuevos ámbitos.